Plan betrouwbare back-ups voor ONLYOFFICE Workspace

Voor een zelfgehoste ONLYOFFICE Workspace-portal kunt u geplande back-ups inschakelen in het Configuratiescherm onder Algemene instellingen > Back-up > Automatische back-up , een bestemming kiezen, een schema en bewaartermijn instellen en vervolgens opslaan. ONLYOFFICE Workspace Cloud gebruikt een vergelijkbare optie in Instellingen > Gegevensbeheer > Back-up , maar automatische back-up is alleen beschikbaar in abonnementen die deze functie bevatten. Een opgeslagen schema is slechts het begin: controleer of een archief de bestemming bereikt en bewaar een herstelkopie apart van de portal.

Deze handleiding richt zich op de ingebouwde automatische back-upfunctie die is gedocumenteerd voor ONLYOFFICE Workspace. De menu-aanduidingen en beschikbare bestemmingen kunnen variëren afhankelijk van de implementatie en gekoppelde integraties. Raadpleeg voor de huidige productstappen de instructies voor back-up en herstel via het Configuratiescherm van ONLYOFFICE .

Voordat u automatische back-ups inschakelt

Een back-up is een herstelbaar archief van portalgegevens. In het zelfgehoste Configuratiescherm heeft de mailserver mogelijk aanvullende toegangsinstellingen nodig voor mailbestanden; raadpleeg de aparte instructies van ONLYOFFICE voor het maken van back-ups van mailgegevens voor uw implementatie. De gekoppelde mailprocedure vermeldt expliciet dat deze niet van toepassing is op Windows. Retentie geeft aan hoeveel back-upkopieën het systeem bewaart voordat oudere kopieën worden verwijderd. Kies instellingen waarbij zowel herstel- als opslagcapaciteit in acht worden genomen.

• Controleer uw versie en toegangsrechten. Voor een serverinstallatie meldt u zich aan met een beheerdersaccount en controleert u of u het Configuratiescherm kunt openen. Controleer bij de cloudversie of uw abonnement automatische back-ups omvat.
• Selecteer een bestemming. Het Configuratiescherm ondersteunt de module Documenten en ondersteunde externe opslagservices die aan Documenten zijn gekoppeld, waaronder services zoals Google Drive en WebDAV. Een account van een externe partij moet zijn gekoppeld, gedeeld en in de map Algemene documenten zijn geplaatst voordat het kan worden geselecteerd. Tijdelijke opslag is bedoeld voor handmatige back-ups en is geen bestemming voor automatische back-ups.
• Bepaal of Mail in het archief thuishoort. Selecteer 'Mail in back-up opnemen' als de Mail-gegevens van het portaal herstelbaar moeten zijn. ONLYOFFICE waarschuwt dat als Mail wordt weggelaten, de gegevens na een herstel verloren gaan en de e-mailaccounts opnieuw moeten worden gekoppeld.
• Plan voor gevoelige gegevens. ONLYOFFICE merkt op dat wanneer versleuteling is ingeschakeld, een nieuw back-uparchief onversleutelde bestanden bevat; bestanden worden na herstel op de schijf opnieuw versleuteld. Beperk de toegang tot de bestemming en bescherm elk gedownload archief.

Bepaal de bestemming en het schema.

1. Open de pagina Back-up. Meld u in bij een zelfgehost portaal, open het Configuratiescherm en kies vervolgens Algemene instellingen > Back-up . Open in Workspace Cloud de Instellingen, selecteer Gegevensbeheer en vervolgens Back-up . Navigatie en opties voor de cloud worden beschreven in de officiële handleiding voor back-up en herstel in de cloud .
2. Schakel automatische back-up in. Schakel de optie in in het gedeelte 'Automatische back-up'. Als de optie ontbreekt of is uitgeschakeld, controleer dan uw cloudabonnement of zorg ervoor dat u zich in het Workspace Control Panel bevindt en niet in de instellingen van een ander ONLYOFFICE-product.
3. Kies waar de kopieën worden opgeslagen. Selecteer een gekoppelde bestemming uit de beschikbare opslagopties. Als u een service van derden gebruikt, zorg er dan eerst voor dat deze is gekoppeld aan Documenten en beschikbaar is in Algemene documenten. Automatische back-up biedt geen tijdelijke opslag.
4. Kies de gewenste dekking voor e-mail. Selecteer 'E-mail in back-up opnemen' als e-mailgegevens moeten worden meegenomen. Als u dit vakje leeg laat, verandert dat wat er kan worden hersteld. Noteer deze keuze daarom voor degene die verantwoordelijk is voor het herstellen van het portaal.
5. Stel de frequentie en het tijdstip in. Kies dagelijks, wekelijks of maandelijks en voer het bijbehorende tijdstip, de dag van de week of de dag van de maand in. Plan back-ups in voor een periode met weinig portalactiviteit, indien dit uw team schikt, en kies een tijdzone die uw beheerders begrijpen. De documentatie beschrijft deze planningsopties, maar geeft geen universeel beste tijdstip aan.
6. Stel het maximum aantal kopieën in en sla op. Kies een bewaarwaarde van 1 tot 30 en klik vervolgens op Opslaan . Wanneer de limiet is bereikt, worden oudere kopieën automatisch verwijderd. Een zeer lage limiet kan er dus voor zorgen dat er minder herstelpunten overblijven dan uw beleid vereist.

Kies opslag- en bewaarmethoden die herstel ondersteunen.

Het opslaan van archieven in de eigen documentenmap van het portaal is eenvoudig, maar het verbruikt opslagruimte van het portaal. Bovendien kan het archief daardoor kwetsbaar worden voor dezelfde incidenten met de opslag of server als het actieve portaal. Voor een betrouwbaarder herstel kunt u overwegen een gekoppelde externe opslaglocatie te gebruiken waartoe uw team onafhankelijk toegang heeft, met inachtneming van de beveiligings- en bewaarregels van uw organisatie. Dit is een operationele aanbeveling en geen garantie dat een bepaalde provider geschikt is voor elke implementatie.

Retentie is een telling, geen tijdsperiode. Het bewaren van bijvoorbeeld vier wekelijkse kopieën geeft u vier geplande herstelpunten; het garandeert geen volledige maand aan historie als een schema wordt gewijzigd of een run mislukt. Schat de archiefgrootte en de beschikbare opslagcapaciteit in voordat u het maximum kiest. De documentatie van het Configuratiescherm geeft aan dat het maximum kan worden ingesteld van 1 tot 30 kopieën; er wordt geen specifieke archiefgrootte of voltooiingstijd gegarandeerd.

Controleer de eerste back-up en vermijd veelgemaakte fouten.

Na het opslaan gaat u terug naar het gedeelte Automatische back-up en controleert u of de functie ingeschakeld blijft en of de bestemming, de e-mailoptie, het schema en het maximale aantal kopieën overeenkomen met uw abonnement. Controleer vervolgens de geselecteerde bestemming na de eerste geplande back-up. Volgens de handleiding van het Configuratiescherm worden voltooide back-ups opgeslagen als .tar.gzbestanden met een naam in de vorm portal-name_date_time.tar.gz. Een schema dat op het scherm wordt weergegeven, bewijst op zich niet dat er een archief is aangemaakt.

Als het bestand ontbreekt, controleer dan of de gekozen opslaglocatie nog steeds is verbonden en beschrijfbaar is, of de volgende geplande tijd is verstreken en of het archief mogelijk in een andere geselecteerde map is opgeslagen. Los dit niet op door de machtigingen in het algemeen te verlagen of inloggegevens op een openbare locatie op te slaan; gebruik de door de service ondersteunde verbindingsinstellingen en beheerdersrechten.

Voor meer zekerheid kunt u een gecontroleerde hersteltest uitvoeren met behulp van de officiële herstelprocedure in een geschikte testomgeving, in plaats van een live portal te overschrijven. Een back-up is alleen van praktische waarde als uw team deze kan vinden en de benodigde gegevens kan herstellen. Houd ook rekening met twee beperkingen in de handleiding van het Configuratiescherm: de licentiegegevens worden niet meegenomen, dus het licentiebestand moet na het herstel opnieuw worden geüpload; en voor een e-mailback-up is de gedocumenteerde configuratie en toegang tot de e-mailserver vereist wanneer dit onderdeel zich buiten de portal bevindt.

Laatste controle: de functie is ingeschakeld, de bestemming is bereikbaar, de e-mailoptie is bewust gekozen, het schema en de bewaartermijn zijn opgeslagen en een nieuw archief is zichtbaar op de bestemming. Bewaar ten minste één herstelkopie buiten de primaire opslag van het portaal wanneer uw herstelplan bescherming vereist tegen een incident dat het hele portaal treft.