Wijzigingen bijhouden wanneer een document opnieuw wordt geopend

Om de functie 'Wijzigingen bijhouden' ingeschakeld te houden nadat een document opnieuw is geopend, opent u het document, kiest u ' Aan voor mij en iedereen' in het menu 'Wijzigingen bijhouden' en slaat u het document op of laat u de bewerker het document opslaan. Deze keuze geldt voor het huidige document en alle gebruikers ervan; het is geen persoonlijke, accountbrede standaardinstelling voor elk bestand. Als u alleen wijzigingen wilt bijhouden voor uw eigen huidige sessie, kiest u in plaats daarvan 'Aan voor mij' .

Het onderscheid is belangrijk wanneer een gedeeld concept consistent bewerkingen moet vastleggen. In het onderstaande voorbeeld bekijkt een team een ​​projectplan. De schermafbeeldingen zijn illustraties van de interface; de ​​menulabels en het gedrag volgen de huidige documentatie van ONLYOFFICE.

Wat betekent "standaard" in ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE biedt twee manieren om tracking in te schakelen: een optie op sessieniveau en een permanente optie voor het hele document. ' Aan voor mij' schakelt tracking in voor je huidige bewerkingssessie, maar de instelling wordt voor jou uitgeschakeld wanneer je het document opnieuw laadt of opent. ' Aan voor mij en iedereen' schakelt tracking in voor alle gebruikers en blijft ingeschakeld wanneer het document opnieuw wordt geladen of geopend.

Die persistentie is gedrag op documentniveau. De officiële gebruikershandleiding beschrijft de instelling 'voor mij en iedereen' als van toepassing op alle gebruikers wanneer het document opnieuw wordt geladen. Er staat ook in dat een andere gebruiker de algemene instelling voor iedereen kan uitschakelen. Dit is dus geschikt voor een redactioneel concept of een gedeeld beleidsdocument, maar het is geen onveranderlijke vergrendeling of een tenantbrede voorkeur. De handleiding beschrijft geen universele standaardinstelling per gebruiker die automatisch 'Wijzigingen bijhouden' start in elk nieuw document.

Hoe houd je dat voor iedereen bij?

1. Open het document met bewerkingsrechten. Zoek het document in uw gekoppelde opslagservice en open het in de ONLYOFFICE-documenteditor. Als het bestand alleen-lezen is, vraag dan de eigenaar om bewerkings- of revisierechten; een gebruiker die alleen kan lezen, kan deze wijziging op documentniveau niet uitvoeren.
2. Open het menu Wijzigingen bijhouden. Selecteer in het bovenste menubalk 'Samenwerking' en klik vervolgens op 'Wijzigingen bijhouden' . Afhankelijk van de lay-out van de editor kunt u ook de statusknop 'Wijzigingen bijhouden' rechtsonder in de statusbalk gebruiken. Als u op de knop klikt om het bijhouden van wijzigingen direct in of uit te schakelen, opent u het bijbehorende menu of de pijl om de beschikbare opties te bekijken.
3. Selecteer 'Aan voor mij en iedereen'. Selecteer 'Aan voor mij' niet als collega's ook de status van het gedeelde document moeten kunnen bijhouden na het opnieuw openen. De algemene optie is van toepassing op het huidige document en alle medeauteurs. ONLYOFFICE kan een melding weergeven omdat de instelling de status van het gedeelde document wijzigt.
4. Voer een kleine, bewuste bewerking uit. Voeg een kort woord of een korte zin toe op een veilige testlocatie en controleer vervolgens of de invoeging wordt weergegeven als een bijgehouden wijziging. Dit controleert of de functie voor het bijhouden van wijzigingen daadwerkelijk bewerkingen registreert en niet alleen een actief ogend lintbesturingselement weergeeft.
5. Sla het document op en open het opnieuw. Bij online implementaties worden wijzigingen doorgaans opgeslagen via de gekoppelde opslagintegratie. Als automatisch opslaan is uitgeschakeld of als de host-app een opslagopdracht vraagt, gebruikt u de beschikbare opdracht 'Opslaan' en wacht u tot deze is voltooid. Sluit het document, open het opnieuw en controleer of 'Wijzigingen bijhouden' nog steeds is ingeschakeld. Verwijder of accepteer de testbewerking als deze geen deel uitmaakt van het document.

Zorgt deze instelling ervoor dat 'Wijzigingen bijhouden' is ingeschakeld?

Nee. De gedeelde instelling blijft behouden bij het opnieuw openen, maar een andere gebruiker kan 'Uitgeschakeld voor mij en iedereen' kiezen . ONLYOFFICE documenteert dat een dergelijke wijziging het bijhouden van gegevens voor alle gebruikers uitschakelt en dat de bijbehorende melding aan medeauteurs wordt getoond. Als uw proces een auditlogboek vereist, spreek dan af wie deze instelling mag wijzigen en controleer de versiegeschiedenis van het document of de beheermogelijkheden van uw opslagplatform. De optie 'Aan voor iedereen' mag niet worden beschreven als een beleid dat administratief wordt afgedwongen.

Toegang met alleen beoordelingsrechten is een ander geval. ONLYOFFICE geeft aan dat 'Wijzigingen bijhouden' standaard is ingeschakeld voor een beoordelaar en niet kan worden uitgeschakeld wanneer een document wordt gedeeld met alleen beoordelingsrechten. Deze modus is bedoeld voor suggesties: beoordelaars dienen wijzigingen in, waarna iemand met de juiste rechten deze accepteert of afwijst. Gebruik deze modus wanneer de beoordelaar bewerkingen moet voorstellen zonder de basistekst direct te bewerken.

Kan een integratie het mogelijk maken om een ​​document te beoordelen zodra het wordt geopend?

Bij een ingebedde Docs-integratie bepaalt de hostapplicatie de editorconfiguratie. De API-FAQ van ONLYOFFICE legt uit document.permissionshoe het document wordt geopend met de functie 'Wijzigingen bijhouden'/revisiemodus. Om zowel bewerken als reviseren mogelijk te maken (inclusief de mogelijkheid voor gebruikers om over te schakelen naar de revisiemodus), omvat de configuratie het volgende:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

Met edit: falseen review: truewordt het document alleen ter beoordeling geopend. Dit zijn toegangsrechten die door de integratie worden verstrekt, geen algemene voorkeur die een gewone gebruiker in de editor kan instellen. Beheerders moeten de optie toepassen in de documentconfiguratie van de host en deze controleren in de geïntegreerde editor. Raadpleeg de actuele API-documentatie voor de integratie en de documentatieversie voordat u configuratiewijzigingen doorvoert.

Voor normaal gebruik in ONLYOFFICE Workspace, Nextcloud, ownCloud of een ander verbonden platform, gebruikt u de optie 'Gedeeld' in het editormenu in plaats van de API-configuratie te bewerken. De hostapplicatie kan de machtigingen, het opslaan, de sjablonen en de beschikbare werkbalkfuncties beheren.

Waarom ontbreekt de keuzeoptie of blijft deze niet ingeschakeld?

• Je hebt 'Aan voor mij' geselecteerd. Dit geldt alleen voor de huidige sessie. Heropen het menu en kies 'Aan voor mij en iedereen'.
• Je hebt alleen lees- of weergaverechten. Met alleen leesrechten wordt automatisch bijhouden mogelijk gemaakt, terwijl je met weergaverechten de instellingen voor delen niet kunt wijzigen. Vraag de eigenaar van het bestand om het toegangsniveau te controleren.
• De optie wordt overschreven door een medewerker. Een andere editor heeft mogelijk de gedeelde instelling gewijzigd. Open het menu 'Wijzigingen bijhouden' opnieuw en controleer of de geselecteerde status nog steeds is ingeschakeld.
• De editor heeft het document niet correct opgeslagen of opnieuw geladen. Controleer of de hostopslag aangeeft dat het document is opgeslagen en open vervolgens hetzelfde bestand opnieuw in plaats van een gedownloade kopie of een oudere versie.
• U bekijkt een weergavevoorkeur. Via Bestand > Geavanceerde instellingen vindt u opties voor de weergave van revisiewijzigingen, zoals tekstballonnen of tooltips. Deze instellingen beïnvloeden de presentatie van revisiewijzigingen, niet of het document bewerkingen bijhoudt.

Controleer het resultaat

Heropen hetzelfde gedeelde document en controleer de optie 'Wijzigingen bijhouden'. Voer vervolgens een eenvoudige bewerking uit en controleer of de ingevoegde of verwijderde tekst is gemarkeerd voor beoordeling. Als de optie 'Wijzigingen bijhouden' aangeeft, maar de bewerking niet is gemarkeerd, controleer dan of u zich in een bewerkbaar document bevindt en of de wijziging is aangebracht nadat het bijhouden van wijzigingen is geactiveerd. Als u wilt dat het bijhouden van wijzigingen voor elk nieuw bestand wordt gestart, gebruik dan een sjabloon op hostniveau of een integratieconfiguratie, maar alleen als uw platform deze workflow ondersteunt en documenteert; de optie 'Aan voor mij en iedereen' van de editor is van toepassing op het huidige document.

Officiële referenties

• ONLYOFFICE Helpcentrum: Documenten controleren — menuopties, persistentie, alleen-controlefunctie en weergave van bijgehouden wijzigingen.
• Veelgestelde vragen over de OnlyOffice Docs API: Delen — editorconfiguratie voor het openen van documenten met revisie/wijzigingen bijhouden ingeschakeld.
• ONLYOFFICE Docs API: Beoordelen — beoordeel machtigingen en hoe deze van invloed zijn op bewerkingsrechten.
• ONLYOFFICE Helpcentrum: Geavanceerde instellingen van de documenteditor — weergavevoorkeuren, inclusief hoe revisiewijzigingen worden weergegeven.