ONLYOFFICE Docs versus Microsoft 365 Web: welke behoudt de opmaak?

Voor bestanden die zijn gemaakt en regelmatig worden bewerkt in Microsoft Office Open XML-indelingen zoals DOCX, XLSX en PPTX, kunnen zowel ONLYOFFICE Docs als Microsoft 365-webapps de vertrouwde opmaak behouden. Microsoft 365-web is doorgaans de veiligere keuze wanneer een document afhankelijk is van Microsoft-specifieke functies of nauw moet aansluiten bij Microsoft Word of Excel. ONLYOFFICE Docs is een praktisch alternatief voor OOXML-gerichte bewerking en samenwerkingsomgevingen, maar volgens de eigen documentatie kunnen niet-OOXML-bestanden voor bewerking naar OOXML worden geconverteerd. Geen van beide producten kan pixel-identieke weergave garanderen voor elk bestand, lettertype of geavanceerd object.

Gebruik de onderstaande checklist om de bestanden die u uitwisselt te beoordelen. "Opmaaknauwkeurigheid" houdt meer in dan alleen of een bestand opent: controleer de paginastroom, lettertypen, tabellen, grafieken, formules en wat er gebeurt nadat u het bestand opslaat en opnieuw opent.

Snelle vergelijking op bestandstype

Waar verschillen in lay-out zichtbaar worden

Word-documenten: paginering, lettertypen en objecten

Eenvoudige rapporten, opgebouwd uit gewone alinea's, koppen en tabellen, zijn het gemakkelijkst tussen editors te verplaatsen. Kwetsbaardere bestanden bevatten vaak exacte pagina-einden, sectiespecifieke kop- en voetteksten, kolommen, zwevende afbeeldingen, tekstvakken, voetnoten of zorgvuldig geplaatste vormen. Een kleine lettertypewijziging of een andere regelterugloop kan ervoor zorgen dat een alinea op een andere pagina terechtkomt, zelfs als de tekst en opmaak intact blijven.

Word voor web toont documenten in de afdrukweergave, maar de bewerkingsweergave toont niet alle opmaakdetails en sommige functies werken anders dan in de desktopversie van Word. Microsoft geeft ook een overzicht van functies die wel beschikbaar zijn in de desktopversie van Word, maar niet in Word voor web. De documentatie over ondersteunde formaten van ONLYOFFICE maakt onderscheid tussen native formaten en formaten die worden geconverteerd voor weergave of bewerking. Het succesvol openen van een DOCX-bestand is daarom geen garantie dat alle opmaakelementen ongewijzigd worden overgezet.

Excel-werkmappen: getallen, grafieken en niet-ondersteunde functies

Controleer voor een standaard XLSX-werkmap de getalnotaties, voorwaardelijke opmaak, rijhoogtes, kolombreedtes, samengevoegde cellen, afdrukgebieden en grafieklabels. Excel voor webdocumenten tonen aan dat de cel- en bereikopmaak over het algemeen vergelijkbaar is met die in Excel, maar geven ook aan welke werkmapfuncties niet worden ondersteund. Bepaalde tabellen met externe gegevens tonen mogelijk de laatst opgeslagen waarden in plaats van een live update, en sommige bestanden kunnen mogelijk niet in de browser worden bewerkt totdat de niet-ondersteunde inhoud is verwerkt.

ONLYOFFICE vermeldt XLSX als een ondersteund spreadsheetformaat en documenteert besturingselementen voor het bewerken van grafieken, maar ondersteuning voor een bestandstype betekent niet dat elke Excel-specifieke functie zich identiek gedraagt. Als de werkmap gebruikmaakt van macro's, externe verbindingen, gespecialiseerde grafieken of ingesloten objecten, gebruik dan de toepassing die deze functies beheert voor de uiteindelijke bewerking en herberekening. Maak geen bewerkingskopie waarbij niet-ondersteunde functies worden verwijderd, tenzij u begrijpt wat er precies wordt verwijderd.

Presentaties en OpenDocument-bestanden

Bij PPTX-presentaties is het belangrijk om de diamasters, themalettertypen, beelduitsnijdingen, animaties, overgangen en sprekersnotities op representatieve dia's te vergelijken. Een snelle blik op alleen de titeldia kan problemen missen bij een complexe grafiek of een dia met gegroepeerde objecten. Voor ODT-, ODS- of ODP-bestanden kan de conversie de lay-out of het gedrag van functies beïnvloeden, omdat de formaten de documentstructuur anders coderen. De richtlijnen van Microsoft voor ODT en ODS beschrijven gedeeltelijke ondersteuning en mogelijke wijzigingen in opmaak of gebruiksgemak; de formaattabellen van ONLYOFFICE laten zien welke formaten native of via conversie worden ondersteund.

Een praktische betrouwbaarheidstest voordat u kiest.

1. Maak een kopie van een representatief bestand. Voeg de meest complexe pagina, het meest complexe blad of de meest complexe dia die u regelmatig gebruikt toe. Laat het origineel ongewijzigd.
2. Noteer wat belangrijk is. Vermeld het aantal pagina's, regeleinden, tabelafmetingen, lettertypenamen, grafieklabels, formuleresultaten en eventuele speciale objecten. Een PDF-export vanuit de bronapplicatie kan als visuele referentie dienen, maar valideert formules of bewerkbaarheid niet.
3. Open het document in elke webeditor. Bekijk dezelfde pagina's of bladen met dezelfde zoomfactor. Zoek naar vervangen lettertypen, verschoven pagina-einden, afgeknipte tekst, gewijzigde grafiekstijlen, ontbrekende objecten of browserwaarschuwingen over niet-ondersteunde functies.
4. Sla het bestand op en open het opnieuw in het gewenste formaat. Download of sla de bewerkte kopie op als DOCX, XLSX of PPTX, afhankelijk van wat van toepassing is, en open het vervolgens opnieuw in de toepassing die uw ontvangers gebruiken. Voor een bestand dat bestemd is voor Microsoft Office desktop, is die laatste stap belangrijker dan alleen de preview in de browser.
5. Controleer de uitvoer afzonderlijk. Exporteer een PDF als de afdrukkwaliteit belangrijk is. Vergelijk bij spreadsheets de resultaten van formules en gegevens die afhankelijk zijn van een vernieuwing; bij presentaties, start de diavoorstelling en controleer de overgangen. Bewaar het bronbestand en de geteste kopie totdat het resultaat is goedgekeurd.

Beslissingschecklist

• Kies eerst voor Microsoft 365 Web als het team al bestanden opslaat in Microsoft 365, gebruikmaakt van specifieke functies voor Word of Excel, of de meest vergelijkbare workflow met Microsoft Office via de browser nodig heeft.
• Kies ONLYOFFICE Docs voor evaluatie wanneer OOXML-bewerking en -samenwerking geschikt zijn voor uw omgeving en u representatieve bestanden kunt testen voordat u migreert. Controleer de exacte Docs-versie en -implementatie, aangezien de online editor mogelijk via verschillende integraties of serverconfiguraties wordt geleverd.
• Gebruik een desktopeditor in je workflow wanneer een bestand een complexe pagina-indeling, gespecialiseerde grafieken, macro's, externe gegevens of strikte afdrukspecificaties bevat. Browsereditors hebben per definitie beperkingen qua functionaliteit.
• Houd ODT/ODS als masterbestand aan wanneer open-documentconsistentie vereist is; maak indien nodig een aparte OOXML-kopie voor partners en vergelijk vervolgens het resultaat.

Raadpleeg voor meer informatie de ondersteunde formaten van ONLYOFFICE Document Editor , de ondersteunde formaten van Spreadsheet Editor en de veelgestelde vragen over OOXML-conversie . De actuele referenties van Microsoft omvatten de verschillen tussen Word voor web , een vergelijking van functies tussen Word web en desktop , de verschillen tussen Excel web en desktop en de compatibiliteitsnotities van Microsoft voor ODT . Ondersteuning voor functies kan veranderen, dus controleer de actuele documentatie en test uw eigen bestanden voordat u een grootschalige migratie uitvoert.