Registraties bijhouden met Google Sheets

Met de opkomst van software en bedrijfsmodellen op basis van abonnementen, is het belangrijk om een ​​systeem te hebben waarmee u de services waarvoor u betaalt kunt beheren en volgen. Gelukkig is Google Sheets het enige hulpmiddel dat u nodig hebt om deze abonnementen vast te leggen en te beheren.

Waarom Google Sheets gebruiken om registraties bij te houden?

Er zijn verschillende manieren om uw maandelijkse abonnementen bij te houden, bijvoorbeeld via mobiele app-stores (Google Play of de App Store) en betaalde apps voor het bijhouden van abonnementen. Appwinkels kunnen echter alleen betalingen bijhouden die binnen het platform worden gedaan. Betaalde tracking-apps zijn vaak gewoon een extra abonnement op uw maandelijkse rekening.

Google Sheets is daarentegen volledig gratis, lichtgewicht, uitbreidbaar en platformonafhankelijk. Het is bovendien eenvoudig te gebruiken en ondersteunt formules, filters en voorwaardelijke opmaak om kosten te verzamelen, aankomende verlengingen te markeren en abonnementen op categorie te sorteren. Het ondersteunt samenwerking, wat handig kan zijn voor stellen en familieleden. Bovendien kunnen spreadsheets eenvoudig worden gedeeld of geëxporteerd in verschillende formaten.

Tip : Naast het bijhouden van abonnementen, kunt u met Google Spreadsheets ook de maandelijkse uitgaven registreren . U kunt de kosten van uw abonnement toevoegen aan uw maandelijkse kosten.

Een registratietracker instellen in Google Sheets

Het maken van een abonnementstracker is niet zo eenvoudig als het installeren van een app en het importeren van uw bestaande abonnementen. Dit kost behoorlijk wat tijd, vooral als u geen sjabloon gebruikt.

Om die reden is in het artikel een spreadsheet voor het bijhouden van abonnementen gemaakt met kolomkoppen voor abonnementsnaam, abonnementscategorie, factureringsfrequentie en in rekening gebracht bedrag, abonnementsdatum, maandelijkse kosten, jaarlijkse kosten, totale kosten en de te ondernemen actie (bijvoorbeeld annuleren of verlengen).

De kolommen Categorie en Frequentie bevatten vervolgkeuzemenu's voor registratie-informatie. Formules op basis van factureringsfrequentie, bedrag en startdatum berekenen automatisch de maandelijkse, jaarlijkse en levenslange kosten van abonnementen.

De formule voor het berekenen van de maandelijkse kosten is als volgt:

=IFS(C2="Annually",F2/12,C2 = "Weekly", F2*4, C2 = "Monthly", F2)

De maandelijkse kosten zijn gebaseerd op de opgegeven abonnementsfrequentie. Het betaalde bedrag wordt gedeeld door 12, vermenigvuldigd met 4 of als geheel in de cel ingevuld.

Voor de jaarlijkse kosten van een abonnement vermenigvuldigt u de maandelijkse kosten met 12. Om de levenslange kosten te berekenen, gebruikt u de formule om het aantal weken, maanden of jaren sinds uw eerste betaling te berekenen en vermenigvuldigt u dit met het betaalde bedrag:

=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y")))

In de laatste kolom, Actie , kunt u aangeven of u uw abonnement wilt verlengen, annuleren of zelfs upgraden.

Haal het maximale uit uw abonnementstracker

Als u slechts een paar abonnementen wilt bijhouden en u alleen een plek nodig hebt waar u ze kunt ordenen en allemaal in één oogopslag kunt zien, dan is de bovenstaande sjabloon een prima oplossing. Maar om het maximale uit de abonnementstracker te halen, hebt u geavanceerde Google Sheets-functies nodig, zoals voorwaardelijke opmaak en draaitabellen.

Voorwaardelijke opmaak

U kunt voorwaardelijke opmaak gebruiken om abonnementen te markeren die bijna verlopen. Om aankomende registraties bij te houden, voegt u twee extra kolommen toe aan het spreadsheet: Volgende vervaldatum en Dagen tot actie . Dagen tot actie is een berekende kolom die automatisch de huidige datum aftrekt van de verlengingsdatum met behulp van de onderstaande formule:

=IF(E2="","", E2-TODAY())

Nadat u de kolommen hebt ingesteld, kunt u voorwaardelijke opmaak toepassen om abonnementen te markeren die binnen een maand vervallen.

Als u voorwaardelijke opmaak op een spreadsheet wilt toepassen, navigeert u naar Opmaak > Voorwaardelijke opmaak . Voer in het tekstvak Toepassen op bereik het bereik in van de cellen die u wilt opmaken . Klik onder Opmaakregels op de eerste vervolgkeuzelijst ( Cellen opmaken als… ) en selecteer Aangepaste formule is .

Voer vervolgens de volgende formule in het waarde- of formuleveld in:

=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <=>

De bovenstaande formule controleert of de kolom Dagen tot actie een getal bevat en of dat getal kleiner of gelijk is aan 28 . U kunt een andere opmaakregel maken om te controleren of het aantal dagen dat een specifieke actie is uitgevoerd, kleiner is dan of gelijk is aan één week.

Let op : Gebruik een andere vulkleur voor de kopteksten van kolommen met formules. Dit betekent dat ze niet handmatig worden bewerkt.

U kunt uw serviceabonnementen snel en eenvoudig beheren in Google Sheets. Probeer als uitdaging eens Apps Script te gebruiken om een ​​automatische e-mailherinnering in te stellen. U kunt Gemini vragen een code te genereren, deze aan uw spreadsheet toe te voegen en een trigger te configureren die wordt uitgevoerd wanneer uw verlenging binnen een bepaald aantal dagen plaatsvindt. Overweeg ook om abonnementen op te zeggen die niet meer dezelfde waarde bieden als voorheen.