Leer meer over de OmniFocus-taakbeheertool

De Getting Things Done-methode is een betrouwbaar productiviteitssysteem om georganiseerd en gefocust te blijven. Als u dit echter combineert met de juiste tool voor taakbeheer, wordt het systeem efficiënter. Nadat ik veel verschillende taakbeheertools had geprobeerd, bleek OmniFocus de beste keuze te zijn om de klus te klaren.

Inhoudsopgave

• 1. Taken en ideeën vastleggen in de inbox 
• 2. Inboxverwerking
• 3. Organiseer werk in projecten
• 4. Betrek jezelf bij de to-do-lijst
  • Labels
  • Markeren
  • Perspectieven
• 5. Herhaling om de voortgang te behouden
• Veelgestelde vragen
  • Wat is OmniFocus?
  • Is OmniFocus beschikbaar op Android of Windows?
  • Is OmniFocus gratis?

1. Taken en ideeën vastleggen in de inbox

De eerste stap naar het effectief beheren van taken met behulp van de GTD-methode is om ze op één plek vast te leggen. Dit houdt in dat u alle belangrijke taken, ideeën, binnenkomende e-mails en agendagebeurtenissen verzamelt in een vertrouwd systeem buiten uw hoofd.

Dit is belangrijk, want als je deze afspraken in je hoofd houdt, kan dat je mentale ruimte vertroebelen. Dit kan stress en uitstelgedrag veroorzaken. OmniFocus is een van de beste apps die u helpt uitstelgedrag om te zetten in productiviteit. De Inbox-functie van de app fungeert als een knooppunt waarin u snel al uw taken kunt invoeren zodra ze in u opkomen of uit andere bronnen, zonder dat u ze meteen hoeft te sorteren.

Er zijn verschillende manieren om taken toe te voegen aan OmniFocus Inbox, waaronder snelkoppelingen voor Snelle invoer. Standaard is dit ingesteld op Control + Option + Spatie , maar u kunt dit aanpassen via OmniFocus > Instellingen > Snelkoppeling Snelle invoer . Dit is de snelste manier om taken op uw Mac vast te leggen vanuit elke toepassing of browservenster, zonder uw workflow te onderbreken.

Of open OmniFocus en klik op het tabblad Inbox . Klik vervolgens op de knop Nieuwe actie op de werkbalk om de taak te openen.

Tip : Naast handmatige invoer kunt u informatie delen vanuit compatibele apps zoals Mail en Safari. Klik bijvoorbeeld in de Mail-app met de rechtermuisknop ( Control + klik) op het onderwerp van een e-mail, selecteer Delen en kies OmniFocus uit de opties om het bericht aan uw Postvak IN toe te voegen.

2. Inboxverwerking

Zodra u al uw taken in uw OmniFocus-inbox hebt geregistreerd, is de volgende belangrijke stap in de GTD-methode het verwerken van deze items. In deze fase evalueert u elk item in uw Inbox, zodat u chaotische taken kunt omzetten in duidelijke acties. Het is belangrijk om elke dag tijd vrij te maken om uw inbox te verwerken.

Begin in OmniFocus met het verwerken van elk item in uw Postvak IN om te bepalen of het actie vereist. Zo ja, kunt u dit in minder dan 2 minuten doen? Als dat zo is, doe dat dan meteen, bijvoorbeeld door een e-mail te beantwoorden. Anders kunt u de invoer autoriseren, uitstellen of verwijderen.

U kunt taken aan een specifieke persoon toewijzen en deze volgen met het label Wachten . Klik op de betreffende taak in uw Postvak IN en selecteer het label Wachten .

U kunt ook een specifieke tag maken voor elke persoon aan wie u taken delegeert op het tabblad Tags . Vervolgens kunt u een herinnering en een einddatum instellen voor wanneer u verwacht dat de taak voltooid moet zijn. De resterende taken die niet direct voltooid of gedelegeerd kunnen worden, worden uitgesteld.

Als het een taak van één stap is, kunt u deze aan een specifiek project of label toewijzen en een vervaldatum toevoegen. Als het een taak met meerdere stappen is, kunt u een nieuw project maken door een naam in het vak Project te typen en op Command + Return te drukken om het project te maken. Als u de taak aan een bestaand project wilt toevoegen, sleept u de taak naar het gewenste project in de zijbalk.

3. Organiseer werk in projecten

Nadat u alle items in uw OmniFocus-inbox hebt verwerkt, is het tijd om ze in projecten te organiseren. Met deze stap kunt u uw werklast opdelen in beheersbare eenheden, die u systematisch kunt volgen en voltooien. Gelukkig biedt OmniFocus een aantal functies waarmee u uw werk kunt organiseren op basis van de aard en het gewenste resultaat.

Overweeg eerst om mappen in OmniFocus te gebruiken om gerelateerde taken in bredere categorieën te groeperen. U kunt bijvoorbeeld een map Persoonlijk hebben voor al uw persoonlijke werk, een map Werk voor werkgerelateerd werk en een map School voor uw academische werk.

Elke map bevat een aantal projecten die betrekking hebben op een specifiek gebied in uw leven, elk met zijn eigen acties of taken. Om een ​​map in OmniFocus te maken, gaat u naar het tabblad Projecten , klikt u op de knop + onderaan de zijbalk en selecteert u Map toevoegen .

Maak vervolgens binnen elke map specifieke, uitvoerbare projecten. Een project in OmniFocus is een groep gerelateerde taken met een gedefinieerde uitkomst of doel. OmniFocus biedt drie hoofdtypen projecten , waaronder:

• Een sequentieel project bestaat uit taken die u in een bepaalde volgorde moet voltooien. Een project voor het schrijven van een tijdschriftartikel omvat bijvoorbeeld de taken onderzoek, concept, schrijven, redigeren en publiceren die in een specifieke volgorde moeten worden uitgevoerd.
• Parallelle projecten omvatten taken die u in willekeurige volgorde of gelijktijdig kunt uitvoeren, zoals het inrichten van uw thuiskantoor.
• Enkelvoudige actielijsten zijn bedoeld voor taken of projecten die u nog niet kent. Maar het kan ook zijn dat u het voor toekomstige doeleinden wilt gebruiken, zoals het schrijven van een boek of het leren van een nieuwe taal, of voor dagelijkse taken, zoals boodschappen doen.

4. Betrek jezelf bij de to-do-lijst

Je bezighouden met je taken is de volgende en misschien wel belangrijkste stap van de GTD-methode. In deze stap kiest u welke taken u gaat uitvoeren op basis van de context, prioriteit, beschikbare tijd en energieniveau. Zo kunt u slimme beslissingen nemen die passen bij uw vaardigheden en doelen.

Gelukkig biedt OmniFocus een aantal filterfuncties waarmee u uw taken efficiënter kunt uitvoeren.

Labels

Met tags, voorheen bekend als contexten, kunt u uw taken categoriseren op locatie, beschikbare tijd, energieniveau, prioriteit en meer. U kunt aangepaste tags maken en deze aan uw taken toewijzen op basis van criteria die voor u belangrijk zijn. Ga naar het tabblad Tags en klik op de + (Plus) knop onderaan om een ​​aangepaste tag te maken.

Markeren

Door taken te markeren kunt u taken met hoge prioriteit markeren die onmiddellijke aandacht vereisen. Het bekijken van gemarkeerde items op het tabblad Gemarkeerd kan handig zijn als u veel te doen hebt en u zich eerst op de belangrijkste taken wilt concentreren.

Perspectieven

Met perspectieven hebt u meer controle over de manier waarop u taken filtert en bekijkt. Hier filtert u taken door meerdere parameters tegelijk te definiëren, zoals labels, vervaldatums, duur, gemarkeerd, enz. Zo creëert u een aangepast overzicht van uw taken. Ga naar het menu Perspectief en selecteer Perspectief toevoegen om uw aangepaste weergave te maken.

5. Herhaling om de voortgang te behouden

De reviewstap is erg belangrijk in de Getting Things Done-methode. Met deze stap zorgt u ervoor dat u uw taken en doelen regelmatig opnieuw beoordeelt om rekening te houden met eventuele wijzigingen in prioriteiten of omstandigheden. Zo voorkomt u dat belangrijke taken onopgemerkt blijven en blijft u op koers om uw lange termijndoelen te bereiken.

U kunt uw taken in OmniFocus eenvoudig controleren door naar het tabblad Controleren te gaan . Daar worden de projecten weergegeven die moeten worden gecontroleerd. Projecten in OmniFocus worden standaard wekelijks beoordeeld, maar u kunt de frequentie van de beoordeling aanpassen via OmniFocus > Instellingen > Datums en tijden .

Tijdens de evaluatie kunt u beoordelen of een project aanvullende taken nodig heeft, nog relevant is of helemaal moet worden geschrapt. Als u tevreden bent, klikt u met de rechtermuisknop op het project en selecteert u Markeren als beoordeeld .

Bent u op zoek naar een taakbeheerder die u helpt uw ​​taken te organiseren met behulp van de GTD-methode? Probeer dan OmniFocus eens. Dankzij de functies en kenmerken van OmniFocus is het een effectief hulpmiddel waarmee u uw prioriteiten kunt blijven stellen en uiteindelijk uw doelen kunt bereiken.

Veelgestelde vragen

Wat is OmniFocus?

OmniFocus is een taakbeheertool met veel functies waarmee gebruikers taken efficiënt kunnen vastleggen, organiseren en voltooien. Deze tool richt zich sterk op de Getting Things Done-methode en biedt een aantal functies die aansluiten bij dit productiviteitssysteem. Hierdoor is het een ideale keuze voor iedereen die GTD in het dagelijks leven wil toepassen.

Is OmniFocus beschikbaar op Android of Windows?

OmniFocus is speciaal ontwikkeld voor Apple-apparaten, waaronder Mac, iPhone, iPad en Apple Vision Pro, maar is ook toegankelijk via internet. Dankzij de naadloze integratie op meerdere Apple-apparaten kunt u overal het overzicht houden op uw taken en verplichtingen.

Is OmniFocus gratis?

OmniFocus biedt verschillende premium-abonnementen, eenmalige aankopen en een gratis proefperiode van 14 dagen om de functies te testen.