Hoe een PDF in een Excel-bestand in te sluiten

Apparaatkoppelingen

• Android
• iPhone
• Mac
• ramen
• Toestel ontbreekt?

In veel gevallen worden Excel-spreadsheets gebruikt om financiële informatie in een logische indeling te ordenen. En vaak zijn de brongegevens die worden gebruikt om een ​​spreadsheet in te vullen, afkomstig van pdf's van jaarrekeningen en facturen.

Als u de informatie in uw spreadsheet uitgebreider wilt maken, kunt u het PDF-bronbestand insluiten. In dit artikel bespreken we hoe u een PDF kunt insluiten in uw Excel-spreadsheet. Bovendien leert u hoe u de pdf aan het originele bestand koppelt, zodat eventuele wijzigingen in het origineel worden weerspiegeld in de ingesloten kopie.

Opmerking: in Excel voor Mac zijn objecten zoals pdf's NIET toegestaan, dus hebben we een beperkte oplossing gevonden die u kunt gebruiken.

Een PDF insluiten in Excel op een Mac

Zoals eerder vermeld, kunt u vanwege beveiligingsproblemen en het beleid van Apple niet "rechtstreeks" een PDF in Excel voor Mac insluiten zoals u dat kunt met Windows. We hebben echter een alternatieve oplossing ontdekt die mogelijk voor u werkt. Normaal gesproken voegt u een "object" toe, dat is het PDF-bestand, en u kunt dubbelklikken op de afbeelding om het bestand te openen of met de rechtermuisknop klikken en "Openen" kiezen. Bij het maken van de ingesloten PDF geeft de Mac in plaats daarvan de foutmelding "Kan object niet invoegen" weer. Met Mac kun je nog steeds Office-bestandsobjecten invoegen omdat het de app van het bestand (Word, Excel, enz.) kan scannen en een beveiligingscontrole kan uitvoeren, maar al het andere is nietig.

Met de optie die we hebben ontdekt, kun je een afbeelding of pictogram als bestand invoegen en er vervolgens een koppeling aan toevoegen, waarbij je in wezen hetzelfde doet als het invoegen van het PDF-object, maar met beperkingen. Een verschil is dat u de bron in de spreadsheet moet opnemen (als een ander tabblad) of een URL moet gebruiken die naar de gedeelde pdf in de cloud gaat. Anders heeft de ontvanger er geen toegang toe. Bovendien moet u een miniatuur maken (algemene creatie of een screenshot), ervoor kiezen om een ​​afbeelding in Excel te gebruiken die uit het bestand is verkregen, of bladeren naar een generieke afbeelding in de Office-bibliotheek. Volg de onderstaande stappen om een ​​PDF-bestand toe te voegen aan een Excel-spreadsheet op macOS.

Pdf's toevoegen aan Excel Mac met behulp van Spreadsheet-tabbladen

Deze methode converteert PDF's naar afbeeldingen die u in nieuwe Excel-tabbladen op uw Mac Excel-spreadsheet kunt plakken of ze in nieuwe kunt plaatsen en koppelen. U maakt miniatuurafbeeldingen van elke PDF of gebruikt pictogrammen om tijd te besparen, en vervolgens voegt u hyperlinks toe die naar de overeenkomstige PDF-tabbladen of -bladen gaan.

1. PDF-afbeelding maken: converteer de PDF naar een afbeelding met behulp van software van derden of een PDF-naar-afbeelding-website.
2. Maak een miniatuurafbeelding: maak uw miniatuur voor de PDF om te gebruiken in de Excel-spreadsheet. Maak een screenshot, verklein de PDF-afbeelding of gebruik een generieke afbeelding in de Office-bibliotheek.
3. Voeg de pdf-afbeelding toe: kopieer/plak deze in een nieuw tabblad in het hoofd-Excel-spreadsheet.
4. Open "Excel" en de werkmap waarin u de PDF wilt insluiten.
   
5. Klik op het pictogram "+" naast de tabbladen onderaan om een ​​nieuw tabblad te maken voor de PDF-afbeelding die u in "Stap 1" hebt gemaakt.
6. Kies de cel op het nieuwe tabblad waar u de PDF-afbeelding wilt plakken en selecteer vervolgens "Invoegen -> Afbeeldingen -> Afbeelding uit bestand..."
7. Blader en selecteer de PDF-afbeelding en klik vervolgens op 'Invoegen'.
8. Controleer de plaatsing van de PDF-afbeelding om er zeker van te zijn dat deze eruitziet zoals u wilt.
9. Keer terug naar de hoofdspreadsheetpagina/tabblad. Selecteer de cel waarin u de PDF-miniatuur wilt plaatsen. Deze bevindt zich technisch gezien niet in de cel, maar fungeert als tijdelijke aanduiding voor het invoegen ervan.
   
10. Klik bovenaan op het tabblad "Invoegen" en kies "Foto -> Afbeelding uit bestand..." of "Pictogrammen" , afhankelijk van uw voorkeur.
    
11. Blader naar de afbeelding of het pictogram dat u wilt gebruiken als uw PDF-afbeeldingslink en selecteer deze.
    
12. Wijzig het formaat van de afbeelding zodat deze in uw spreadsheet past. Je kunt het ook bijsnijden om witruimte te verwijderen.
    
13. Nu u uw miniatuur hebt, klikt u met de rechtermuisknop (of tikt u met twee vingers) op de afbeelding/het pictogram en selecteert u 'Hyperlink'.
    
14. Selecteer het menutabblad "Dit document" , kies de naam van het PDF-tabblad en klik vervolgens op "OK". om het te koppelen.
15. Test de link door met de rechtermuisknop te klikken of met twee vingers op de afbeelding te tikken en 'Hyperlink openen' te kiezen.
16.  
17.  
18. en klik op "Selecteren" om de bestandsbrowser te openen. Kies de PDF-afbeelding die u hebt en klik op "OK" om deze in te voegen.
19.  
20.  
21. Zorg er voor gehoste bronnen (de cloud of een website) voor dat u het tabblad "Webpagina of bestand" hebt geselecteerd en kopieer en plak vervolgens de URL voor de pdf in het daarvoor bestemde vak. Klik op "OK" om de link voor de afbeelding op te slaan.
22. Voor PDF's die u naar afbeeldingen hebt geconverteerd, plaatst u de afbeelding in een nieuw tabblad (onderaan de spreadsheet), selecteert u vervolgens het menutabblad "Dit document" en klikt u op "Selecteren" om de bestandsbrowser te openen. Kies de PDF-afbeelding en klik op "OK" om deze in te voegen.
23. Zoek en selecteer het PDF-bestand dat u wilt koppelen aan de miniatuur op de spreadsheet.
    
24. Klik op de knop "OK".
    
25. Om de pdf te openen, dubbelklikt u op het pictogram of klikt u met de rechtermuisknop (of tikt u met twee vingers) op de miniatuur en kiest u 'Hyperlink openen'.
    

Nadat u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, krijgt u een ingesloten PDF-bestand in uw Excel voor Mac-spreadsheet. Dubbelklik op de afbeelding om het PDF-bestand te openen of klik er met de rechtermuisknop op en selecteer 'Hyperlink openen'. Zo eenvoudig is het!

Pdf's toevoegen aan Excel Mac met behulp van een gecomprimeerde map

Aangezien u geen pdf kunt insluiten in Excel voor Mac, kunt u op zijn minst een map maken met de hoofdspreadsheet en alle pdf's. Zodra je dat hebt, kun je de map zippen en in een e-mail verzenden of delen zoals je wilt. Alle bestanden bevinden zich in die map, dus linken naar pdf's zou goed moeten werken.

Compatibiliteit : dit proces werkt voor Windows en macOS, maar werkt mogelijk niet voor iOS-apparaten (iPhone, iPad), tenzij ze een manier bevatten om pdf's te bekijken.

1. Maak een map: maak een nieuwe map en geef deze een naam die verband houdt met de spreadsheet.
2. Voeg de bestanden toe: Voeg het Excel-spreadsheet toe aan de map en alle vereiste pdf's.
3. PDF-miniaturen maken: maak schermafbeeldingen van de PDF's en verklein de grootte om ze te gebruiken als miniatuurlinks in de hoofdspreadsheet. U kunt desgewenst ook generieke pictogrammen uit de bibliotheek van Office gebruiken.
4. Open "Excel" en de werkmap waarin u de PDF wilt insluiten.
5. Selecteer de cel waarin u de PDF-miniatuur wilt plaatsen. De afbeelding bevindt zich technisch gezien niet in de cel, maar fungeert als tijdelijke aanduiding voor het invoegen ervan.
6. Klik bovenaan op het tabblad "Invoegen" en kies "Foto -> Afbeelding uit bestand ..." of "Pictogrammen" als u generieke Office-afbeeldingen als miniaturen gebruikt.
   
7. Blader naar de gemaakte miniatuurafbeelding of het pictogram dat u als uw PDF-link wilt gebruiken.
8. Wijzig het formaat van de afbeelding zodat deze in uw spreadsheet past. Je kunt het ook bijsnijden om witruimte te verwijderen.
9. Klik met de rechtermuisknop (of tik met twee vingers) op de afbeelding/het pictogram en selecteer "Hyperlink..."
10.  
11. , of maak een nieuwe met de pdf en sla deze op in een map die u kunt zippen met de huidige spreadsheet.
12. Voor PDF's die u naar afbeeldingen hebt geconverteerd, plaatst u de afbeelding in een nieuw tabblad (onderaan de spreadsheet), selecteert u vervolgens het menutabblad "Dit document" en klikt u op "Selecteren" om de bestandsbrowser te openen. Kies de PDF-afbeelding en klik op "OK" om deze in te voegen.
13.  
14. Zoek en selecteer het PDF-bestand dat u wilt koppelen aan de miniatuur op de spreadsheet.
15. 
16. Klik op de knop "OK".
17. 
18. Om de pdf te openen, dubbelklikt u op het pictogram of klikt u met de rechtermuisknop (of tikt u met twee vingers) op de miniatuur en kiest u 'Hyperlink openen'.
19. 

Door de stappen te volgen om een ​​pdf te koppelen in Excel op Mac, krijg je een spreadsheet die werkt voor zowel Mac als Windows, zolang je ook het gekoppelde bestand toevoegt.

Een PDF in Excel insluiten op een Windows-pc

Een pdf insluiten in uw Excel-spreadsheet in Windows is veel eenvoudiger dan op een Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11, enz. staan ​​OLE-objecten toe, dus u kunt de optie "Invoegen -> Object" gebruiken. In tegenstelling tot op Mac, kunt u de afbeelding desgewenst laten bijwerken zoals het bestand doet. Die optie heeft echter beveiligingsrisico's, dus de meeste laten een miniatuur op hun plaats en noemen het de dag. Hier leest u hoe u een PDF insluit in Excel op Windows.

1. Start "Excel" en vervolgens de spreadsheet waarin u wilt werken.
   
2. Selecteer via het lint het tabblad “Invoegen” .
   
3. Klik op 'Tekst' en vervolgens op 'Object'.
   
4. Kies het tabblad "Maken van bestand" en klik vervolgens op "Bladeren" om uw bestand te vinden.
   
5. Selecteer de pdf en kies vervolgens 'Invoegen'.
   
6. Als u in het venster "Object" wilt dat het bestand wordt weergegeven als een pictogram in plaats van als een voorbeeld, vinkt u de optie "Weergeven als pictogram" aan .
   
7. Om een ​​koppeling naar de originele PDF te maken, zodat aangebrachte wijzigingen worden gerepliceerd in het ingesloten bestand, voegt u een vinkje toe aan het vak "Koppelen aan bestand" . U moet de bijgewerkte afbeeldingen ook toestaan ​​in Instellingen.
   
8. Klik op "OK" om de wijzigingen op te slaan.
   
9. Klik met de rechtermuisknop op het ingesloten object (PDF) en kies vervolgens "Object opmaken..."
   
10. Klik op het tabblad "Eigenschappen" en selecteer de optie "Verplaatsen en formaat met cellen" .
    
11. Klik op "OK" om de wijzigingen op te slaan. Het pictogram wordt nu uitgerekt als u de grootte van de cellen wijzigt.
    

Een PDF in Excel insluiten op een iPad

Excel heeft een iOS-app die desktopfunctionaliteit biedt. Volg deze stappen om uw PDF-bestand in een spreadsheet in te sluiten.

1. Open de app "Excel" en vervolgens de spreadsheet waarin u het PDF-bestand wilt insluiten.
   
2. Selecteer op het lint het tabblad "Invoegen".
   
3. Tik op de opties "Tekst" en vervolgens "Object".
4. Klik op het tabblad "Maken van bestand" en selecteer vervolgens "Bladeren".
5. Kies de bestandslocatie, bijvoorbeeld 'iCloud', selecteer de pdf en vervolgens 'Openen'.
6. Schakel in het venster "Object" het selectievakje "Weergeven als pictogram" in om het bestand als een pictogram weer te geven. Als dit niet het geval is, wordt een voorbeeld van de PDF weergegeven.
7. Om naar het originele PDF-bestand te linken, zodat wijzigingen in het origineel worden bijgewerkt naar het ingesloten bestand, selecteert u de optie "Link naar bestand".
8. Tik op "OK" om de wijzigingen toe te passen.
   Het bestandspictogram wordt standaard bovenaan de cellen weergegeven. Doe het volgende zodat het pictogram automatisch past als u de grootte van de cellen wijzigt:
9. Houd het PDF-bestand ingedrukt en kies 'Format Object...'.
10. Tik op het tabblad "Eigenschappen" en selecteer de optie "Verplaatsen en formaat met cellen".
11. Tik op "OK".

Een PDF in Excel insluiten op een iPhone

Volg deze stappen om een ​​PDF-bestand in uw spreadsheet in te sluiten via de Excel voor iOS-app:

1. Open de Excel-app.
   
2. Open de spreadsheet waarin u het PDF-bestand wilt insluiten.
   
3. Tik via het lint op het tabblad “Invoegen”.
   
4. Tik op 'Tekst' en vervolgens op 'Object'.
5. Kies het tabblad 'Maken van bestand' en vervolgens 'Bladeren'.
6. Kies de locatie van het bestand, bijvoorbeeld 'Dropbox'.
7.  Selecteer de pdf en vervolgens 'Openen'.
8. Selecteer in het venster "Object" het selectievakje "Weergeven als pictogram" om het bestand als een pictogram weer te geven; anders wordt een voorbeeld van de PDF weergegeven.
9. Als u wilt dat wijzigingen in het originele PDF-bestand worden bijgewerkt in de ingesloten versie, kiest u de optie "Koppelen aan bestand".
10. Tik op "OK" om de wijzigingen op te slaan.
    Het pictogram wordt standaard bovenaan de cellen weergegeven. Voor een autofit die zich aanpast als u de kolomgrootte wijzigt, doet u het volgende:
11. Druk lang op de pdf en selecteer vervolgens 'Object opmaken...'.
12. Kies het tabblad "Eigenschappen" en selecteer de optie "Verplaats en formaat met cellen".
13. Tik op "OK".

Een PDF in Excel insluiten op een Android-apparaat

Volg deze stappen via de Excel voor Android-app om een ​​PDF-bestand in uw spreadsheet in te sluiten:

1. Start de "Excel" -app.
   
2. Open de werkmap waarin u wilt werken.
   
3. Kies via het lint het tabblad “Invoegen”.
   
4. Tik op de opties "Tekst" en vervolgens "Object".
5. Tik op het tabblad 'Maken van bestand' en vervolgens op 'Bladeren'.
6. Kies de locatie van het bestand, bijvoorbeeld 'Google Drive'.
7.  Tik op de pdf en vervolgens op 'Openen'.
8. Vanuit het venster "Object" kunt u de PDF weergeven als een pictogram door de optie "Weergeven als pictogram" aan te vinken. Anders wordt er een voorbeeld weergegeven.
9. Vink het selectievakje "Link naar bestand" aan om een ​​live link naar de originele PDF te maken, zodat eventuele wijzigingen in de originele versie worden bijgewerkt in de ingesloten versie.
10. Tik op "OK" om de wijzigingen op te slaan.
    Standaard wordt het pictogram weergegeven bovenop uw Excel-cellen. Doe het volgende om ervoor te zorgen dat het automatisch wordt aangepast en zich aanpast aan de grootte van kolommen:
11. Houd het PDF-bestand ingedrukt en selecteer vervolgens 'Object opmaken...'.
12. Kies het tabblad "Eigenschappen" en vink de optie "Verplaatsen en formaat met cellen" aan.
13. Tik op "OK" om de wijzigingen toe te passen.

Uitgebreide rapportage in Excel

Excel-spreadsheets zijn uitstekend geschikt voor het opslaan, organiseren en analyseren van financiële gegevens. De functies bieden gemak en helpen om rapportages zo compleet mogelijk te maken.

Excel maakt het opnemen van bronbestanden ter referentie mogelijk, met de extra optie om bestanden in te sluiten. Het ondersteunt populaire bestandstypen, waaronder pdf's. Je hebt de mogelijkheid om het bestand weer te geven als een pictogram of als voorbeeld. U kunt ook een koppeling naar het originele bestand maken, zodat eventuele aangebrachte wijzigingen worden weergegeven in de ingesloten versie.

Welke andere Excel-functies gebruikt u voor uitgebreide rapportage? Vertel het ons in de comments hieronder.