Mail Merge is als een van die oude vrienden waarmee je al jaren geen contact hebt gehad. Altijd onderschat en genegeerd, tot de dag dat je het hard nodig hebt.
Je beseft het potentieel pas als je de taak hebt om een paar honderd uitnodigingen te beheren. Misschien zijn het huwelijksuitnodigingen of misschien een heleboel adreslabels en naambadges. Maak je geen zorgen, je kunt binnen enkele minuten en met een paar klikken een grote hoeveelheid gepersonaliseerde e-mail verzenden met Microsoft Outlook 2016 . Het volgende artikel helpt u daarbij.
Afdruk samenvoegen wordt gebruikt wanneer u meerdere documenten wilt maken die in wezen hetzelfde zijn, maar elk document heeft zijn eigen details. De e-mails hebben hetzelfde formaat en dezelfde inhoud, evenals afbeeldingen als die er zijn. Uitnodigingen hebben bijvoorbeeld allemaal dezelfde inhoud behalve namen, adressen ...
In tegenstelling tot het verzenden van mail naar een groep mensen, maakt mail merge elke ontvanger de unieke ontvanger.
De functie Afdruk samenvoegen bestaat uit 2 delen:
Deze twee delen zijn "samengevoegd". Met Outlook als onderdeel van de Microsoft Office-suite, kunt u deze functie gebruiken om e-mail naar meerdere mensen te verzenden, waarbij elke e-mail wordt gepersonaliseerd voor een afzonderlijk contact.
Met Microsoft Office kunt u verschillende gegevensbronnen gebruiken voor adresgegevens, u kunt bijvoorbeeld Excel-spreadsheets of zelfs een Access-database gebruiken. Hier gebruikt u de Outlook-contacten om e-mail te verzenden.
Na het starten van Outlook voert u de volgende stappen uit:
1. Open Personen om uw contactenlijst weer te geven.
Selecteer de contacten ( Ctrl + klik ) die u in uw gepersonaliseerde e-maillijst wilt opnemen. Om eenvoudig beheren van een grote lijst, gebruikt u de optie Sorteren beschikbaar (klik op de pijl omlaag naast All ). U kunt sorteren op categorie ( sorteren op Categories ) in dezelfde drop-down menu.
Opmerking: Afdruk samenvoegen werkt niet met distributielijsten.
2. Vanaf het lint , selecteert u Mail Merge> Hone> Acties Group .
3. Selecteer in het scherm Mail Merge Contacten de optie Alleen geselecteerde contacten als er een gepersonaliseerde e-mail wordt verzonden voor de geselecteerde contactpersoon. Kies onder de optie Samenvoegen de volgende parameters:
4. Klik op OK en Microsoft Word wordt opgestart om uw persoonlijke bericht op te stellen.
Selecteer op het tabblad Mailings op het lint de begroetingsregel om het bericht met begroetingsregels te starten.
Zoals je hier kunt zien, is het dialoogvenster als eerste al ingevuld. Dit is slechts een tijdelijke aanduiding voor de naam uit uw lijst met contactpersonen. Rechtsonder kunt u een voorbeeld van de namen in uw lijst bekijken. U kunt de items aanpassen met de hier gegeven opties.
Merk op dat het veld Samenvoegen afkomstig is van de kolomkoppen in uw mailinglijst. Dus, als er een mismatch is, gebruik Match Fields om ervoor te zorgen dat de samenvoeging nauwkeurig blijft. Als het veld dat u wilt aangeven niet overeenkomt , klikt u op de vervolgkeuzelijst voor dat veld en selecteert u de kolomnaam die overeenkomt met die kolom in uw lijst.
Wanneer u op OK klikt , wordt een plaatsaanduidingsveld voor de begroetingsregel weergegeven in het Word-document. U kunt aanvullende informatie voor het document invoeren met extra velden.
Klik op Samenvoegveld invoegen . Deze gegevens moeten worden weergegeven in uw oorspronkelijke gegevensbron, in dit geval contactgegevens in Outlook.
Om de begroetingslijn op te maken zoals u dat wilt, markeert u het hele veld, inclusief de volgborden. Ga naar het tabblad Home en gebruik de lettertype- instellingen . Stel ook Regelafstand in om ervoor te zorgen dat de regelafstand overeenkomt met de afstand in de rest van het document.
De opening van het bericht is de tijdelijke aanduiding van de GreetingLine en / of alle velden die u hebt ingevoegd met behulp van aanvullende case-toevoegingen. Nu begin je met het opstellen van je bericht.
Wanneer de hoofdtekst van het bericht is voltooid, klikt u op Voltooien en samenvoegen> E-mailberichten verzenden. Klik op OK in het dialoogvenster Samenvoegen naar e-mail.
Word stuurt vervolgens individuele brieven naar elk bijbehorend e-mailadres. U kunt geen andere ontvangers CC of BCC en u kunt geen bijlagen toevoegen aan e-mails.
U kunt het document dat u hebt gebruikt voor mail merge opslaan, omdat het ook de link naar de gegevensbron, dwz contacten, opslaat. Wanneer u het samenvoegdocument opent, selecteert u Ja wanneer Word u vraagt om verbonden te blijven.
Als je er eenmaal aan gewend bent, duurt het hele proces van begin tot eind slechts een paar minuten. In plaats van tijd te besteden aan het opstellen van e-mails voor elke persoon, kunt u nu hetzelfde doen voor een groep, ongeacht het aantal mensen in de groep.
Stel limieten in voor afdrukken en downloaden voor ONLYOFFICE-links, leden van vergaderruimtes of Docs API-sessies en controleer vervolgens de beperkingen vanuit een ontvangeraccount.
Stel in ONLYOFFICE Workspace een back-upbestemming, -schema, e-maildekking en bewaartermijn in en controleer vervolgens of het archief gereed is voor herstel.
Start de Enterprise Docker Compose-stack, bewaar de licentie en gegevens, configureer JWT op een veilige manier en controleer of de editors klaar zijn voor integratie.
Gebruik een ONLYOFFICE JavaScript-macro om niet-afdrukbare tekens te verwijderen en overtollige spaties te verwijderen uit een gedefinieerd bereik in een spreadsheet, met een veilige controleworkflow.
Verplaats portalgegevens van Disk Default naar een ondersteunde cloudopslagprovider, of verplaats Docker-gegevens veilig door de hostvolumetoewijzing te wijzigen.
Bepaal of de documentenserver gebruikmaakt van een Linux-pakket of Docker, verwijder alleen de componenten ervan en controleer de resterende gegevens zonder per ongeluk gedeelde services te verwijderen.
Sporen van trage samenwerking bij het bewerken van documenten op basis van Docker-bronnen, proxyverbindingen of de laadtijd van documenten, en kies vervolgens de oplossing die overeenkomt met uw metingen.
Kies waar TLS moet eindigen, koppel een vertrouwd certificaat en een privésleutel veilig en verifieer de HTTPS-toegang tot een in Docker gehoste ONLYOFFICE Docs-server.
Integreer de ONLYOFFICE-editor in uw PHP-applicatie, onderteken de configuratie met JWT en sla bewerkte bestanden op via een beveiligde callback.
Stel de taal voor de spellingcontrole in voor het hele document of voor geselecteerde tekst, controleer of de spellingcontrole is ingeschakeld en geef aan wanneer een serverwoordenboek ontbreekt.
