Hoe u een handtekening toevoegt in Outlook

De meeste professionals voegen tegenwoordig een handtekening toe aan hun e-mails. Hierdoor weten de ontvangers precies met wie ze communiceren. Sommige handtekeningen zijn gepersonaliseerd voor individuen, andere volgen een bedrijfsformat.

Als u wilt leren hoe u uw eigen handtekening in Outlook kunt toevoegen, bent u hier aan het juiste adres. In dit artikel wordt alles uitgelegd wat u moet weten.

Stappen om uw handtekening toe te voegen in Outlook

Als u een handtekening wilt maken om aan het einde van uw e-mails toe te voegen, en deze ook als uw standaardhandtekening wilt selecteren, zult u blij zijn te weten dat dit een relatief eenvoudig proces is. Zo voegt u uw handtekening toe in Outlook:

1. Log in op uw Outlook-account.
   
2. Klik op ‘Instellingen bekijken’.
   
3. Selecteer 'Opstellen en beantwoorden', waarmee u naar het scherm E-mailhandtekeningen gaat.
   
4. Klik op 'Nieuwe handtekening' en geef deze een naam.
   
5. Typ hieronder uw handtekening in het bewerkingsgebied.
   
6. Druk op ‘Opslaan’.
   
7. Klik onder 'Standaardhandtekeningen selecteren' op uw nieuw gemaakte handtekening en pas deze toe op nieuwe berichten en op doorgestuurde berichten.
   
8. Druk nogmaals op “Opslaan” om de wijziging te bevestigen.
   

Pas uw Outlook-handtekening aan

Nadat u uw handtekening heeft ingesteld en opgeslagen, kunt u deze onderaan het bewerkingsvak aanpassen aan uw persoonlijke voorkeuren. U beschikt over een reeks opties om uw handtekening te personaliseren, zodat deze uniek is voor uw ontvangers. Zorg ervoor dat u experimenteert met de beschikbare opties om uw handtekening te laten opvallen.

Niet alle opties staan ​​op deze lijst, dus probeer ze allemaal zelf uit om te zien of ze bij uw voorkeuren passen. Let op: als u niet zeker weet welk pictogram een ​​functie vertegenwoordigt, beweeg dan uw cursor erover zodat de naam op het scherm verschijnt.

Afbeeldingen inline invoegen

Misschien wilt u een bedrijfslogo of afbeelding aan uw handtekening toevoegen. Met deze optie kunt u door gedownloade afbeeldingen op uw apparaat bladeren en deze in uw handtekening opnemen. Nadat je een afbeelding hebt gekozen en op 'Invoegen' hebt geklikt, kun je het formaat naar wens aanpassen.

Lettertype en lettergrootte

Door op de optie Lettertype te klikken, verschijnt er een vervolgkeuzelijst op het scherm met alle beschikbare lettertypen. Rechts van de optie “Lettertype” bevindt zich het pictogram “Lettergrootte”. Door op deze functieknop te tikken, verschijnt een soortgelijke vervolgkeuzelijst waarin u de grootte van het lettertype van uw handtekening kunt kiezen.

Vet, cursief en onderstreept

U kunt uw handtekening ook geheel of gedeeltelijk vetgedrukt maken, cursief maken en onderstrepen. Om dit te doen, markeert u gewoon de tekst die u wilt wijzigen en klikt u eenvoudig op de functieknop om het gewenste effect te krijgen, waarna de wijzigingen onmiddellijk zichtbaar zijn.

Omgekeerd, als u het tegenovergestelde wilt doen en een van deze effecten ongedaan wilt maken, markeert u gewoon de tekst en drukt u nogmaals op de gewenste functieknop.

Sneltoetsen:

• Vet: Ctrl + B
• Cursief: Ctrl + I
• Onderstrepen: Ctrl + U

Markeer en kleur

Als u belangrijke informatie over uw handtekening wilt benadrukken, gebruikt u de functie 'Markeren'. Om tekst te markeren, drukt u eerst op het pijltje naar beneden rechts van de functieknop “Markeren” en kiest u de kleur die u wilt gebruiken. Sleep vervolgens uw cursor over de tekst die u wilt markeren en druk op de functieknop “Markeren”.

Eenmaal voltooid, zal de achtergrond van uw geselecteerde tekst de gewenste kleur hebben, terwijl uw lettertypekleur hetzelfde blijft.

Uw lettertypekleur is altijd automatisch zwart. Om dit te veranderen, drukt u op de pijl-omlaag op de functieknop "Letterkleur", kiest u de gewenste kleur en begint u vervolgens met het typen van uw handtekening. Als u al bent begonnen met typen, markeer dan de getypte tekst en druk nogmaals op de knop 'Letterkleur'. De kleur van uw lettertype verandert.

U kunt beide functies samen gebruiken om een ​​uniek gekleurde en opvallende handtekening te creëren.

Opsommingstekens en nummering

Om een ​​lijst met opsommingstekens te maken of een genummerde lijst voor verkorte informatie toe te voegen, drukt u op de overeenkomstige functieknoppen. Als uw informatie al aanwezig is, markeer dan de tekst en druk waar nodig op de knop "Enter" op het toetsenbord om informatie te splitsen en opsommingstekens of cijfers aan uw lijst toe te voegen.

Sneltoetsen:

• Opsommingstekens: Ctrl +
• Nummering: Ctrl + /

Inspringen naar links of naar rechts

Als u deze functieknoppen gebruikt, wordt uw tekst dichter of verder weg van de linkermarge op uw scherm geplaatst. Om gebruik te maken van deze functie hoeft u alleen maar de tekst te markeren die u wilt verplaatsen en op 'Rechts inspringen' te drukken om de tekst een aantal spaties naar rechts te verplaatsen. Omgekeerd, als u wilt dat uw tekst dichter bij de linkermarge komt, drukt u op 'Links inspringen'.

Citaat

Deze functie voegt een citaatstijl toe aan gemarkeerde tekst om specifieke informatie te laten opvallen, of het nu gaat om het herhalen van belangrijke informatie van uzelf of van iemand anders. Om deze functie uit te voeren, markeert u de tekst die u wilt citeren en drukt u op de functieknop "Quote".

Lijn links, rechts en midden uit

Met deze drie opties wordt alle tekst naar de zijkant of het midden van uw scherm verplaatst, afhankelijk van uw voorkeuren. Dit kan om verschillende redenen nuttig zijn, maar centraal of rechts uitlijnen kan esthetisch aantrekkelijker zijn dan de standaard linkse uitlijning.

Als u op een van beide functieknoppen drukt, wordt uw tekst automatisch uitgelijnd zonder dat u iets hoeft te markeren.

Hyperlink toevoegen of verwijderen

Voeg een link toe aan uw handtekening door tekst te markeren en op de knop “Hyperlink” te drukken. Vanaf hier hoeft u alleen maar de URL te typen of te plakken in het vak dat verschijnt en op “OK” te klikken om uw link in te sluiten. U weet dat dit is gelukt, aangezien de tekst nu blauw wordt onderstreept.

Sneltoets:

• Hyperlink toevoegen: Ctrl + K

Als u uw hyperlink wilt verwijderen, markeert u de blauw onderstreepte tekst, drukt u op de 3 stippen (...) rechtsonder in het bewerkingsvak en klikt u op 'Hyperlink verwijderen'.

Ongedaan maken en opnieuw uitvoeren

Maak uw laatste actie ongedaan door op de 3 stippen (…) te drukken en op de knop “Ongedaan maken” te klikken.

• Sneltoets ongedaan maken: Ctrl + Z

Omgekeerd, als dit per ongeluk is gebeurd, moet u op de knop “Opnieuw” drukken, die zich rechts van de toets “Ongedaan maken” bevindt.

• Sneltoets Opnieuw uitvoeren: Ctrl + Y

Verander zaak

Als u op deze knop drukt, verschijnt er een vervolgkeuzelijst met opties waarmee u gemarkeerde of toekomstige geschreven tekst in een bepaald geval kunt wijzigen. Dit omvat 'kleine letters', 'HOOFDLETTERS', 'Elk woord met een hoofdletter schrijven' en de standaard 'hoofdlettergebruik'.

Zorg ervoor dat u op de knop Opslaan drukt zodra u klaar bent met het aanpassen van uw handtekening om uw wijzigingen op te slaan.

Tips en best practices voor het maken van effectieve handtekeningen in Outlook

Zodra uw handtekening klaar is om aan toekomstige correspondentie te worden toegevoegd, moet u ervoor zorgen dat uw eindproduct geschikt is voor de situatie of de ontvanger waarmee u contact opneemt. Hier volgen enkele tips en best practices voor het maken van een effectieve handtekening in Outlook.

Houd uw handtekening eenvoudig

Houd uw handtekening beknopt en to the point. Gebruik slechts één afbeelding die relevant is voor de afbeelding en vermijd het toevoegen van te veel tekst, anders kunnen uw ontvangers uw harde werk over het hoofd zien.

Voeg alleen essentiële informatie toe

Voor een zakelijke handtekening moet u uw gegevens grotendeels beperken tot uw naam, titel, bedrijfstitel, bedrijfslogo en contactgegevens om uw e-mails een professionele uitstraling te geven.

Gebruik consistente branding

Wanneer u een bedrijf vertegenwoordigt, gebruik dan dezelfde lettertypen en kleuren om uniform te blijven met de identiteit ervan.

Als u een eigen bedrijf heeft of een persoonlijke e-mail gebruikt, kunt u uw voornaamwoorden, hoe u uw naam uitspreekt, links naar uw sociale media of andere belangrijke informatie opnemen, zodat uw ontvangers u beter kunnen leren kennen.

Maak extra handtekeningen

Met Outlook kunt u zoveel handtekeningen maken als u wilt, maar drukt u op "Nieuwe handtekening" in het scherm "Opstellen en beantwoorden". Maak een handtekening speciaal voor de eerste keer dat u iemand een e-mail stuurt, zodat hij of zij precies weet wie u bent. Als alternatief kunt u ook een verkorte handtekening gebruiken voor antwoorden en doorgestuurde berichten van mensen die u al kent.

U kunt specifieke handtekeningen toewijzen in de vervolgkeuzemenu's "Nieuwe berichten" en "Antwoorden/doorsturen" in het scherm "Opstellen en beantwoorden" in Outlook.

Test uw handtekeningen

Stuur test-e-mails naar uzelf of collega's om er zeker van te zijn dat uw handtekening wordt weergegeven zoals verwacht en dat eventuele hyperlinks correct functioneren.

Afmelden voor Outlook-handtekeningen

Het maken van een handtekening in Outlook is een eenvoudig proces dat een professioneel tintje aan uw e-mails geeft. Sterker nog, er zijn aanpassingsmogelijkheden om een ​​goed ontworpen handtekening in Outlook te maken en een extra laag van verfijning toe te voegen aan uw elektronische correspondentie. Experimenteer met de beschikbare aangepaste opties om een ​​professionele en gedenkwaardige handtekening te maken die een blijvende indruk op uw ontvangers achterlaat.

Heeft u ooit een handtekening toegevoegd in Outlook? Zo ja, heeft u gebruik gemaakt van de aanpassingsopties die in dit artikel worden beschreven? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder.