Waarom is Excel het enige projectmanagementhulpmiddel dat u nodig hebt?

Veel mensen hebben vele projectmanagementtools geprobeerd, maar komen toch steeds terug bij Microsoft Excel voor projectmanagement. Hoewel het misschien niet voor iedereen geschikt is, is het een eenvoudige en toch effectieve oplossing die je al kent.

Inhoudsopgave

• Gratis om te beginnen
• Hoe Excel te gebruiken voor projectbeheer
• Er zijn veel gratis en goedkope sjablonen
• Volledig aanpasbaar aan uw behoeften
• Gemakkelijk uit te breiden of te dupliceren
• Deel spreadsheets met anderen
• Voorwaardelijke opmaak houdt u op het goede spoor
• Tabbladen maken voor verschillende aspecten

Gratis om te beginnen

Het is moeilijk om bezwaar te maken tegen iets dat gratis is. Veel van de projectmanagementtools die u wilt gebruiken, houden enkele van hun beste functies nog steeds achter betaalmuurtjes. Bij Excel is vrijwel alles vanaf het begin gratis. Er zijn maar een paar opmaakopties waarvoor een Office 365-abonnement vereist is, maar een abonnement biedt ook voordelen.

Het gebruik van Excel online is ook gratis. U krijgt zelfs 5 GB gratis opslagruimte voor Office-documenten. Als u een gratis bureaubladversie nodig hebt, zijn er veel gratis Excel-alternatieven.

Hoe Excel te gebruiken voor projectbeheer

Projectbeheer in Excel wordt een stuk eenvoudiger als u beseft dat u geen uren of weken hoeft te besteden aan het leren hoe u het programma moet gebruiken. Als je weet hoe je formules maakt, de interface verfraait met opmaak en tabbladen organiseert, heb je alles wat je nodig hebt om vrijwel elk project te beheren.

De tijd die u bespaart door te leren hoe u iets nieuws kunt gebruiken, kunt u besteden aan het ontwerpen van een paar sjablonen die u kunt gebruiken voor nieuwe projecten.

Er zijn veel gratis en goedkope sjablonen

Veel mensen vinden het ontwerp van spreadsheets niet mooi, maar eenvoudige rijen en kolommen lopen door elkaar heen en zijn niet erg effectief voor projectmanagement.

Begin gewoon met een gratis of goedkoop projectmanagementsjabloon. U vindt vele opties in Excel zelf. Met deze opties kunt u taken, tijdlijnen, budgetten en dergelijke bijhouden. U hoeft alleen uw eigen gegevens in te voeren en u kunt ervan genieten.

Volledig aanpasbaar aan uw behoeften

De meeste projectmanagementtools bieden minimale aanpassingsopties. Natuurlijk kun je de kleuren veranderen en zelfs velden toevoegen of verwijderen, maar je zit dan vast aan de lay-out en die is niet altijd even efficiënt.

Wanneer u Excel gebruikt om projecten te beheren, hebt u volledige controle over hoe alles eruitziet en aanvoelt. Het hoeft er niet eens uit te zien als een spreadsheet.

Toegegeven, het kost enige tijd om een ​​spreadsheet volledig aan te passen. U kunt het echter wel gebruiken terwijl u aanpassingen maakt. Stel dat u een spreadsheet hebt die meer dan tien jaar geleden is gemaakt om vervaldatums bij te houden die nog steeds moeten worden aangepast.

Gemakkelijk uit te breiden of te dupliceren

U hoeft niet voor elk project een nieuw Excel-spreadsheet vanaf nul te maken. Zijn uw eisen veranderd? Pas gewoon het spreadsheet aan. Nieuwe groepsleden toevoegen? Vouw het blad uit met tabbladen voor elk nieuw lid.

U wilt bijvoorbeeld voor elke klant een apart spreadsheet hebben. Mogelijk wilt u voor elk afzonderlijk project een ander spreadsheet gebruiken of elk jaar een nieuw spreadsheet, zodat u de resultaten beter kunt bijhouden. Nadat u een spreadsheet hebt gemaakt, kopieert u deze eenvoudig en voert u een paar wijzigingen door om aan de slag te gaan met een nieuwe klant of project.

Ga naar Bestand -> Kopie maken .

Deel spreadsheets met anderen

Als u met anderen of een kleine groep werkt, kunt u uw spreadsheet eenvoudig met anderen delen. Zelfs als iemand Excel niet heeft, kan hij het programma nog steeds gratis online raadplegen of het downloaden en gebruiken met een gratis Excel-alternatief .

Omdat Excel-bestandsindelingen zo gangbaar zijn, kunt u ze bij de meeste gratis alternatieven lezen en opslaan. Als u het wilt delen zonder dat iemand het bewerkt, kunt u het gewoon delen als PDF .

Het voordeel hiervan is dat u uw spreadsheets kunt delen en dat de kans groot is dat anderen al weten hoe ze alles moeten gebruiken. U kunt de details indien nodig bijwerken zonder dat u al te veel vragen hoeft te stellen over de projectmanagementtool zelf.

Voorwaardelijke opmaak houdt u op het goede spoor

Het is eenvoudig, maar voorwaardelijke opmaak is een van mijn favoriete functies bij het gebruik van Excel voor projectbeheer. U opent uw spreadsheet en ziet direct een kleurgecodeerd overzicht met aankomende deadlines en of u achterloopt op schema.

U kunt ook zien of er een betaling voor een project is ontvangen, of dat u een herinneringsmail moet versturen, etc. Stel voorwaardelijke opmaak in voor specifieke cellen en u bent klaar. U kunt cellen markeren, kleurenschema's toevoegen en formules invoegen.

Ga naar Start -> Voorwaardelijke opmaak . Afhankelijk van hoe uw werkbalk is ingesteld, moet u mogelijk eerst naar Start -> Stijlen gaan .

Tabbladen maken voor verschillende aspecten

Net als bij elk projectmanagementprogramma hebt u meer nodig dan alleen een takenlijst. U hebt een tijdlijn, een takenlijst, verantwoordelijke personen, notities, contactgegevens, budgetten en meer nodig. Voor complexere ontwerpen is het een goed idee om een ​​zoekvak te maken waarmee u snel details in uw spreadsheet kunt vinden.

Wanneer u Excel gebruikt voor projectbeheer, maakt u eenvoudigweg voor elk aspect een apart tabblad of werkblad. Er is een tabblad voor uw budget, een ander voor contacten, nog een voor taken en notities, en nog een voor uw tijdlijn.

Elk werkblad kan er compleet anders uitzien. U kunt bijvoorbeeld de tijdlijn van uw project volgen door een Gantt-diagram te maken. Het is mogelijk om dit helemaal zelf te doen, maar het is aan te raden om hiervoor een gratis sjabloon zoals deze te gebruiken. U kunt deze ook vinden door in Excel te zoeken.

Voor grotere teams is Excel niet altijd de beste optie. Bent u creatief en wilt u geld besparen? Dan is Excel ideaal voor het beheren van vrijwel elk project, als individu of klein team.