4 scripts om Google Spreadsheets sterker te maken

Google Spreadsheets of Google Spreadsheets is een van de krachtigste gratis tools waarmee u alles wat u maar kunt bedenken kunt bijhouden, analyseren of notities kunt maken. Als je daar niet stopt, kun je de mogelijkheden ervan verbeteren met Googe Scripts (Google Script).

Download Google Spreadsheets voor iOS

Download Google Spreadsheets voor Android

Google Scrips klinkt ingewikkeld en verwarrend. U denkt misschien dat het geavanceerde programmeerkennis inhoudt, maar dat is het echt niet. Dit artikel laat u kennismaken met vier eenvoudige scripts waarmee u functies kunt aanpassen, automatisch grafieken kunt maken op basis van gegevens, uw menu in Google Spreadsheets kunt aanpassen en zelfs kunt automatiseren. maandelijkse e-mailbezorging.

1. Maak uw eigen aangepaste functies

Het maken van aangepaste functionaliteit is een van de gemakkelijkste manieren om Google-scripts te maken die uw Google Spreadsheets-ervaring kunnen verbeteren. Google Spreadsheets heeft een lange lijst met beschikbare functies opgeleverd. U kunt de meest populaire bekijken door op het functiepictogram in het menu te klikken .

Klik vervolgens op Meer functies ... om een ​​lijst met algoritmen, financiën, technieken en meer te openen. Google Scripts biedt u echter de flexibiliteit om uw eigen persoonlijke formules te maken.
Om uw eerste aangepaste functie te maken, moet u eerst de scripteditor openen door op Extra> Scripteditor te klikken .

U zou een venster moeten zien dat er ongeveer als volgt uitziet.

Wat u moet doen, is wat in dit venster staat vervangen door uw eigen aangepaste functionaliteit. De functienaam is hetzelfde als degene die u begint te typen in een cel in Google Spreadsheets na het "=" - symbool om uw formule aan te roepen. Een functie om Celsius naar Fahrenheit te converteren ziet er als volgt uit:

functie CSTOFH (input) {
return input * 1.8 + 32;
}

Plak de bovenstaande functies in het codevenster en selecteer vervolgens Bestand> Opslaan , noem het project "CelsiusConverter" en klik op OK.

Meer hoeft u niet te doen. U begint uw nieuwe functie te gebruiken door "=" te typen, gevolgd door uw functie, met het ingevoerde nummer om te converteren:

Druk op enter en je krijgt resultaten.

2. Maak automatisch grafieken

U kunt elke maand een nieuwe spreadsheet met nieuwe gegevens hebben en u wilt automatisch een nieuwe grafiek maken zonder deze elke maand opnieuw te hoeven maken. U kunt dit doen door een functie te maken die een nieuwe grafiek voor u maakt op basis van de gegevens in de huidige werkmap die u hebt geopend.

Stel, je bent docent en aan het eind van het jaar heb je voor elke leerling een spreadsheet met een lijst van maandelijkse testscores:

Wat u wilt doen, is een enkele functie op deze tabel uitvoeren die automatisch binnen enkele seconden een diagram genereert. Het script ziet er als volgt uit:

functie GradeChart () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet ();
var sheet = spreadsheet.getSheets () [0];

var gradechart = sheet.newChart ()
.setChartType (Charts.ChartType.LINE)
.addRange (sheet.getRange ('A1: B11'))
.setPosition (5, 5, 0, 0)
.build ();

sheet.insertChart (cijferkaart);
}

Het enige wat u hoeft te doen is de spreadsheet van elke student openen en op het pictogram Uitvoeren in het menu in Google Scripts klikken om de grafiek automatisch te maken.

Telkens wanneer u op het pictogram Uitvoeren klikt, wordt het script uitgevoerd dat u hebt gemaakt in de "actieve" spreadsheet (een werkmap die u hebt geopend in uw huidige browsertabblad).

Voor rapporten die u regelmatig moet maken, zoals wekelijks of maandelijks, kan dit type automatische kaartfunctie u echt veel tijd besparen, omdat u niet helemaal opnieuw hoeft te creëren. Wanneer u diagramgegevens op een nieuw werkblad wilt importeren.

3. Maak een aangepast menu

Als u niet wilt dat een script automatisch grafieken genereert en die functionaliteit binnen handbereik wilt hebben in het menusysteem in Google Spreadsheets, kunt u dat mogelijk maken.

Om een ​​aangepast menu te maken, moet u de spreadsheet elke keer dat deze wordt geopend een nieuw menu-item geven. U kunt dit doen door een onOpen () -functie te maken in het Script Editor- venster boven de Gradechart- functie die u zojuist hebt gemaakt.

function onOpen () {
var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive ();
var menuItems = [
{name: 'Create Grade Chart ...', functionName: 'GradeChart'}
];
spreadsheet.addMenu ('Grafieken', menuItems);
}

Sla de code op en laad vervolgens uw spreadsheet opnieuw. U zult ontdekken dat er een nieuw menu-item verschijnt met de naam die u in uw script opgeeft. Klik op het menu en je ziet het menu-item voor die functie.

Klik op het menu-item en het zal dezelfde functies uitvoeren als wanneer u op het pictogram Uitvoeren klikt in de Google Scripts-editor.

4. Verzend het rapport automatisch

Het laatste script is een script dat vanuit Google Spreadsheets wordt verzonden. Dit kan handig zijn als u een grote groep mensen beheert en u meerdere e-mails over hetzelfde onderwerp moet sturen. Mogelijk hebt u met elk teamlid een prestatiebeoordeling uitgevoerd en uw recensie-opmerkingen voor elke persoon opgenomen in Google Spreadsheets. Het is erg handig en tijdbesparend om slechts één script uit te voeren en de recensies worden automatisch naar 50 of 60 personen tegelijk verzonden zonder dat elke e-mail hoeft te worden aangemaakt en afzonderlijk moet worden verzonden. Dat is de kracht van Google Scripting.

Net als bij de manier waarop u de scripts hierboven in dit artikel hebt gemaakt, maakt u als volgt een script voor het automatisch verzenden van rapporten door naar de scripteditor te gaan en een functie met de naam sendEmails () te maken : :

functie sendEmails () {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet ();
var startRow = 2; // Eerste rij met gegevens om
var numRows = 7 te verwerken ; // Aantal te verwerken rijen
var dataRange = sheet.getRange (startRow, 1, numRows, 3)
var data = dataRange.getValues ​​();
voor (i in data) {
var row = data [i];
var emailAddress = rij [1]; // Tweede kolom
var bericht = rij [2]; // Derde kolom
var subject = "My review notes";
MailApp.sendEmail (emailAddress, onderwerp, bericht);
}
}

Stel dat u het werkblad hebt georganiseerd zoals hier wordt weergegeven.

Het bovenstaande script doet alles door elke rij in de spreadsheet en stuurt een e-mail naar het adres in de tweede kolom met het bericht dat je in de derde kolom hebt ingevoerd.

De sendEmail- functie in Google Scripts is een van de krachtigste functies in Google Scripts omdat het een wereld van e- mailautomatisering opent die u nog nooit eerder heeft overwogen.

Als u in werkelijkheid iemand anders heeft die verantwoordelijk is voor het importeren van gegevens in uw Google-spreadsheet en als u automatisch e-mails bezorgt op basis van de ingevoerde gegevens, kunt u iets doen als een maandelijks rapport sturen naar Baas, dat hoeft zijn e-mailadres van zijn klant nooit echt te openen. Het script kan automatisch al het werk voor je doen.

Al deze functies van Google Scripts laten zien dat Google Scripts het recht heeft om met slechts een paar eenvoudige coderegels een deel of alle Google-spreadsheets te automatiseren. Deze automatisering kan worden ingesteld om volgens schema te worden uitgevoerd of wanneer u ze wilt inschakelen. Hoe dan ook, ze bieden u een manier om veel werk te automatiseren zonder veel moeite en tijd te besteden.