Hoe u kunt zien wie uw Google-document heeft bekeken

Google Documenten is een uitstekende tool voor samenwerking, omdat meerdere mensen tegelijkertijd één document kunnen bewerken en eraan kunnen werken zonder de wijzigingen die door verschillende teamleden zijn aangebracht uit het oog te verliezen. Weten wie welk document wanneer heeft bekeken, kan immers handig zijn als u of uw organisatie Google Documenten gebruikt. Of het nu gaat om ervoor zorgen dat iedereen een concept leest, de algemene voorwaarden bekijkt, uw laatste inzending, beleid en procedures, of een ander belangrijk document, het is essentieel om te kunnen zien wie wat heeft gedaan en wanneer.

Opmerking: Het Google Activiteitendashboard is alleen beschikbaar voor Google Workspace-accounts of mensen met toegang tot een bestand in het account. Voor persoonlijke accounts is dit geen optie.

Tot voor kort kon u niet zien wie uw Google-documenten had bekeken. Je kon zien wie het heeft bewerkt, maar niet wie het alleen heeft gelezen. Als ze geen opmerking hadden opgeslagen, bewerkt of achtergelaten, had je geen idee of een bepaalde persoon de nieuwste versie van een document had gelezen. Omdat u Google Documenten kunt delen met alleen-lezen-rechten, kunt u het document ook met bepaalde mensen delen met de bedoeling dat zij het zullen bekijken, maar er geen wijzigingen in zullen aanbrengen.

Met de huidige versies van Google Documenten kunt u instellingen configureren om te zien wie uw Google-documenten heeft bekeken. Laten we eens kijken hoe u dit zelf kunt doen.

De G Suite-activiteitenmonitor

G Suite wordt doorgaans gebruikt door organisaties waarin samenwerking essentieel is. Als u G Suite gebruikt om regelmatig met anderen samen te werken, kunt u de Activiteitenmonitor gebruiken om de weergavegeschiedenis van elk Google Documenten-bestand te bekijken.

Volg hiervoor deze stappen:

1. Open een Google Spreadsheet-bestand
   
2. Klik op het opwaartse trendpijlpictogram in de rechterbovenhoek of ga naar het vervolgkeuzemenu Extra.
   
3. Open het activiteitendashboard .
   
4. Klik op Alle kijkers voor uw organisatietabblad.
   

Met dit proces kunt u alle weergaven in het document bijhouden, inclusief de datum en tijd van de laatste weergave door elk teamlid.

Als u de optie Activity Monitor niet ziet in uw Google-document, bent u waarschijnlijk ingelogd bij een persoonlijk Google-document in plaats van bij een G Suite-versie.

Kijkers en reactiestrends

Naast dat u kunt zien wie uw Google-documenten heeft bekeken, kunt u met de Activity Monitor ook trends zien over wanneer mensen uw document hebben bekeken of erop hebben gereageerd.

Kijkerstrend: Dit toont je een staafdiagram van het aantal unieke kijkers gedurende een bepaalde tijd, variërend van zeven dagen tot altijd.

Reactietrend: Dit toont staafdiagrammen van de reactietrend van zeven dagen tot altijd.

Schakel Weergavegeschiedenis in Google Documenten uit

Als u om welke reden dan ook de weergavegeschiedenis van een document wilt uitschakelen, kunt u dat ook doen door deze snelle stappen te volgen:

1. Open het Google-spreadsheet.
   
2. Klik op de stijgende trendpijl in de rechterbovenhoek van uw document of ga naar Extra in het vervolgkeuzemenu.
   
3. Open het  activiteitendashboard .
   
4. Selecteer Privacyinstellingen .
   
5. Schakel onder Documentinstelling Mijn weergavegeschiedenis voor dit document tonen uit.
   

Deze optie is ook beschikbaar in de persoonlijke of gratis Google Docs-versie. U kunt uw weergavegeschiedenis uitschakelen als u aan een document werkt, maar niet wilt dat uw bijdragers dit weten totdat u klaar bent om uw laatste revisies te delen.

1. Begin door Google Spreadsheets te openen en op Instellingen te klikken .
2. In het menu Instellingen kunt u uw weergavegeschiedenis uitschakelen met de instellingen van het Activiteitendashboard. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan zodra u dit op Uit hebt gezet.

Hoe u kunt zien wie wijzigingen heeft aangebracht in uw Google-document

Versiebeheer is essentieel, vooral als u in een gereguleerde branche werkt. Versiebeheer is iets wat Google Docs al een tijdje goed doet. Documenten laten zien wie een document heeft bewerkt, opgeslagen of gedeeld. Dit werkt niet alleen met G Suite, maar ook met persoonlijke Google Documenten.

Als u geïnteresseerd bent in versiebeheer of er zeker van wilt zijn dat niemand wijzigingen heeft aangebracht zonder het bestand te vergrendelen, kunt u dit achterhalen door deze stappen te volgen:

1. Open een Google-spreadsheet die u wilt bijhouden.
   
2. Selecteer Bestands- en versiegeschiedenis .
   
3. Selecteer Versiegeschiedenis bekijken .
   
4. Aan de rechterkant van uw scherm zou een venster moeten verschijnen waarin elke opslag en bewerking voor het betreffende document wordt weergegeven.
   

Binnen dat venster zou u ook de mogelijkheid moeten hebben om de vorige versie van het document te bekijken voordat de wijzigingen werden aangebracht.

Dit is essentieel voor versiebeheer, omdat u over een audittrail beschikt van welke wijzigingen zijn aangebracht, wanneer en door wie. Het is ook handig als u wijzigingen heeft aangebracht, erover heeft geslapen, van gedachten bent veranderd of deze ongedaan wilt maken.

Hoe u kunt zien wie uw Google-document heeft gedeeld

U kunt ook zien wie uw Google-document heeft gedeeld en wanneer. Bovendien geven de instellingen voor delen u een betere controle over de toegang tot documenten.

1. Ga naar drive.google.com .
   
2. Klik aan de linkerkant op Mijn schijf .
   
3. Klik op de kleine i- knop in de rechterbovenhoek.
   
4. Klik nu op Activiteit .
   
5. Klik op elk bestand of elke map afzonderlijk of bekijk alles met de schuifbalk. Hier ziet u wie uw document heeft gedeeld.
   

U kunt dit ook vanuit het document controleren door Delen te selecteren. De namen van sommige personen verschijnen in het pop-upvenster. Als u het bestand met meer gebruikers hebt gedeeld dan vermeld, klikt u op een naam en de lijst met alle mensen verschijnt.

Laatste gedachten

Als u geen toegang heeft tot een G Suite-account, kunt u niet bepalen wie uw documenten heeft bekeken, gedeeld en bewerkt. Er zijn echter nog steeds manieren om wat basisinformatie te verkrijgen.

Door de stappen in deze handleiding te volgen, kunt u snel en eenvoudig zien wie uw Google Documenten-document op welke manier dan ook heeft bekeken, bewerkt of gewijzigd. Heeft u vragen, ervaringen of tips over het zien van activiteit op uw Google Documenten? Laat een reactie achter in het onderstaande gedeelte.