Home
» Wiki
»
Wanneer moet je AI wel en niet gebruiken in e-mail?
Wanneer moet je AI wel en niet gebruiken in e-mail?
Met AI kunt u binnen enkele seconden e-mails opstellen, maar dat betekent niet dat u AI altijd moet gebruiken. Sommige e-mails profiteren van automatisering, terwijl andere menselijke tussenkomst vereisen. Weten wanneer u AI de controle moet laten nemen en wanneer u zelf aan de slag moet, kan een groot verschil maken.
1. AI kan goed zijn voor eenvoudige e-mails
Voor eenvoudigere e-mails, zoals snelle logistieke berichten, is AI vrijwel zeker geschikt voor het schrijven van uw antwoord. Als creativiteit en kritisch denken niet nodig zijn bij het schrijven, zal het gebruik van AI waarschijnlijk geen invloed hebben op uw resultaten.
U kunt bijvoorbeeld een eenvoudige opdracht proberen als: 'Schrijf een kort, professioneel antwoord op de e-mail die hieronder is geplakt en stel een vergadering voor om 11.00 uur' wanneer u een korte vergadering leidt.
2. AI kan helpen als je te veel e-mails krijgt
E-mailinboxen kunnen vol staan met vragen van collega's, die u allemaal moet beantwoorden. Hoewel je AI niet moet gebruiken voor content die originaliteit vereist, kan het gebruik van AI als extra hulpmiddel bij het opstellen van reacties de schrijflast verlichten.
U kunt uw feedback bijvoorbeeld in opsommingstekens opschrijven en ChatGPT vervolgens vragen deze punten om te zetten in een samenhangende e-mail.
ChatGPT-e-mailvoorbeeld met opsommingstekens voor berichten.
AI kan u trouwens ook helpen bij het lezen van overbodige e-mails. Copilot biedt in Outlook een aantal hulpmiddelen waarmee u snel door e-mails kunt bladeren. Daarnaast kunt u met behulp van vele andere AI-hulpmiddelen, zoals Grammarly en Sanebox, uw inbox beheren.
3. AI kan ook uw schrijven verfijnen
Als u moeite hebt met het schrijven van e-mails, kunnen AI-hulpmiddelen zoals ChatGPT u helpen uw gedachten en concepten aan te vullen. U kunt uw e-mailconcept plakken en om herzieningen vragen, brainstormen over aanvullende ideeën of de e-mail herschrijven in een professionelere stijl.
Als u AI-hulpmiddelen op deze manier gebruikt, vervangt u uw eigen originele ideeën niet, maar het kan u wel helpen deze te verfijnen.
4. Gebruik geen AI als je creativiteit en kritisch denken nodig hebt
AI is vaak niet de beste keuze als je eigen creativiteit en kritisch denkvermogen nodig zijn. Voor eenvoudige communicatie kan het handig zijn om een e-mail te kopiëren die u hebt ontvangen en ChatGPT te vragen een reactie te schrijven. Maar als u zinvolle input moet leveren, is het vaak niet verstandig om dit aan AI over te laten.
Uw manager, collega's of vrienden willen misschien weten wat u denkt, niet wat ChatGPT denkt. AI kan nog steeds nuttig zijn als aanvullende tool, maar het kan uw creativiteit niet vervangen.
5. Vermijd het gebruik van AI als u geen tijd hebt om de uitvoer te bewerken
AI-taalmodellen produceren vaak lange, repetitieve uitvoer. Tenzij u heel goed bent in het schrijven van prompts of veel details in uw prompts opneemt om een beter resultaat te krijgen, kunt u in de meeste gevallen het beste de uitvoer van ChatGPT bewerken. Blaise Pascal zei ooit: "Als ik meer tijd had, zou ik een kortere brief schrijven", en hetzelfde geldt voor schrijven met AI.
De door AI geschreven korte versie is behoorlijk algemeen, ook al is het een eenvoudige e-mail waarbij je een blanco vel moet invullen. Er is een grondige redactie nodig om de tekst origineler en bondiger te maken.
Wanneer u AI gebruikt om e-mails te schrijven, kan het enkele minuten duren voordat de ontvanger iets kan lezen wat u in enkele seconden hebt bedacht. Met AI-hulpmiddelen kunt u uw tijd optimaal benutten om meer producten te creëren, maar vergeet niet om de tijd van anderen te respecteren wanneer u ChatGPT gebruikt om te schrijven.
Dit is een algemene vuistregel wanneer u overweegt om AI te gebruiken voor e-mail en andere vormen van communicatie: respecteert u de tijd van anderen niet wanneer u AI gebruikt? AI houdt waarschijnlijk geen rekening met de tijd van de ontvanger bij het schrijven van een eenvoudige e-mail, het maken van een overzicht of bij het gebruiken van AI als aanvullend schrijfhulpmiddel.