Dagelijkse taken automatiseren in Windows 11

Hebt u er ooit van gedroomd dat uw computer de saaie, dagelijkse taken voor u kon uitvoeren? Dankzij Power Automate in Windows 11 kunt u uw computer gebruiken om werk voor u te doen. Hier leest u hoe u het kunt gebruiken om dagelijks terugkerende activiteiten te automatiseren en uw productiviteit te verhogen.

1. Ruim uw bureaublad op met de functie Dagelijkse opruiming

Er zijn betere manieren om bestanden op te slaan buiten het bureaublad, maar het bureaublad wordt vaak een stortplaats voor schermafbeeldingen, documenten en willekeurige bestanden gedurende de dag, waardoor uw bureaublad een rommeltje wordt.

U kunt dit oplossen door een Power Automate-stroom te maken die met één klik automatisch bestanden op uw bureaublad sorteert in opgegeven mappen.

Deze stroom wordt dagelijks op een vast tijdstip uitgevoerd (met Windows Taakplanner) en verplaatst bestanden naar de bijbehorende mappen op basis van het bestandstype. Zo worden bijvoorbeeld alle .docx-, .xlsx- en .pdf-bestanden verplaatst naar de map Documenten, afbeeldingsbestanden zoals .jpg en .png worden verplaatst naar de map Afbeeldingen en .lnk-snelkoppelingsbestanden worden verplaatst naar de map Snelkoppelingen.

Deze installatie is eenvoudig en maakt gebruik van de overzichtelijke interface van Power Automate. Open eerst Power Automate voor desktop en klik op Nieuwe stroom . Geef uw stroom een ​​beschrijvende naam, bijvoorbeeld 'Bureaublad opruimen', en klik op Maken . U wordt doorgestuurd naar het hoofdvenster. Kopieer en plak hier het volgende script in het hoofdstroomgebied en klik op Opslaan .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

U kunt stromen zo plannen dat ze automatisch worden uitgevoerd met behulp van Windows Taakplanner .

2. Documenten worden georganiseerd met geautomatiseerde versiebeheer

Versiebeheer is niet alleen bedoeld voor ontwikkelaars. Het is een redder in nood voor iedereen die met regelmatig bijgewerkte bestanden werkt. Waarschijnlijk vond u het lastig om het overzicht te behouden over de revisies van uw document. Vaak had u dan meerdere versies verspreid over verschillende mappen. Power Automate en OneDrive schieten u te hulp.

Stel een stroom in waarmee automatisch een back-up van uw belangrijke documenten, inclusief PDF's en spreadsheets, naar OneDrive wordt gemaakt wanneer ze worden gewijzigd. Flow controleert specifieke mappen op wijzigingen en synchroniseert bijgewerkte bestanden met de bijbehorende mappen.

Zo beschikt u altijd over een actuele back-up van uw belangrijke documenten in de cloud, zodat u indien nodig eenvoudig toegang hebt tot eerdere versies. Het is alsof u een persoonlijke assistent hebt die uw bestanden veilig en georganiseerd bijhoudt, zonder dat u er ook maar iets voor hoeft te doen.

Let op : om deze stroom in te stellen, moet u zijn aangemeld bij uw OneDrive-account in uw browser.

Daarnaast moet u ook tijdstempelversies configureren in OneDrive, zodat u wijzigingen in de loop van de tijd kunt volgen. Als u per ongeluk een bestand overschrijft of wilt teruggrijpen op een oudere versie, kunt u het bestand snel herstellen via de versiegeschiedenis van OneDrive.

3. Automatiseer bestandsconversies om tijd te besparen

Het werken met bestanden in verschillende formaten kan lastig zijn, vooral als u ze handmatig converteert. Waarschijnlijk hebt u veel tijd besteed aan deze vervelende conversies voordat u in plaats daarvan Power Automate ging gebruiken.

De Power Automate-desktopapp heeft verschillende ingebouwde bestandsconversiestromen. Het controleert een opgegeven directory op nieuwe bestanden. Wanneer u een bestand toevoegt (of het nu een Word-document of een PowerPoint-presentatie is), converteert Flow het automatisch naar het gewenste formaat, zoals PDF.

Na de conversie verplaatst flow de verwerkte bestanden naar specifieke mappen op basis van hun type en doel. Zo blijft alles georganiseerd en gemakkelijk te vinden.

De echte tijdbesparing zit echter in de laatste stap: Flow deelt geconverteerde bestanden automatisch via e-mail met behulp van Outlook. Geen handmatige bijlagen of gedoe met bestandspaden meer. Gewoon instellen en vergeten.

4. Power Automate voor een goede balans tussen werk en privé

Het kan lastig zijn om een ​​balans te vinden tussen werk en privéleven als je werk en privéleven slechts een klik van elkaar verwijderd zijn. U kunt eenvoudig werkzaamheden buiten de geplande uren uitvoeren. Daar komen Power Automate en Windows Taakplanner goed van pas.

Maak bijvoorbeeld een flow die ervoor zorgt dat werkgerelateerde apps, zoals Outlook, Teams en het VPN van uw bedrijf, elke avond op een vast tijdstip worden gesloten. Zo kunt u even helemaal loskomen van uw werk en optimaal genieten van uw tijd, zonder dat u voortdurend op meldingen hoeft te letten.

De thread wordt geactiveerd door een geplande taak in Windows Taakplanner, zodat deze consequent op het geplande tijdstip wordt uitgevoerd.

Maak deze stroom met behulp van opname in Power Automate Desktop. Open eerst de toepassingen die u wilt sluiten en start een nieuwe opname. Sluit vervolgens handmatig elke app terwijl Power Automate uw acties registreert. Zodra u stopt met opnemen, beschikt u over een basisstroom waarmee u de routine voor het sluiten van uw app kunt reproduceren.

Bewerk vervolgens de opgenomen stream door foutverwerking toe te voegen, zodat de stream situaties kan verwerken zoals wanneer de app niet opent.

Als je in het weekend een vergelijkbare stream aanmaakt, wordt er een striktere 'geen werk'-modus geactiveerd. Met deze modus kunt u reageren als u niet op kantoor bent in Outlook. De grens tussen werk en privé is dan niet langer vaag.