Hoe u een nieuwe gebruiker kunt toevoegen aan HubSpot

Als u een bedrijf start of laat groeien, heeft u een effectieve manier nodig om verschillende teams en afdelingen te beheren, informatie te delen, de workflow te beheren en taken efficiënt te delegeren. Het implementeren van HubSpot in uw bedrijf kan een enorme hulp zijn bij het samenbrengen van marketing, verkoop en service. Van het volgen van hun verkopen en prospects tot het lanceren van inbound marketingcampagnes.

Om te profiteren van alle mogelijkheden die dit platform te bieden heeft, moet u weten hoe u de belangrijkste functies ervan kunt gebruiken, te beginnen met het toevoegen van een nieuwe gebruiker.

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Hoewel HubSpot van cruciaal belang is bij het verbeteren van uw CRM-pijplijnen, vormen gebruikers de ruggengraat van het systeem, dus voer het proces stap voor stap (of persoon) uit. Gelukkig is het toevoegen van een nieuwe gebruiker aan HubSpot net zo eenvoudig als het volgen van deze eenvoudige stappen:

1. Log in op HubSpot met uw beheerdersgegevens.
   
2. Klik op het tandwielpictogram in het menu rechtsboven.
   
3. Navigeer naar Gebruiker en voorwaarden in het linkerzijbalkmenu.
   
4. Ga naar het tabblad Gebruikers en klik rechtsboven op Gebruiker aanmaken .
   
5. Voer het e-mailadres van uw nieuwe gebruiker in, meerdere door spaties gescheiden adressen, of upload meerdere e-mails via een CSV- of TXT-bestand met één kolom of een andere optie op het scherm en klik op Volgende .
   
6. Klik op Kies hoe u de toegang wilt instellen en kies de optie die het meest geschikt voor u is.
   
7. Selecteer Volgende , waarna HubSpot uitnodigingen naar de aangewezen e-mails zal sturen, tenzij u dat op het scherm uitschakelt.
   
8. Druk op Gereed om de instellingen die u hebt gebruikt af te ronden of op te slaan als voorinstelling voor toekomstige toevoegingen.
   

Omdat HubSpot op basis van de e-mail een uitnodiging aanmaakt, heeft u geen aanvullende informatie nodig om iemand aan het systeem toe te voegen. Zodra het nieuwe teamlid de uitnodiging accepteert, kan hij het instellen van zijn profiel met persoonlijke gegevens voltooien.

Voordat u op Gereed klikt, kunt u deze opties selecteren als dit u uitkomt of beschikbaar is binnen uw abonnement:

• Uitnodigingslink kopiëren – U kunt op deze knop klikken om de uitnodigingslink te kopiëren, die u kunt opslaan en naar de nieuwe gebruiker op een ander platform kunt sturen, zoals in een Slack- of Teams-bericht.
• Voeg uw gebruikers toe aan een team – Deze optie kan handig zijn als u al teams heeft ingesteld. U kunt de teams selecteren in het vervolgkeuzemenu en uw gebruiker toevoegen.
• Gebruikers instellen met voorinstellingen – Als u over een Enterprise- of Professional-laag beschikt, kunt u voorinstellingen aan uw gebruiker toevoegen door deze in het vervolgkeuzemenu te kiezen.
• Bewaar deze machtigingen – Als u een bestaande sjabloon hebt gewijzigd of voorkeuren helemaal opnieuw hebt ingesteld, kunt u deze in de toekomst voor soortgelijke rollen gebruiken. Met deze optie kunt u de machtigingen opslaan binnen een nieuw ingesteld sjabloon. Het is alleen beschikbaar voor de Enterprise-laag.

Gebruikersrechten instellen

Standaard zijn gebruikersmachtigingen verdeeld in zes hubs:

• CRM
• Marketing
• verkoop
• Dienst
• Rapporten
• Rekening

Bij het instellen van deze opties kunt u voor sommige hubs definiëren wat uw gebruiker kan bekijken, openen, wijzigen of verwijderen. Voor andere hubs krijgt u schakelopties aangeboden en kunt u bepaalde functies of tools gewoon in- of uitschakelen.

Begin met een sjabloon

Deze is de handigste optie. HubSpot configureert de rechten al op basis van de functie van de gebruiker binnen het bedrijf. U kunt het gewenste sjabloon kiezen door door het vervolgkeuzemenu onder Selecteer sjabloon te scrollen of door de functietitel in te typen. Nadat u de sjabloon heeft geselecteerd, kunt u deze indien nodig verder aanpassen.

Een aangepaste machtigingenset gebruiken (alleen Enterprise)

HubSpot heeft een optie waarmee u machtigingensets kunt maken voordat u begint met het toevoegen van een nieuwe gebruiker. Tijdens dit proces kunt u vooraf ingestelde rechten definiëren voor verschillende functies binnen uw bedrijf. Als Super Admin kunt u maximaal 100 verschillende sets aanmaken. Zoek eenvoudigweg naar de rollen die u hebt ingevoerd door de naam in te typen van de machtigingenset die u al hebt gemaakt, en deze wordt aan de nieuwe gebruiker toegewezen.

Begin vanaf het begin

Deze optie is net zo eenvoudig als het klinkt. U kunt alle machtigingen voor de nieuwe gebruiker handmatig invoeren door de machtigingen voor alle hubs afzonderlijk in te stellen.

Betaalde gebruikersstoelen beheren

Bij het aanmaken van nieuwe gebruikers kunnen er enkele beperkingen gelden voor de rechten die zijn gereserveerd voor ‘gebruikers met een betaalde licentie’.

Met een betaalde stoel heeft de gebruiker toegang tot extra functies en functionaliteiten die niet beschikbaar zijn in het gratis abonnement. Afhankelijk van het type betaalde abonnementen kunnen de aangeboden functies variëren. Niveaus die een beperkt aantal betaalde licenties bieden, zijn voor de niveaus Sales Hub en Service Hub. Het aantal betaalde zitplaatsen dat u in HubSpot kunt opnemen, is afhankelijk van uw abonnement en abonnementsinstellingen.

Tijdens het configuratieproces voor nieuwe gebruikers kunt u gebruikers toegang geven tot een aantal van deze functies. Door dat te doen, vult u een van de “betaalde licenties” die bij uw abonnement worden geleverd. Als u alle stoelen in uw pakket heeft opgebruikt, kunt u extra stoelen kopen. Als u vóór het configuratieproces voor nieuwe gebruikers geen licentie heeft gekocht, wordt u doorverwezen naar de kassa om extra licenties te kopen zodra de uitnodigingen zijn verzonden.

Gebruikers met betaalde gebruikersstoelen aanmaken

Tijdens de nieuwe gebruikersconfiguratie kunt u in een paar eenvoudige stappen een betaalde gebruikersstoel aan een nieuwe gebruiker toewijzen. Deze zijn beschikbaar voor de niveaus Starter, Professional of Enterprise Sales en Service.

Voor een betaalde gebruikersstoel:

1. Klik op het tabblad Verkoop .
   
2. Schakel de Verkooptoegang in.
   
   • Op basis van uw niveau worden de vakken Sales Starter , Sales Professional of Sales Enterprise weergegeven.
3. Zet de schakelaar om die het totaal aantal en resterende beschikbare stoelen weergeeft.

Voor betaalde servicegebruikersstoelen:

1. Klik op het tabblad Service .
   
2. Schakel de Service Hub Toegang in.
   
   • Op basis van uw niveau wordt Service Starter , Service Professional of Service Enterprise weergegeven.
3. Zet de schakelaar om die het totaal aantal en resterende beschikbare stoelen weergeeft.

Veelgestelde vragen

Wie kan gebruikers toevoegen op HubSpot?

Superbeheerders en andere gebruikers die toestemming hebben om gebruikers toe te voegen en te bewerken, kunnen dit doen, en een superbeheerder kan de machtiging Gebruikers toevoegen en bewerken inschakelen op het tabblad Toegang wanneer hij een nieuwe gebruiker maakt. Een andere gebruiker met de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen en te bewerken, kan alleen de machtigingen toevoegen die zij hebben.

Hoe wijzig ik het aantal licenties in mijn Sales- of Service Hub-abonnement?

U kunt op elk gewenst moment nieuwe licenties toevoegen aan uw Service- of Verkoopaccount. Als u een maandelijks abonnement betaalt, moet u vóór de volgende factureringsperiode een pro rata bedrag betalen voor de nieuwe licenties die u heeft aangeschaft. U kunt op elk gewenst moment de extra licenties waarvoor u heeft betaald of de licenties die u niet gebruikt binnen uw abonnement verwijderen via de pagina 'Account en facturering'.

Breng uw CRM naar een ander niveau

Om uw bedrijf te laten floreren, is alleen de aanschaf van een van de populairste CRM-platforms, zoals HubSpot, niet voldoende. Om met HubSpot te groeien en het potentieel ervan te benutten, moet u weten hoe u alle functies die het biedt, kunt gebruiken en benutten. Het toevoegen van gebruikers en het instellen van machtigingen zijn enkele van de eerste stappen die u moet nemen om uw CRM naar een hoger niveau te tillen.

Heeft u problemen ondervonden bij het toevoegen van nieuwe gebruikers? Laat het ons weten in de opmerkingensectie.