Hoe te controleren wie een vergadering in Outlook heeft geaccepteerd

Apparaatkoppelingen

• Android
• iPhone
• Mac
• ramen
• Toestel ontbreekt?

Als u regelmatig bijeenkomsten organiseert, begrijpt u hoe belangrijk het is om reacties op uw uitnodigingen te krijgen. Raden wie een vergadering zal bijwonen, is een enorm probleem dat om verschillende redenen een treinwrak kan veroorzaken bij een verder goed georganiseerd evenement. U wilt er ook zeker van zijn dat de mensen die u uitnodigt om op een vergadering te spreken, ook daadwerkelijk komen opdagen.

Gelukkig hoef je niet het risico te lopen in verlegenheid te worden gebracht of geld te verliezen als gevolg van een rampzalige vergadering. Microsoft Office is de leider in digitale agenda-apps. Een van de beste functies is het bijhouden van geplande evenementen die u in de app maakt. Nadat u de uitnodigingen hebt verzonden, kunt u gewoon wachten op reacties op uw digitale RSVP.

Heeft u hulp nodig bij het controleren wie uw vergaderverzoek heeft geaccepteerd in Microsoft Outlook? Dit artikel bevat instructies voor organisatoren van Outlook-vergaderingen om te zien welke deelnemers op de uitnodiging reageren. De stappen zijn stapsgewijs samengesteld om het proces te stroomlijnen.

Controleren wie Meeting Outlook op een Windows-pc heeft geaccepteerd

Nadat u een vergadering hebt gemaakt, wordt u de organisator van de vergadering. Als organisator heb je toegang tot meer details over de vergadering dan deelnemers, en je kunt de status van de deelnemers zo vaak bekijken als je wilt. U kunt indien nodig ook hun e-mailadressen zien voor aanvullende correspondentie.

Gebruik de volglijst in Microsoft Outlook om reacties op vergaderingen te zien met deze stappen:

1. Klik op de knop "Agenda" in Outlook.
   
2. Dubbelklik op de vergadering waarvan u de deelnemersstatus wilt controleren.
   
3. Klik op de optie "Trackingstatus weergeven".
   

De laatste stap opent een presentielijst voor vergaderingen. In de kolom Reactie ziet u of de door u uitgenodigde personen de uitnodiging hebben geaccepteerd, afgewezen of niet hebben gereageerd. Onthoud dat een deelnemer niet verplicht is om je een antwoord te sturen. Als ze dat echter niet doen, kun je hun aanwezigheid niet volgen via de app.

Als je contact wilt opnemen met genodigden die op de een of andere manier niet hebben gereageerd, kun je contact opnemen via e-mail.

Alleen de organisator van de vergadering kan het volgmenu bekijken. Als je de vergadering hebt gegenereerd met Microsoft 365 , kunnen alle deelnemers die dezelfde app gebruiken ook de reacties op de uitnodiging bekijken.

Controleren wie Meeting Outlook op een Mac heeft geaccepteerd

Wanneer u een vergadering plant met Microsoft Outlook op Mac , kan de deelnemer deze onmiddellijk accepteren. Ze kunnen ook hun reactie bewerken en een ander tijdstip voor een ontmoeting met u aanvragen. Dan heb je dezelfde mogelijkheden om op hun voorstel te reageren.

Genodigden kunnen ook voorlopig accepteren, weigeren of ervoor kiezen om niet te reageren. U kunt de antwoorden van deelnemers op uw uitnodiging bekijken door de onderstaande stappen te volgen.

1. Vooruitzichten openen
   
2. Ga naar de Kalender.
   
3. Zoek de vergadering om reacties te bekijken.
   
4. Tik op de knop "Planning" in het lint.
   

Vervolgens ziet u een antwoord naast elke deelnemer, met name degenen die mogelijk de optie "Reageer nu" hebben gebruikt en meteen hebben geaccepteerd. Genodigden kunnen er ook voor kiezen om hun reactie af te wijzen of uit te stellen.

Er is geen optie voor u om de datum of het tijdstip te bekijken waarop antwoorden door de deelnemer naar u zijn verzonden. Als u een tijdstempel nodig hebt voor reacties, kunt u de ontvangen e-mailmeldingen opslaan om bij te houden wanneer reacties zijn ontvangen.

U ziet de reacties op uw uitnodiging in een tabel staan. Dit kan een probleem vormen omdat u de lijst niet kunt sorteren en filteren. Hier is een methode waarmee u uw antwoorden kunt sorteren:

1. Kies de optie "Status kopiëren naar klembord". De volledige lijst staat op uw computer.
2. Open de Excel-app op uw apparaat of download en installeer deze indien nodig.
   
3. Plak de lijst in Excel en sorteer en filter naar wens.
   

Het maximale aantal ontvangers dat u kunt volgen in de Mac Outlook-app is 500 per e-mail. Een distributielijst telt echter als slechts één ontvanger. U moet ook een bijgewerkte versie van Outlook hebben om de reacties van deelnemers voor grote vergaderingen bij te houden.

Controleren wie Meeting Outlook op een iPhone heeft geaccepteerd

Controleren wie uw vergadering bijwoont, is handiger met Outlook op een iPhone. Je hebt de vrijheid om overal heen te gaan en toch te controleren wie er aanwezig zal zijn als je plannen afrondt. Om van dit voordeel te genieten, moet u eerst de Microsoft Outlook-app downloaden.

Instructies voor het downloaden van de Microsoft Outlook-app zijn als volgt (als u deze nog niet heeft):

1. Ga naar de App Store op uw apparaat.
   
2. Zoek naar 'Microsoft Outlook'.
   
3. Tik op 'Installeren' en voer vervolgens uw Apple ID in.
   

U bent nu klaar om Outlook te gebruiken om de antwoorden van deelnemers op uw uitnodiging te controleren. Begin met het volgende te doen:

1. Synchroniseer het Microsoft Outlook-account met uw iPhone.
   
2. Selecteer "Kalender" in het navigatievenster.
   
3. Dubbelklik op de vergadering die u wilt controleren.
   
4. Klik op het tabblad "Vergadering".
5. Selecteer de optie "Volgen".
6. Kies 'Bekijk volgstatus' om de reacties van de genodigden te zien.
   

Gebeurtenissen die op uw computer zijn toegevoegd, vullen uw apparaat zodra de Outlook-agenda wordt gesynchroniseerd met uw iPhone. Houd er rekening mee dat de vergadering in uw primaire agenda moet zijn gemaakt voordat u informatie over de deelnemers kunt bekijken. U kunt reacties van de mensen die u uitnodigt niet volgen vanuit een secundaire agenda.

Hoe te controleren wie Meeting Outlook op een Android-telefoon heeft geaccepteerd?

Als u een Android-apparaat gebruikt, beschikt u over meer mobiliteit tijdens het organiseren van uw vergadering. Ontdek onderweg wie uw uitnodiging voor een vergadering op uw Android-telefoon heeft geaccepteerd. Voordat u dit kunt controleren, moet u echter eerst de Microsoft Outlook voor Android-app naar uw apparaat downloaden.

Instructies voor het downloaden van de app Microsoft Outlook voor Android (als u dat nog niet heeft gedaan):

1. Zoek de Play Store- app op je telefoon.
   
2. Zoek naar en selecteer vervolgens de Outlook-app.
3. Tik op de knop "Installeren".
   
4. Open de app en ga aan de slag.
   

Zodra je de app hebt, is het tijd om de app met je telefoon te synchroniseren. De informatie over de vergadering wordt automatisch op uw telefoon weergegeven als deze is ingesteld op uw computer of tablet. Wanneer het synchroniseren is voltooid, kunt u de reacties op uw uitnodiging voor een vergadering bekijken met uw Android-apparaat. Volg deze stappen om aan de slag te gaan:

1. Selecteer "Agenda" in de Outlook-app.
   
2. Open de vergadering waarvan u wilt controleren wie aanwezig is.
   
3. Tik op de optie "Trackingstatus bekijken".
   

Linksboven in het vergadervenster ziet u de reacties van de deelnemers. Hier kunt u de namen bekijken van genodigden die hebben geaccepteerd en geweigerd. Deelnemers die op dat punt niet hebben gereageerd, hebben "geen" naast hun naam als status. U kunt ervoor kiezen om contact met hen op te nemen via e-mail of later terug te komen om te zien of ze reageren.

Je bent van harte uitgenodigd

Outlook is een handig hulpmiddel om een ​​vergadering van elke omvang te plannen. U kunt een vergadering van vijf- tot vijfhonderd genodigden coördineren en toch bijhouden hoeveel er komen. De instructies voor het downloaden en gebruiken van de Outlook-app zijn vrij eenvoudig. Maar de beloningen voor het gebruik van Outlook om een ​​uitnodiging voor een vergadering efficiënt bij te houden, zijn onbetaalbaar.

Gebruikt u Outlook voor andere dan zakelijke vergaderingen? Vertel ons voor welke andere evenementen je de app hebt gebruikt in het gedeelte Opmerkingen hieronder.