3 favoriete manieren om Copilot in Outlook te gebruiken

Microsoft Copilot is een krachtige tool die de productiviteit verbetert in Microsoft 365-producten, waaronder Outlook. Copilot in Outlook biedt een aantal mogelijkheden om e-mail te beheren en effectieve communicatie te bevorderen. Hier zijn drie handige manieren om uw inbox onder controle te houden.

Let op : voor Copilot in Outlook (en andere Microsoft 365-apps) hebt u een Copilot-licentie nodig, of het nu gaat om een ​​Microsoft 365 Copilot-licentie die is uitgegeven door uw organisatie of om een ​​Copilot Pro-abonnement via uw persoonlijke Microsoft-account (dat $ 20/maand kost).

1. Vat lange e-mailthreads samen

Lange e-mailthreads kunnen snel chaotisch worden, waardoor het moeilijk wordt om belangrijke details bij te houden. Met Copilot in Outlook kunt u snel en eenvoudig belangrijke details en actiepunten uit lange e-mailthreads (ook wel conversaties genoemd) halen. Met de tool kunt u eenvoudig de belangrijkste punten uit meerdere berichten halen en een lang gesprek samenvatten, zodat u bijvoorbeeld kunt zien welke beslissingen er zijn genomen voor het besproken projectonderdeel.

Om dit te doen selecteert u een e-mailconversatie in Outlook en selecteert u ' Samenvatting door Copilot' bovenaan de e-mailthread. Copilot scant de thread en genereert bovenaan de e-mail een samenvatting voor u.

In de onderstaande schermafbeelding is een samenvatting gemaakt van een e-mailgesprek met een supportmanager. Hierin worden de belangrijkste punten van het gesprek na het indienen van de serviceaanvraag en de vervolgstappen benadrukt.

2. Stel e-mails op als een professional

Copilot kan u helpen een nieuwe e-mail op te stellen of te reageren op een bestaand gesprek. Geef gewoon een korte prompt om uw behoeften duidelijk te maken en AI helpt u de juiste woorden te vinden. Zodra u een concept hebt, kunt u de lengte en toon ervan aanpassen aan uw eigen stijl.

Hier leest u hoe u een Outlook-e-mail opstelt met Copilot:

• Wanneer u een nieuw e-mailbericht opstelt, selecteert u het Copilot -pictogram op de werkbalk.
• Selecteer Concept met Copilot in het vervolgkeuzemenu.
• Voer in het vak Copilot uw prompt in en gebruik het pictogram Generatieopties om de gewenste lengte en toon op te geven.
• Wanneer u klaar bent, selecteert u 'Genereer' . Copilot maakt dan een concept van de inhoud.
• Als het resultaat niet helemaal naar wens is, selecteert u Concept opnieuw genereren .
• Als u tevreden bent met het resultaat, selecteert u Behouden .

Houd er rekening mee dat Copilot meerdere concepten van dezelfde e-mail kan maken, elk met een andere toon en lengte. U kunt Copilot in Outlook bijvoorbeeld vragen om e-mails formeler of informeler, langer of korter te maken. Met de pijlen navigeert u door elk concept.

Zodra u klaar bent, kunt u het concept bewerken en indien nodig relevante informatie aanvullen of corrigeren. Daarna kunt u de e-mail versturen.

3. Zorg voor duidelijkheid en een consistente toon in al uw e-mails

Als u zich ooit zorgen hebt gemaakt over de relevantie van uw e-mails, dan is de e-mailcoachingfunctie van Copilot een uitkomst. Naast de ondersteuning voor het bewerken van e-mails helpt Copilot in Outlook u ook bij het efficiënter opstellen van e-mails met e-mailcoaching. Het analyseert uw e-mailconcepten en doet suggesties om de toon, het sentiment en de duidelijkheid te verbeteren. Zo kunt u uw boodschap zo goed mogelijk overbrengen.

Selecteer Coaching door Copilot in het vervolgkeuzemenu op het Copilot -pictogram op de werkbalk. Copilot genereert een kort rapport met bevindingen en doet aanbevelingen voor effectievere communicatie. Het rapport geeft aan of de e-mailconceptversie warm, oprecht, enthousiast, verontschuldigend, etc. van toon is en geeft aan of de conceptversie positiever of directer zou kunnen zijn, of iets dergelijks. Copilot controleert ook de duidelijkheid van e-mails en doet suggesties voor verbetering. Als u een van de suggesties leuk vindt, kunt u uw feedback op het concept achterlaten voordat u het verzendt.

Let op : Copilot is alleen beschikbaar in de 'nieuwe' Outlook voor het web, Outlook Online en Outlook voor Windows. Daarnaast ondersteunt Copilot in Outlook, naast werk- of schoolaccounts, alleen Microsoft-accounts die gebruikmaken van e-mailadressen van outlook.com, hotmail.com, live.com en msn.com, en niet van e-mailadressen van derden, zoals Gmail.

Met Copilot in Outlook kunt u niet alleen de mentale drempel om een ​​e-mailgesprek te beginnen of voort te zetten, maar het verbetert ook uw e-mailcommunicatie. Copilot in Outlook biedt daarnaast nog een aantal andere functies, zoals de mogelijkheid om snel een uitnodiging voor een vergadering te maken op basis van een e-maildiscussie. Deze functies zijn echter alleen beschikbaar als u een Microsoft 365 Copilot (Work)-licentie hebt.