Waarom is Checkbox een onderbenutte Excel-functie?

Op het eerste gezicht lijken Excel-selectievakjes een heel eenvoudige functie. Dat is waarschijnlijk de reden dat ze vaak over het hoofd worden gezien. Maar als u deze over het hoofd geziene functie goed gebruikt, kunt u uw spreadsheets omtoveren in interactieve, gebruiksvriendelijke documenten. Laten we eens naar een paar eenvoudige voorbeelden kijken!

1. Maak interactieve enquêtes en formulieren

Met de selectievakjes van Excel kunt u interactieve enquêtes en formulieren maken die lijken op hun online tegenhangers. Hierdoor wordt het verzamelen van gegevens gestroomlijnd, waardoor ze ideaal zijn voor interne enquêtes, eenvoudige vragenlijsten of het verzamelen van feedback.

Met behulp van selectievakjes kunt u ook gegevens valideren. U kunt gebruikers bijvoorbeeld vragen akkoord te gaan met het delen van hun e-mailadres voordat ze dit invoeren.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

• Klik op het tekstvak waarin de gebruiker een e-mailadres moet invoeren.
• Selecteer het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie in het gedeelte Gegevenshulpmiddelen van het lint.
• Klik op het tabblad Instellingen op het vervolgkeuzemenu onder Toestaan ​​en selecteer Aangepast in het menu.
• Typ in het tekstvak onder Formule een gelijkteken gevolgd door de cel met het selectievakje. In het voorbeeld is de formule =C21 .
• Selecteer het tabblad Foutmelding .
• Voer in het tekstvak onder Foutbericht het bericht in dat u wilt weergeven als een gebruiker zijn of haar e-mailadres probeert in te voeren zonder het selectievakje aan te vinken.
• Klik op OK om het dialoogvenster te sluiten en de wijzigingen toe te passen.

Als de gebruiker zijn e-mailadres invoert zonder het selectievakje aan te vinken, ontvangt hij een foutmelding.

2. Volg taken en belangrijke items

U hoeft geen aparte app te downloaden om een ​​takenlijst te maken. Met Excel-selectievakjes kunt u taken, projecten, inventarisartikelen of deelnemers bijhouden. U kunt bijvoorbeeld een takenlijst maken in een spreadsheet voor evenementenplanning, met selectievakjes om voltooide taken te markeren.

U kunt nog een stap verder gaan door de FILTER-functie in Excel te gebruiken om bepaalde taken te filteren op basis van het feit of ze zijn aangevinkt of niet. Maak een nieuw werkblad met de naam ' In behandeling zijnde taken' om de onvoltooide taken te filteren.

Selecteer in een nieuw werkblad de cel waarin u de FILTER-formule wilt plaatsen. De syntaxis ziet er als volgt uit:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

In het bovenstaande voorbeeld staan ​​zowel de matrix als het filterbereik op het takenoverzicht . Het matrixbereik is B4:B9 , waar de taakbeschrijving staat, en het filterbereik is F4:F9 , waar de selectievakjes staan. De werkelijke formule ziet er dus als volgt uit:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Deze formule houdt in principe in dat we taken willen weergeven die nog niet als voltooid zijn gemarkeerd (equivalent aan FALSE ). De dubbele aanhalingstekens aan het einde geven aan dat de formule niets moet weergeven als er geen resultaat is. Op die manier voorkomt u dat er een foutmelding verschijnt als de cel leeg is.

Als alles correct is ingesteld, worden alle in behandeling zijnde taken weergegeven op het tabblad In behandeling zijnde taken . Wanneer u een taak als voltooid markeert op het takenoverzicht, verdwijnt deze uit het overzicht met in behandeling zijnde taken.

U kunt zelfs een extra werkblad maken om voltooide taken bij te houden. Vervang ONWAAR in de formule door WAAR en je bent klaar.

3. Voorwaardelijke opmaak toepassen op basis van de selectie van het selectievakje

Met selectievakjes kunt u ook voorwaardelijke opmaak toepassen in Excel, waardoor uw spreadsheets dynamischer worden. U kunt bijvoorbeeld de achtergrondkleur wijzigen naar groen, zodat voltooide taken gemakkelijker te herkennen zijn.

• Selecteer het celbereik dat u wilt opmaken.
• Klik in het gedeelte Stijlen van het tabblad Start op Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel .
• Selecteer in het dialoogvenster de optie Gebruik een formule om te bepalen welke cellen u wilt opmaken .
• Klik in de tekst onder Waarden opmaken waarvoor deze formule geldt en klik vervolgens op het eerste selectievakje. U krijgt dan een formule die naar dat selectievakje verwijst.
• Verwijder het tweede dollarteken uit de formule. Het zou er dan als volgt uitzien : =$F4 .
• Klik op de knop Opmaak .
• Selecteer het tabblad Opvulling , kies de kleur waarnaar u de opgemaakte cel wilt wijzigen en klik op OK .

Tip : In Excel geeft het dollarteken ($) een absolute verwijzing aan. Wanneer een formule zowel absolute rijen als kolommen heeft, worden alle opmaakregels toegepast op de eerste cel. Daarom moest het tweede dollarteken worden verwijderd.

Wanneer u nu op het selectievakje klikt, past Excel automatisch voorwaardelijke opmaak toe.

Met selectievakjes in Excel kunt u meer dan u denkt. Hoewel dit artikel enkele basistoepassingen heeft behandeld, kunt u complexere toepassingen verkennen door selectievakjes te combineren met andere Excel-functies en -mogelijkheden. Experimenteer met uw spreadsheets om er het volledige potentieel van te benutten!