5 veelvoorkomende fouten bij het maken van een back-up van e-mail

U begint met het maken van een back-up van uw e-mails nadat deze per ongeluk zijn verwijderd. Helaas worden er in dit proces vaak fouten gemaakt. Als u uw e-mails achteloos of helemaal niet back-upt, kunnen deze fouten u uw leven kosten.

Inhoudsopgave

• 5. Te lang wachten tussen back-ups
• 4. Maak alleen een back-up van geselecteerde mappen
• 3. Niet controleren of de back-up herstelbaar is
• 2. Vertrouw op één back-uplocatie
• 1. Versleutel geen back-ups

5. Te lang wachten tussen back-ups

Het gebeurt vaak dat u ervan uitgaat dat uw e-mails veilig in uw inbox staan ​​en dat u het maken van een back-up langer uitstelt dan nodig is. Maar ondertussen kan het nog erger worden. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat u niet meer uit uw Google-account kunt komen of dat u per ongeluk een of meer e-mails en bijlagen verwijdert. Veel mensen denken dat ze elke maand een back-up kunnen maken, totdat ze een hele belangrijke e-mailthread kwijtraken.

Gelukkig kunt u er gemakkelijk een gewoonte van maken om dagelijks of zelfs wekelijks een back-up van uw e-mail te maken. De stappen voor het maken van een back-up variëren afhankelijk van uw e-mailprovider. Voor Gmail , een van de populairste e-mailproviders, kunt u echter Google Takeout gebruiken om uw gegevens te exporteren. Vervolgens kunt u de gegevens opslaan op een externe harde schijf, in een cloudservice of op een andere vergelijkbare locatie die u eenvoudig kunt openen.

4. Maak alleen een back-up van geselecteerde mappen

Het lijkt misschien een goed idee om alleen een back-up te maken van geselecteerde e-mails of van e-mails in een specifieke map, maar soms kan dit averechts werken. Belangrijke details kunnen in e-mails verloren gaan op plekken waarvan u niet zou denken dat u ze zou back-uppen, zoals Reclame of de map Verzonden berichten.

Uiteraard kunt u alleen beslissen wat de moeite waard is om te back-uppen. Maar er is één regel die u moet volgen: maak twee keer een back-up van belangrijke gegevens (één keer in de cloud en één keer lokaal). Van minder belangrijke gegevens maakt u slechts één keer een back-up. U kunt er ook voor kiezen om al uw grotere bestanden twee keer te back-uppen, omdat deze bij verlies vaak het lastigst te herstellen zijn. Met name bijlagen zoals contracten en documenten met meerdere pagina's moet u voorrang geven, zodat u er altijd bij kunt.

3. Niet controleren of de back-up herstelbaar is

Wanneer u een back-up van uw gegevens maakt, merkt u niet dat uw bestanden onjuist worden geëxporteerd. U gaat ervan uit dat u de bestanden hebt gedownload en dat ze klaar zijn om te worden opgeslagen op uw opslaglocatie. Je beseft pas dat er iets mis is als je een aantal e-mails uit het bestand probeert te herstellen.

Met een beetje geluk ontdekt u deze fout al vroeg, zodat u geen belangrijke gegevens kwijtraakt. Als u nog niet eerder een back-up van uw e-mail hebt gemaakt, controleer dan of u uw gegevens in de loop van de tijd kunt herstellen. Open de inhoud van de back-upbestanden en controleer of alles goed wordt geladen en of u toegang hebt tot al uw gegevens.

2. Vertrouw op één back-uplocatie

Vertrouwen op één back-upmethode kan rampzalig zijn. Denk hier eens over na: wat zou u doen als al uw back-ups op uw laptop stonden en die laptop plotseling crashte of kwijtraakte? Dat is een situatie waarin je niet wilt terechtkomen, vooral niet als je een oud e-mailbericht wilt terughalen.

Zelfs de veiligste opslaglocaties kunnen falen. Harde schijven kunnen bijvoorbeeld kapotgaan en clouddiensten kunnen worden gehackt. Daarom is het verstandig om op ten minste een paar verschillende plekken een backup te maken. Idealiter wil je dat de ene een fysieke locatie is en de andere een cloudservice. Je kunt ook de 3-2-1-regel toepassen, wat in principe het volgende betekent:

• U maakt periodiek 3 kopieën van alle belangrijke e-mails en bijlagen.
• U kiest 2 typen opslaglocaties om de kans op gegevensverlies vanwege hardwarestoringen of account-/verbindingsproblemen tot een minimum te beperken.
• Ten slotte moet een kopie van uw gegevens naar een fysieke locatie buiten de organisatie worden verzonden.

1. Versleutel geen back-ups

Alle gegevens waarvan u een back-up maakt, moeten worden gecodeerd ter bescherming tegen ongeautoriseerde toegang. Veel mensen houden het graag simpel en hebben daarom hun e-mailback-ups lange tijd niet versleuteld. Maar als u met gevoelige informatie werkt, is dit niet iets wat u moet uitstellen. Dit lijkt misschien een onnodige stap, maar het kan uw gegevens aanzienlijk beschermen als iemand toegang probeert te krijgen tot uw bestanden.

Als u besluit uw gegevens te versleutelen, zorg er dan voor dat u de encryptiesleutel op een veilige plek bewaart, apart van uw back-ups, zodat u deze niet kwijtraakt. Houd er rekening mee dat zonder de sleutel uw gegevens vrijwel verloren zijn.

Veel mensen dachten dat ze nooit een back-up van hun e-mails hoefden te maken, omdat ze veilig in hun inbox zaten en ze het zichzelf niet ingewikkeld wilden maken. Pas als u een back-up van uw e-mail gaat maken, beseft u dat het eigenlijk helemaal niet zo moeilijk is. De gemoedsrust die u krijgt als u weet dat u op elk gewenst moment toegang hebt tot een e-mail of bijlage, is de moeite waard. Als u het maken van een back-up van uw e-mail of andere gegevens steeds uitstelt, lees dan deze snelle back-uptips om op schema te blijven.