Calendly versus. Scherpte

Voorbij zijn de dagen dat u afspraken moest inplannen via e-mail of telefoon. Dankzij planningsapps kunnen afspraken gemakkelijk worden geregeld en beheerd. Zo hoef je nooit meer een belangrijke vergadering te missen.

Acuity en Calendly zijn twee van de meest prominente opties op de markt. Maar welke past het beste bij uw behoeften? Dit artikel geeft een gedetailleerde vergelijking van de twee apps.

Scherpte en Calendly: kort overzicht

Hoewel beide planningsapps verschillende gebruiksdoelen hebben, is Acuity meer een zakelijke oplossing, terwijl je met Calendly je agenda kunt stroomlijnen.

Meer specifiek is Acuity een uitgebreide tool voor het plannen van afspraken en bedrijfsbeheer die werkt als een persoonlijke assistent. Zie de app als een planner waarmee gebruikers klantafspraken kunnen beheren. Als zodanig wordt Acuity nauwkeuriger omschreven als een applicatie voor het boeken van afspraken dan als een vergaderplanner. Klanten kunnen zelf plannen, ruimte reserveren en de beschikbaarheid van gebruikers bekijken.

De app maakt ook locatie- en medewerkersbeheer, facturering en betalingsacceptatie, lidmaatschap en groepslessen mogelijk. Het beste is dat het is geïntegreerd met webconferentieplatforms om het proces van het boeken van reserveringen en het houden van vergadersessies te stroomlijnen.

Calendly is daarentegen een vergaderplanner waarmee gebruikers hun afspraakplanningsproces kunnen automatiseren. Het kan eenvoudig worden geïntegreerd met verschillende agenda's, waardoor u uw agenda eenvoudig op één plek kunt beheren. Net als Acuity ondersteunt het ook de boekingsafspraken van uw klanten met u. In plaats van heen en weer e-mails te sturen om een ​​perfecte vergadertijd te bepalen, kunt u uw beschikbaarheid delen, zodat uw klanten kunnen kiezen wat het beste werkt en vergaderingen gemakkelijk worden gemaakt.

Het biedt echter niet de andere zakelijke oplossingen die Acuity biedt, zoals facturering, omdat het uitsluitend functioneert als een hulpmiddel voor agendabeheer.

Gedetailleerde vergelijking tussen Calendly en Acuity

Nu we hebben gezien wat beide apps bieden, gaan we een meer gedetailleerde vergelijking maken van hun essentiële voor- en nadelen.

Basishulpmiddelen

Alle apps moeten bepaalde onmisbare functies hebben. Voor online planners zijn afsprakenplanning, herinneringen en groepsvergaderingen essentieel. Acuity en Calendly bieden de basis met vergelijkbare functionaliteiten; het zijn de geavanceerde functies die ze aanzienlijk verschillen.

Het roosteren

Beide apps helpen bij het plannen van afspraken en reserveringen met klanten. Gebruikers kunnen hun agenda's synchroniseren en het systeem kiest automatisch geschikte vergaderdata. Ze ondersteunen echter allebei agenda-integratie waarbij Calendly verbinding maakt met maximaal zes agenda's.

Met beide tools kunt u groepsvergaderingen, webinars en webconferenties plannen voor uw interne team of mensen buiten uw organisatie. Deelnemers buiten uw bedrijf ontvangen links met Calendly en een agenda voor Acuity-gebruikers. Met de link of agenda kunnen gebruikers de beste vergadertijd bekijken en kiezen en informatie over evenementen ontvangen. Je kunt ook een-op-een bijeenkomsten organiseren.

Op beide platforms wordt de planning weergegeven in de lokale tijd van de genodigden, een uitstekende functie voor internationale bedrijven. Als u een bedrijf in de VS heeft en twee klanten in Groot-Brittannië en India heeft, kunnen zij een afspraak boeken op basis van respectievelijk hun lokale tijdzone, in plaats van die van u.

Groepsbijeenkomsten

Acuity en Calendly bieden geavanceerde functies voor groepsvergaderingen. Je kunt bijeenkomsten voor een grote groep organiseren en ervoor zorgen dat iedereen het eens wordt over een tijdslot op basis van hun verschillende tijdzones. Calendly heeft bijvoorbeeld een Meeting Poll-functie waarmee gebruikers een poll kunnen maken waarmee deelnemers kunnen stemmen over de beste tijd voor een groepsvergadering.

U kunt ook deelnemers beheren door het aantal mensen dat de vergadering bijwoont te beperken. Bovendien kunt u voorafgaand aan de vergadering informatie over de gebeurtenis naar genodigden sturen.

Meldingen

Gebruikers en hun klanten kunnen niet altijd al hun meldingen bijhouden, vooral als de eerstgenoemde veel boekingen heeft. Gelukkig bieden de twee apps uitkomst door middel van geautomatiseerde periodieke herinneringen om u op de hoogte te stellen van de vergadertijd. Ook kunnen gebruikers voor en na vergaderingen berichten naar deelnemers sturen. U kunt bijvoorbeeld aanvullende informatie vóór evenementen of een bedankje na de sessies sturen.

Geavanceerd gereedschap

Naast de basistools bieden de apps nog andere geavanceerde functies die het planningsproces optimaliseren.

Samenwerking

De twee apps ondersteunen de samenwerking tussen teams. Als zodanig kunnen ze worden gebruikt om vergaderschema's intern te organiseren. U kunt evenementen voor alle teamleden aanmaken of de toegang beperken tot bepaalde personeelsleden. Als u bijvoorbeeld alleen het beheerdersteam wilt ontmoeten, kunt u evenementen maken die alleen zichtbaar zijn voor het beheerderspersoneel.

Bovendien biedt Calendly gebruikerstoegangscontroles waarmee u de machtigingen kunt beheren die aan uw medewerkers zijn verleend. U kunt bijvoorbeeld een senior medewerker volledige toegang tot de agenda en bewerkingsrechten geven, terwijl anderen deze alleen kunnen bekijken.

Ze bieden allebei krachtige tools om de teamsamenwerking te verbeteren en tijdconflicten te verminderen. Ze verschillen echter in het aanbieden van bepaalde functies. Calendly biedt bijvoorbeeld verschillende soorten evenementen die alle deelnemers op dezelfde pagina houden. Het toont de beschikbaarheid van de hele organisatie met teambrede pagina's of specifieke afdelingen op één pagina. Aan de andere kant biedt Acuity afspraakinstellingen voor meerdere locaties om teamleden zelfs op verschillende locaties georganiseerd te houden.

Betaling

Zoals gezegd is Calendly meer gestroomlijnd als planningsapp en bevat het geen geavanceerde bedrijfsbeheerfuncties zoals Acuity. Calendly vergemakkelijkt de betaling via integraties met Stripe en PayPal. Maar dat is eigenlijk alles wat er is aan betalingsmogelijkheden.

Acuity wordt geleverd met boekhoud- en factureringsfuncties en ondersteunt meer geavanceerde betalingshulpmiddelen. Met de app kunt u betalingen online of persoonlijk accepteren via een point-of-sale (POS)-portaal. Bovendien kunnen gebruikers abonnementsfacturering voor terugkerende diensten of lidmaatschappen instellen en beheren. U kunt ook betalingsplannen en afsprakenpakketten maken.

Het platform helpt u bij het opzetten en verzenden van facturen en het beheren van uw accounts. Bovendien biedt het intake- en overeenkomstformulieren, aanpasbare formulieren die het lidmaatschap en abonnementen verbeteren.

Maatwerk

Calendly en Acuity bieden aanpassingsfuncties om bepaalde regels aan vergaderingen of planningen toe te voegen. Je kunt bijvoorbeeld beperken wie toegang heeft tot bepaalde evenementen in beide apps. Gebruikers kunnen ook de planningsworkflow wijzigen, zoals het toevoegen van nieuwe velden, pagina's en URL's.

Bovendien kunt u van tevoren een minimale tijd instellen om last-minute afspraken, een maximaal aantal vergaderingen per dag of intervallen tussen evenementen te voorkomen, zodat uw team niet overbelast raakt. Met Acuity kunt u ook bepaalde beschikbare vrije uren als 'Bezet' blokkeren als u deze vrij wilt houden.

Nogmaals, merkbekendheid is groot voor het adverteren van uw bedrijf. Beide platforms spelen in op deze behoefte door ervoor te zorgen dat gebruikers hun planningspagina's kunnen personaliseren met hun merklogo, kleur en andere bedrijfseigenschappen.

Integratie

Beide tools ondersteunen native integraties en integraties van derden, maar Calendly heeft meer dan 100 native integraties, terwijl Acuity er ongeveer 30 heeft. Ze maken verbindingen mogelijk met agenda's, webconferentie-apps, betalingsgateways, e-mailmarketingplatforms, CRM's en sociale-mediaplatforms.

Calendly ondersteunt de belangrijkste agenda's van Google Agenda tot Outlook Agenda. Het is ook geweldig met platforms voor videoconferenties, waardoor integratie met onder meer Zoom, GoToMeeting en Microsoft Teams mogelijk is.

Acuity integreert met de gebruikelijke verdachten: de belangrijkste agenda's en webconferentietools. Uiteraard werkt het goed met Squarespace sinds het platform het heeft overgenomen. Maar met iets meer dan 30 integraties zou dit aspect sterker kunnen zijn.

Beide zijn echter compatibel met Zapier en je hebt er toegang toe tot veel meer tools.

Gebruikersinterface en ervaring

Met Calendly en Acuity krijg je intuïtieve platforms met een overzichtelijke gebruikersinterface. Sterker nog, ze zijn zowel gemakkelijk te gebruiken als te navigeren. Calendly tilt de eenvoud echter naar een hoger niveau. De interface richt zich meer op eenvoudige navigatie en functionaliteit. U krijgt de gebeurtenistypen op de startpagina en kunt zonder problemen uw evenementen maken, geautomatiseerde workflows instellen en activiteiten bekijken.

Omgekeerd heeft Acuity meer geavanceerde aanpassingsfuncties, waardoor concessies worden gedaan aan de eenvoud. Hoewel het eenvoudiger is dan sommige andere apps, is het even wennen in vergelijking met Calendly.

Rapporten en analyses

Afhankelijk van uw prioriteiten zijn rapporten en analyses misschien niet zo belangrijk bij een planningsapp. Voor dienstverleners kunnen controleafspraken echter wijzen op de gezondheid van het bedrijf. Gelukkig bieden Acuity en Calendly beide inzicht in deze statistieken.

Acuity biedt rapporten over afspraaktypes, no-shows en inkomsten, aangezien het ook de boekhouding ondersteunt. Calendly richt zich echter op het aantal gebruikte afspraken, het aantal afspraken, de opmerkingen van de genodigden en de afspraakdatum. Bovendien kunt u op beide platforms gegevens exporteren.

Leercurve

Zoals eerder vermeld zijn de apps gemakkelijk te gebruiken en te navigeren. Daarom hoeft u niet noodzakelijkerwijs gevorderd te zijn in de technologie om ze te bedienen. Met een beetje softwarekennis kunt u leren hoe u de twee platforms kunt gebruiken. De applicaties stellen de ingewikkelde aspecten al standaard in; u hoeft ze alleen maar naar wens te personaliseren.

Dat gezegd hebbende, Calendly is gemakkelijker te beheersen. Maar ze hebben helpcentra met gedetailleerde handleidingen over het gebruik van het platform.

Mobiele apps

Acuity en Calendly hebben mobiele apps op Google Play en App Store. Beide kunnen worden gebruikt om vergaderingen te plannen, afspraken te boeken, meldingen te ontvangen en de beschikbaarheid te beheren. Acuity-apps kunnen ook worden gebruikt om facturen en kwitanties te verzenden, veilige betalingen te beheren en mobiele betalingslinks te verzenden.

Prijs

Calendly is de meer betaalbare optie, met een gratis proefperiode of betaalde abonnementen. Het abonnement is voor altijd gratis met essentiële functies zoals één agendaverbinding, geautomatiseerde meldingen, onbeperkte vergaderingen op één actief evenementtype, aangepaste URL en merkpagina's, en integratie met Zoom, Slack en Google Meet. De betaalde versie varieert van $ 10 per stoel per maand tot het aangepaste Enterprise-abonnement. Ze accepteren ook jaarlijkse betalingen met gereduceerde prijzen per maand. Het laagste niveau daalt bijvoorbeeld tot $ 8 per maand als het per jaar wordt betaald.

De gratis proefperiode van Acuity duurt zeven dagen. Het goedkoopste abonnement kost $ 20 per maand voor één personeelslid of locatie, zelfplanning door klanten, onbeperkte diensten en afspraken, herinneringen en vervolg-e-mails, betalingen via Stripe, Square of PayPal, en verbinding met Google Meet, Zoom en GoToMeeting .

Het hoogste niveau kost $ 61 per maand voor meer geavanceerde functies zoals 36 medewerkers of locaties, abonnementen, afspraakpakketten, automatische tijdzonedetectie, sms-herinneringen wereldwijd, lidmaatschap en een planningspagina met merknaam. Net als Calendly krijg je een korting als je je jaarlijks abonneert voor $ 16 per maand voor het lagere niveau.

Andere mogelijkheden

Acuity biedt klantbeheerdiensten die ontbreken in Calendly. U kunt klantgegevens bijhouden en een lijst met afspraken die ze hebben geboekt. Op deze manier kunt u uw klanten beheren en zelfs reclame voor hen maken.

Calendly biedt een routeringslogica waarmee u formulieren kunt maken die uw klanten naar een bepaald gebeurtenistype en een aangepast bericht of URL leiden.

Veelgestelde vragen

Kan mijn kleine bedrijf Acuity gebruiken?

Ja, kleine bedrijven en ondernemingen kunnen zowel Acuity als Calendly gebruiken. De keuze voor Acuity voor uw bedrijf hangt af van uw specifieke behoeften. Als u bijvoorbeeld niet over een CRM- of boekhoudtool beschikt, kan het voordeliger zijn om Acuity te gebruiken, omdat u al deze functies op één platform krijgt.

Kunnen Acuity en Calendly worden geïntegreerd met mijn bestaande agenda?

Als u een van de populaire kalenders gebruikt, is het antwoord ja. Beide platforms zijn ontworpen om uw planning te beheren met behulp van uw agenda om botsingen in uw afspraken te voorkomen. Als zodanig integreren ze met Google Agenda, Outlook Agenda en zelfs iCloud via Zapier.

Zijn er limieten aan het aantal afspraken dat ik per maand kan plannen op Acuity en Calendly?

Afhankelijk van je pakket hebben ze allebei bepaalde beperkingen. Calendly staat bijvoorbeeld onbeperkte soorten evenementen en vergaderingen toe voor de laagste niveaus, terwijl Acuity onbeperkte diensten en afspraken biedt voor het goedkoopste abonnement. Deze laatste rekent echter per stoel, terwijl het laagste abonnement van Acuity beperkt is tot één personeelslid.

Calendly versus scherpte: wat is het beste voor u?

Uiteindelijk komt het allemaal neer op wat het beste voor u is. Als je een beperkt budget hebt of een freelancer bent die een eenvoudige online planner nodig heeft, is Calendly geschikter. De app zal ook beter voor u zijn als aanvullende integraties of een eenvoudigere interface prioriteit hebben. Als u echter een onderneming bent die aanvullende klantbeheer- en boekhouddiensten nodig heeft, of groot bent in maatwerk, moet u voor Acuity kiezen.

Welke van deze apps gebruikt u om afspraken te plannen? En wat vind je het leukst aan de tools? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder.