Hoe u een vergadering plant in Microsoft Teams

U kunt veel dingen doen om de efficiëntie van uw team te verbeteren, en het gebruik van een samenwerkingshub zoals Microsoft Teams is daar een van. Het is een geweldige communicatietool die u kunt gebruiken om te chatten, bestanden te delen en audio- en videovergaderingen te houden met uw team.

Als u net begint met Teams, weet u misschien niet zeker hoe u een vergadering moet plannen. Er zijn verschillende manieren waarop u dit kunt doen en uw opties zijn afhankelijk van de Microsoft Teams-versie die u gebruikt. In dit artikel geven we je alle details die je moet weten.

Een vergadering plannen in Microsoft Teams

Je Microsoft Teams-account is verbonden met alle Microsoft 365 Group-producten zoals SharePoint, Outlook, Yammer, enz. En de agenda die je in Teams gebruikt, is rechtstreeks verbonden met de Microsoft Exchange-agenda.

Outlook gebruikt ook de Exchange-agenda. Dat betekent dat zodra je een meeting plant via Outlook, deze automatisch in Teams verschijnt en andersom. Zo kunt u een vergadering plannen in Microsoft Teams:

1. Klik in de Teams-chat op het pictogram Een vergadering plannen (onder het vak voor het nieuwe bericht).
2. Selecteer vervolgens Agenda in het linkerdeelvenster en klik vervolgens op Nieuwe vergadering .
3. Er verschijnt een pop-upvenster. U kunt de tijd en datum voor de vergadering selecteren.
4. Als u klaar bent met plannen, klikt u op Opslaan . Daarna wordt het pop-upvenster gesloten en kunt u de uitnodigingen voor de vergadering verzenden met Outlook.

Planning Assistent

In het pop-upvenster kunt u ook de functie van Planningsassistent gebruiken . Deze functie helpt je het juiste moment te vinden voor alle leden van je team, ook voor jou.

Wanneer u deze optie selecteert, kunt u zien wanneer deelnemers aan de vergadering vrij zijn en wanneer ze bezet zijn. Donkerblauw geeft de tijdsloten weer wanneer ze niet beschikbaar zijn. De lichtblauwe tijdvakken zijn de beschikbare tijden en de grijze tijdvakken zijn de niet-werkuren van de deelnemer.

Mensen buiten je team uitnodigen

Een van de geweldige dingen van Microsoft Teams is dat u mensen van buiten uw organisatie kunt uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering.

Ze hoeven niet eens een Microsoft Teams-licentie te hebben. Het enige dat u nodig heeft, is hun naam en e-mailadres, en u kunt de uitnodiging verzenden. Dit is wat u moet doen:

1. Open de optie Vereiste deelnemers toevoegen in het pop-upformulier Nieuwe vergadering.
2. Klik op Optioneel .
3. Voer het e-mailadres van de persoon in.
4. Klik op Uitnodigen , een e-mailuitnodiging zal spoedig in hun inbox belanden.

U kunt ook een vergadering plannen die zal plaatsvinden binnen een specifiek Teams-kanaal. Selecteer Kanaal toevoegen in het formulier Nieuwe vergadering . Als je het eenmaal hebt ingesteld en de uitnodigingen hebt verzonden, kun je het kanaal niet meer wijzigen.

Als u een wijziging moet aanbrengen, moet u nieuwe uitnodigingen maken. Als er een vergadering op een kanaal moet plaatsvinden, kan iedereen die deel uitmaakt van dat team deelnemen aan de vergadering, zelfs als ze de uitnodiging niet hebben ontvangen.

Microsoft Teams gratis editie

Als je een gratis versie van Teams gebruikt, vraag je je misschien af ​​waar de planningsoptie in je app is. Helaas kun je in de gratis versie van Microsoft Teams geen vergadering inplannen.

Maar dat betekent niet dat je helemaal niet kunt vergaderen. De app heeft de Meet Now- optie voor als je het team snel moet verzamelen.

Het enige dat u hoeft te doen, is op het camerapictogram naast Nu vergaderen klikken en vervolgens alle namen selecteren van mensen die de vergadering zullen bijwonen. Deze functie is ook beschikbaar voor op abonnementen gebaseerde Teams-accounts.

Meer over Microsoft Teamvergaderingen

U kunt maximaal 250 personen in een enkele Teams-vergadering hebben. U kunt echter niet elke deelnemer tegelijkertijd zien. Vóór recente updates kon je maximaal vier actieve deelnemers aan een gesprek zien. Nu kunt u negen deelnemers tegelijk op het scherm hebben. Maar de nieuwe update bracht een aantal andere opwindende innovaties met zich mee.

Deelnemers aan Microsoft Teams-vergaderingen hebben nu een betere geluidskwaliteit en aangepaste achtergronden voor de vergaderingen. U kunt ook een video vastzetten als u meer aandacht wilt besteden aan een bepaalde deelnemer aan de vergadering. Andere vergadergerelateerde functies zijn onder meer een virtuele lobby, scherm delen en interactieve probleemoplossing.

Breng uw team(s) dichterbij

Er zijn veel manieren waarop je je werkplek efficiënter kunt maken met Microsoft Teams. Het is meestal een op chat gebaseerde en app voor het delen van bestanden. Maar het is ook een fantastisch hulpmiddel wanneer u een videoconferentie met uw team moet houden.

Het plannen van een vergadering met een planningsassistent maakt de logistiek van het vinden van het juiste moment veel comfortabeler. En als iemand geen deel uitmaakt van uw organisatie of team, kan deze alsnog lid worden. Stuur ze gewoon een uitnodiging via e-mail.

Heb je ooit een Microsoft Teams Meeting bijgewoond? Of een geplande? Laat het ons weten in de comments hieronder.