Basisprincipes van kennisbeheer die iedereen zou moeten kennen

Hoe kunt u als kenniswerker of persoon die voortdurend leert, de stroom aan informatie die u dagelijks tegenkomt, interpreteren? Het antwoord ligt in persoonlijk kennismanagement (PKM): een systeem waarmee u de kennis die u opdoet, effectief kunt vastleggen, organiseren en gebruiken.

Wat is persoonlijk kennismanagement? Waarom is het belangrijk?

Persoonlijk kennismanagement (PKM) is een gestructureerde en doelbewuste aanpak voor het verzamelen, organiseren en gebruiken van informatie uit verschillende bronnen, zoals persoonlijke ervaringen, boeken, artikelen, podcasts, sociale media, enzovoort.

Met een persoonlijk kennisbeheersysteem maakt u deze kennis toegankelijk en toepasbaar, zodat u zinvolle verbanden kunt leggen en uw kennis kunt gebruiken om problemen op te lossen en betere beslissingen te nemen.

Met PKM wordt een van de grootste beperkingen van de hersenen aangepakt: het vermogen om herinneringen vast te houden. Onze hersenen zijn weliswaar heel goed in het genereren van ideeën, het leggen van verbanden en het oplossen van problemen, maar ze zijn niet optimaal geschikt voor het opslaan en ophalen van informatie, vooral niet op de lange termijn. Dat wordt vaak duidelijker naarmate we ouder worden.

Hierbij komt het PKM -systeem goed van pas: het vergroot uw productiviteit door een tweede brein te creëren dat uw cognitieve vermogens aanvult.

De meeste mensen beschikken al over een kennisbeheersysteem, maar soms zijn deze niet effectief of gefragmenteerd.

Voordat ik bijvoorbeeld van PKM wist , creëerde ik een besloten WhatsApp- groep (zonder leden) waar ik willekeurige gedachten, citaten uit boeken en ideeën die ik niet wilde vergeten, opsloeg. Hoewel het tijdelijk werkt, kan het niet worden uitgebreid of gesorteerd. Het terugvinden van specifieke notities wordt daardoor later een uitdaging.

Een goed startpunt voor het optimaliseren van uw persoonlijke managementsysteem is het begrijpen van de kerncomponenten of -principes ervan.

Kennis verzamelen en opslaan

Kennisverwerving en -opslag omvatten het verzamelen van informatie uit verschillende bronnen en het opslaan ervan in een vertrouwd extern systeem. Onze hersenen zijn beter in het genereren van ideeën dan in het opslaan ervan. Het doel is om ze over te brengen naar een extern systeem.

Enkele effectieve methoden voor het verzamelen en opslaan van kennis zijn:

• Aantekeningen maken : U kunt er de voorkeur aan geven om op een vergelijkbare manier te schrijven in een fysiek notitieboekje of gebruik te maken van speciale notitie-apps of hulpmiddelen voor persoonlijk kennisbeheer, zoals Apple Notes, Google Keep, Obsidian of Logseq.
• Bladwijzer : Sla artikelen, video's en andere online bronnen op met 'later lezen'-hulpmiddelen zoals Pocket, Instapaper of Readwise om waardevolle informatie te bewaren voor later gebruik.
• Audio-/video-opnamen : gebruik hulpmiddelen voor spraakopname of videoconferentie-apps zoals Zoom of Microsoft Teams om vergaderingen, interviews of lezingen op te nemen.

Welke manier u ook kiest, het belangrijkste is dat u alles op één centrale plek vastlegt, of er in ieder geval voor zorgt dat het uiteindelijk daar wordt opgeslagen. Een gedistribueerd systeem, waarbij aantekeningen verspreid zijn over meerdere notitieboeken, applicaties of vellen papier, maakt het lastig om ze terug te vinden en 'ondermijnt' het doel van PKM.

Zorg dat je opnametool makkelijk toegankelijk is. Denk bijvoorbeeld aan een notitieboekje of een app die synchroniseert met meerdere apparaten. Ideeën komen namelijk vaak op momenten dat je ze het minst verwacht. Daarom is het belangrijk dat je een systeem hebt waar je snel naar kunt schakelen. In deze fase hoeft u zich nog niet druk te maken over het perfect opslaan van aantekeningen of ideeën. In de volgende fase heeft u hier alle tijd voor.

Kennis organiseren en ophalen

Met deze stap zorgt u ervoor dat de verzamelde kennis op een manier wordt georganiseerd waardoor u deze eenvoudig kunt terugvinden wanneer nodig, zinvolle verbanden kunt leggen en effectief kunt gebruiken. Om informatie effectief te organiseren en te verwerken, moet u bedenken hoe uw toekomstige zelf die informatie zou benaderen en begrijpen. Een goed georganiseerd PKM-systeem zal twee hoofddoelen bereiken:

• Geef prioriteit aan relevantie : niet alle informatie is het waard om te bewaren. Door te organiseren kunt u het belangrijkste eruit filteren en de rest weglaten.
• Actie ondernemen : georganiseerde kennis is gemakkelijker te begrijpen en toe te passen, of het nu gaat om het omzetten van vergadernotities in uitvoerbare taken, het verdiepen van kennis of het synthetiseren van ideeën voor een project.

U wilt dus een logische en samenhangende structuur creëren bij het ordenen van informatie. Dit systeem moet worden afgestemd op uw individuele behoeften en workflow. Hier zijn enkele benaderingen die u kunt overwegen:

• Mappen en labels : gebruik mappen of labels om gerelateerde informatie te groeperen. U kunt bijvoorbeeld notities ordenen op project, onderwerp of aandachtsgebied (bijvoorbeeld Werkprojecten,
• Persoonlijke ontwikkeling of gezondheid en fitness). Met tags voegt u een specifieke laag toe, zodat u eenvoudig notities kunt doorzoeken op trefwoord.
• Koppelen : Gebruik hulpmiddelen waarmee u eenvoudig notities of ideeën kunt koppelen (zoals Obsidian of Logseq). Hiermee wordt de werking van uw hersenen gesimuleerd: er ontstaat een netwerk van verbindingen waarmee u de relaties tussen verschillende stukjes kennis kunt zien.
• Voeg relevante context toe : bijvoorbeeld datum, tijd, locatie of bron. Zorg voor een referentiekader dat u kan helpen bij het herinneren. Probeer daarnaast de informatie in uw eigen woorden samen te vatten. Dit helpt u om de stof beter te begrijpen en zorgt er tegelijkertijd voor dat u de informatie ook echt begrijpt.

Wanneer u uw kennis systematisch organiseert, creëert u een logische structuur waarmee u informatie snel kunt vinden, ophalen en gebruiken. Naarmate u meer kennis verzamelt en uw behoeften veranderen, wordt uw PKM-structuur aangepast om nieuwe workflows, prioriteiten en hulpmiddelen te ondersteunen.

Kennis verspreiden en toepassen

Persoonlijk kennismanagement komt echt tot leven wanneer informatie wordt gedeeld en toegepast. Een van de meest effectieve manieren om te bevestigen wat u hebt begrepen en geleerd, is door het met anderen te delen. Dit kan via lesgeven, samenwerking met collega's of een informeel gesprek.

De waarde van een persoonlijk kennisbeheersysteem ligt niet alleen in het delen, maar ook in het vermogen om u te informeren over uw beslissingen en uw acties te sturen. De inzichten die zijn opgeslagen in uw PKM-systeem, kunt u omzetten in takenlijsten of doelen. Zo kunnen e-mails en vergadernotities omgezet worden in uitvoerbare taken, terwijl aantekeningen uit het leiderschapsnotitieboek gebruikt kunnen worden om de teamdynamiek te verbeteren.

Uiteindelijk kan uw persoonlijke kennisbeheersysteem een ​​krachtig hulpmiddel worden voor creatieve probleemoplossing, doordat u verbanden ontdekt tussen ideeën die op het eerste gezicht niets met elkaar te maken hebben. Hierdoor kun je creatieve oplossingen ontdekken die niet voor de hand liggen.

Kortom, een goed ontworpen persoonlijk kennismanagementsysteem is een raamwerk voor het vastleggen, organiseren en toepassen van kennis om leren, besluitvorming en creativiteit te verbeteren. Door deze principes in uw routine te integreren, kunt u uiteenlopende ideeën omzetten in zinvolle inzichten en bruikbare resultaten.