Verzend in bulk gepersonaliseerde berichten in Outlook met Afdruk samenvoegen

Mail Merge is als een van die oude vrienden waarmee je al jaren geen contact hebt gehad. Altijd onderschat en genegeerd, tot de dag dat je het hard nodig hebt.

Download Microsoft Outlook voor iOS

Download Microsoft Outlook voor Android

Je beseft het potentieel pas als je de taak hebt om een ​​paar honderd uitnodigingen te beheren. Misschien zijn het huwelijksuitnodigingen of misschien een heleboel adreslabels en naambadges. Maak je geen zorgen, je kunt binnen enkele minuten en met een paar klikken een grote hoeveelheid gepersonaliseerde e-mail verzenden met Microsoft Outlook 2016 . Het volgende artikel helpt u daarbij.

Wanneer moet u Afdruk samenvoegen gebruiken?

Afdruk samenvoegen wordt gebruikt wanneer u meerdere documenten wilt maken die in wezen hetzelfde zijn, maar elk document heeft zijn eigen details. De e-mails hebben hetzelfde formaat en dezelfde inhoud, evenals afbeeldingen als die er zijn. Uitnodigingen hebben bijvoorbeeld allemaal dezelfde inhoud behalve namen, adressen ...

In tegenstelling tot het verzenden van mail naar een groep mensen, maakt mail merge elke ontvanger de unieke ontvanger.

De functie Afdruk samenvoegen bestaat uit 2 delen:

• Het hoofddocument (hier: Microsoft Word) waar u de inhoud van de e-mail schrijft.
• De gegevensbron verandert (hier: Microsoft Outlook-contacten) is meestal het adres en de naam van de ontvanger.

Deze twee delen zijn "samengevoegd". Met Outlook als onderdeel van de Microsoft Office-suite, kunt u deze functie gebruiken om e-mail naar meerdere mensen te verzenden, waarbij elke e-mail wordt gepersonaliseerd voor een afzonderlijk contact.

Met Microsoft Office kunt u verschillende gegevensbronnen gebruiken voor adresgegevens, u kunt bijvoorbeeld Excel-spreadsheets of zelfs een Access-database gebruiken. Hier gebruikt u de Outlook-contacten om e-mail te verzenden.

Contacten voorbereiden voor Afdruk samenvoegen

Na het starten van Outlook voert u de volgende stappen uit:

1. Open Personen om uw contactenlijst weer te geven.

Selecteer de contacten ( Ctrl + klik ) die u in uw gepersonaliseerde e-maillijst wilt opnemen. Om eenvoudig beheren van een grote lijst, gebruikt u de optie Sorteren beschikbaar (klik op de pijl omlaag naast All ). U kunt sorteren op categorie ( sorteren op Categories ) in dezelfde drop-down menu.

Opmerking: Afdruk samenvoegen werkt niet met distributielijsten.

2. Vanaf het lint , selecteert u Mail Merge> Hone> Acties Group .

3. Selecteer in het scherm Mail Merge Contacten de optie Alleen geselecteerde contacten als er een gepersonaliseerde e-mail wordt verzonden voor de geselecteerde contactpersoon. Kies onder de optie Samenvoegen de volgende parameters:

• Documenttype : standaardbrieven.
• Samenvoegen tot : e-mail
• Onderwerpregel bericht : de onderwerpregel blijft ongewijzigd voor alle e-mails. Daarom selecteert u Dit zal uw aandacht trekken .

4. Klik op OK en Microsoft Word wordt opgestart om uw persoonlijke bericht op te stellen.

Stel gepersonaliseerde berichten op in Microsoft Word

Selecteer op het tabblad Mailings op het lint de begroetingsregel om het bericht met begroetingsregels te starten.

Zoals je hier kunt zien, is het dialoogvenster als eerste al ingevuld. Dit is slechts een tijdelijke aanduiding voor de naam uit uw lijst met contactpersonen. Rechtsonder kunt u een voorbeeld van de namen in uw lijst bekijken. U kunt de items aanpassen met de hier gegeven opties.

Merk op dat het veld Samenvoegen afkomstig is van de kolomkoppen in uw mailinglijst. Dus, als er een mismatch is, gebruik Match Fields om ervoor te zorgen dat de samenvoeging nauwkeurig blijft. Als het veld dat u wilt aangeven niet overeenkomt , klikt u op de vervolgkeuzelijst voor dat veld en selecteert u de kolomnaam die overeenkomt met die kolom in uw lijst.

Wanneer u op OK klikt , wordt een plaatsaanduidingsveld voor de begroetingsregel weergegeven in het Word-document. U kunt aanvullende informatie voor het document invoeren met extra velden.

Klik op Samenvoegveld invoegen . Deze gegevens moeten worden weergegeven in uw oorspronkelijke gegevensbron, in dit geval contactgegevens in Outlook.

Om de begroetingslijn op te maken zoals u dat wilt, markeert u het hele veld, inclusief de volgborden. Ga naar het tabblad Home en gebruik de lettertype- instellingen . Stel ook Regelafstand in om ervoor te zorgen dat de regelafstand overeenkomt met de afstand in de rest van het document.

Voer de tekst van het bericht in

De opening van het bericht is de tijdelijke aanduiding van de GreetingLine en / of alle velden die u hebt ingevoegd met behulp van aanvullende case-toevoegingen. Nu begin je met het opstellen van je bericht.

Wanneer de hoofdtekst van het bericht is voltooid, klikt u op Voltooien en samenvoegen> E-mailberichten verzenden. Klik op OK in het dialoogvenster Samenvoegen naar e-mail.

Word stuurt vervolgens individuele brieven naar elk bijbehorend e-mailadres. U kunt geen andere ontvangers CC of BCC en u kunt geen bijlagen toevoegen aan e-mails.

U kunt het document dat u hebt gebruikt voor mail merge opslaan, omdat het ook de link naar de gegevensbron, dwz contacten, opslaat. Wanneer u het samenvoegdocument opent, selecteert u Ja wanneer Word u vraagt ​​om verbonden te blijven.

Als je er eenmaal aan gewend bent, duurt het hele proces van begin tot eind slechts een paar minuten. In plaats van tijd te besteden aan het opstellen van e-mails voor elke persoon, kunt u nu hetzelfde doen voor een groep, ongeacht het aantal mensen in de groep.