Gmail is momenteel een populaire manier van communiceren en uitwisselen, zowel op het werk als in het dagelijks leven. Wanneer u Gmail voor uw werk gebruikt, zijn er zeker een aantal basisfouten die u wilt vermijden. Hier zijn een aantal fouten bij het gebruik van Gmail op het werk die u zeker moet vermijden.
Gevoelige bestanden ongecodeerd verzenden
Het is nog steeds een goed idee om e-mailbijlagen handmatig te versleutelen als deze gevoelige of vertrouwelijke informatie bevatten. U kunt deze bestanden eenvoudig comprimeren met toepassingen als WinZip. Vervolgens kunt u de ontvanger het wachtwoord voor het ZIP-bestand sturen, zodat hij of zij het bestand kan openen.
Klik op ‘Allen beantwoorden’ voor een massa-e-mail
Wanneer u een e-mail ontvangt die voor het hele bedrijf is bestemd, ziet u een groot aantal e-mailadressen in het CC-veld. Als u op die bedrijfsmail wilt antwoorden, moet u heel voorzichtig zijn. Als u namelijk op de knop Allen beantwoorden klikt, wordt iedereen in de lijst gekopieerd.
Gebruik bedrijfs-e-mail voor persoonlijk gebruik
Gebruik nooit uw zakelijke e-mailadres voor persoonlijke doeleinden, zelfs niet als het om een bericht tussen u en een collega gaat. Het beste wat u kunt doen, is privé met de persoon praten of uw apparaat en een end-to-end versleutelde berichten-app gebruiken.
Gebruik de BCC-functie niet
Er zijn twee soorten CC-functies. De functie die u het meest zou moeten gebruiken is BCC. Met de BCC-functie kunt u een e-mail naar meerdere personen sturen, zonder dat de ontvangers de andere personen op de lijst zien.
Als u grote aantallen e-mails naar klanten verstuurt, moet u die e-mail zeker in een BCC-bestand zetten.

Begrijp het beleid voor e-mailbeheer van bedrijven
Sommige bedrijven hebben een extra regel over het e-mailbeheerbeleid in kleine lettertjes onderaan elke e-mail die u vanaf uw bedrijfsaccount verstuurt. Dit is het juridische beleid van het bedrijf met betrekking tot e-mail. U moet zich hieraan houden. Hierin staat ook dat de inhoud van de e-mail eigendom is van het bedrijf. Lees deze beheerinhoud zorgvuldig door en volg de instructies om overtredingen te voorkomen.