Snelle stappen gebruiken in Microsoft Outlook

Microsoft Outlook is ieders favoriete e-mailapplicatie. Gebruiksvriendelijk en voorzien van veel productiviteitsverhogende functies die veel worden gebruikt in zakelijke omgevingen. U voert gedurende de dag vaak dezelfde handelingen uit in Outlook.

Gelukkig heeft Microsoft een handige productiviteitsfunctie toegevoegd: Quick Steps. Deze functie helpt u bij het automatiseren van een reeks stappen. Lees verder om te leren wat Snelle Stappen zijn en hoe u ze optimaal kunt gebruiken om efficiënter te werken in Outlook.

Wat zijn Snelle stappen in Microsoft Outlook?

Snelle stappen is een gebruiksvriendelijke productiviteitsfunctie die is inbegrepen in Outlook 2013 en later. Met deze functie kunt u snel een reeks herhalende handelingen automatiseren. Het automatiseren van deze taken heeft als bijkomend voordeel dat u makkelijker meerdere mailboxen tegelijk kunt beheren, terwijl u er elke dag veel tijd mee bespaart.

U kunt Snelle stappen in verschillende situaties gebruiken. Een alledaags gebruiksvoorbeeld zou kunnen zijn om een ​​e-mail automatisch naar een specifieke map te verplaatsen en de e-mail tegelijkertijd door te sturen naar een collega en deze met één klik als belangrijk te markeren.

Standaard biedt Microsoft Outlook u een aantal veelgebruikte Snelle acties. U kunt ze zo gebruiken of de standaard Snelle Stappen aanpassen aan uw behoeften. Als dat nog niet voldoende is, kunt u een aangepaste Snelle Stap maken om uw dagelijkse workflow te verbeteren.

Standaard Snelle Stappen gebruiken in Microsoft Outlook

In Microsoft Outlook kunt u eenvoudig de standaard Snelle stappen gebruiken terwijl u onderweg bent. Er zijn vier vooraf gedefinieerde snelle stappen in Outlook (als onderdeel van Office 365): Verplaatsen naar, Naar manager, Team-e-mail en Beantwoorden en verwijderen .

U moet deze items configureren met de juiste e-mailadressen van ontvangers en voorkeursmappen voordat u ze voor de eerste keer kunt gebruiken. Om Verplaatsen naar te gebruiken , volgt u de onderstaande stappen:

• Klik op het tabblad Start op Verplaatsen naar in het gedeelte Snelle stappen .

• Selecteer in het dialoogvenster Eerste installatie de map waarnaar u de e-mail wilt verplaatsen en geef de Snelle stap indien nodig een andere naam.
• Klik op Opslaan en u kunt uw e-mails snel verplaatsen.
• Selecteer de e-mail die u naar een andere map wilt verplaatsen en klik op Opgeslagen snelle stap op het tabblad Start . Outlook verplaatst de e-mail direct naar de geconfigureerde map.

U kunt andere standaard Snelle Stappen op een vergelijkbare manier configureren. Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in het archiveren van e-mails in Microsoft Outlook op uw computer .

Een aangepaste snelle stap maken in Microsoft Outlook

Als u vindt dat de standaard Snelle Stappen niet bij uw workflow passen, kunt u eenvoudig een aangepaste Snelle Stap maken. Het kan een eenvoudige handeling zijn, zoals het verwijderen of doorsturen van een e-mail, of een reeks handelingen, zoals het doorsturen van een e-mail naar een collega en deze vervolgens verplaatsen naar een speciale map.

Nadat u dit hebt ingesteld, kunt u deze veeleisende taken met slechts één klik automatiseren. In dit voorbeeld wordt een aangepaste snelle stap in Microsoft Outlook gemaakt:

• E-mail naar een andere map verplaatsen
• E-mail markeren als ongelezen
• E-mail doorsturen naar collega
• E-mail markeren als belangrijk

Zo gaan we te werk:

• Selecteer de optie Nieuw maken in de tabbladgroep Snelle stappen op Start .

• Geef uw Quick Step een naam in het veld Naam (we noemen hem bijvoorbeeld Demo ).
• Selecteer eerst Verplaatsen naar map in de vervolgkeuzelijst in het gedeelte Acties en geef de doelmap op.
• Klik op de knop Actie toevoegen en selecteer Markeren als ongelezen .
• Klik opnieuw op Actie toevoegen om e-maildoorsturing in te stellen en selecteer Doorsturen .
• Voer in het veld Aan… het e-mailadres in waarnaar u de e-mail wilt doorsturen, of selecteer een adres uit uw adresboek.

• Klik ten slotte op Actie toevoegen om de vlagstatus te activeren.
• Optioneel kunt u ook een sneltoets instellen via de vervolgkeuzelijst.
• Wanneer u klaar bent, klikt u op Voltooien .
• U kunt uw aangepaste Snelle Stap uit het gedeelte Snelle Stappen gebruiken of een geconfigureerde snelkoppeling.

Quick Steps in Microsoft Outlook is een bewijs van de reputatie van Outlook als professionele e-mailtoepassing die dagelijkse taken eenvoudig maakt. Als u overweegt om over te stappen op Microsoft Outlook, zult u misschien aangenaam verrast zijn door de functies van andere e-mailapps.