Hoe te sorteren in Excel

Hoewel de meeste organisaties gegevens verzamelen om beslissingen te helpen nemen, komen deze vaak in een ongeorganiseerd formaat in Excel terecht. Als zodanig kan het moeilijk zijn om de relaties, patronen en trends binnen de gegevens te begrijpen.

Gelukkig kun je in Excel verschillende dingen doen, zoals tabellen toevoegen en cellen naar boven afronden , maar hoe sorteer je gegevens? Als u Excel nog nooit voor dit doel hebt gebruikt, bent u hier aan het juiste adres. In dit artikel wordt uitgelegd hoe u gegevens in Excel kunt sorteren, zowel in een groep als in een volledig spreadsheet. 

Wat u moet weten over het sorteren van gegevens in Excel

Om gegevens succesvol te kunnen sorteren in Excel, moet u de spreadsheet op verschillende manieren voorbereiden. Eerst moet u lege cellen verwijderen, omdat Excel ze sorteert, wat van invloed is op de totalen en andere geformuleerde elementen.

Vervolgens moeten de gegevens in de kolommen van hetzelfde type zijn. Als een kolom bijvoorbeeld datums bevat, mag er geen andere vorm van gegevens zoals tekst of cijfers in het celbereik voorkomen, anders zal het sorteren mislukken.

Mogelijk wilt u ook duplicaten in Excel controleren en verwijderen voordat u cellen of kolommen sorteert, om er zeker van te zijn dat er na het sorteren niets misgaat.

Ten slotte is het van cruciaal belang om een ​​gegevensback-up te hebben voor het geval er tijdens het proces iets misgaat. 

Gegevens alfabetisch sorteren in Excel

Als u een eenvoudige kolom heeft die u alfabetisch moet sorteren, kunt u de cellen selecteren en uw sorteeropties kiezen. Excel sorteert echter alleen de gekozen cellen, wat een hele spreadsheet kan verpesten.

Als de bovenstaande optie voor u werkt, is dat geweldig. Als dit niet het geval is, heeft u twee opties:

• Voor spreadsheets met onderbrekingen tussen rijen of meerdere kopteksten in één kolom selecteert u de kolomcellen die u wilt sorteren (binnen de gekozen kolom), inclusief alle bijbehorende rijen, en kiest u vervolgens uw sorteeropties.
  
• Voor grote spreadsheets zonder gaten tussen de rijen kunt u het hele spreadsheet selecteren (handig als er kopteksten zijn opgenomen), de kolom opgeven waarop u wilt sorteren en vervolgens uw sorteeropties kiezen.
  

Beide Excel-sorteeropties hierboven verplaatsen alle rijgegevens samen met de gesorteerde kolomgegevens om alle associaties op hun plaats te houden. Hier ziet u hoe u beide kunt doen.

Hoe u een gegevensgedeelte alfabetisch sorteert in Excel

1. Om een ​​kolom binnen een sectie te sorteren, markeert u alle rijen en kolommen die de kolomgegevens bevatten die u wilt sorteren. Selecteer geen kopteksten.
2. Selecteer het tabblad Gegevens  in de menubalk om het bijbehorende lint eronder te openen.
3. Kies Sorteren  om het sorteerdialoogmenu te openen. Gebruik niet “AZ” of “ZA” omdat deze gebruik maken van de momenteel ingestelde opties uit het Sorteermenu  , wat alles in de war zou kunnen brengen.
4. Schakel het selectievakje Mijn gegevens hebben headers uit als dit nog niet is gedaan.
5. Kies uw sorteerkolom uit de  vervolgkeuzelijst Kolom .
6. Kies Celwaarden in de  vervolgkeuzelijst Sorteren op .
7. Klik op A tot Z of Z tot A  als sorteermethode in de vervolgkeuzelijst “Bestelling”. Cellen met letters en cijfers worden gesorteerd op basis van links naar rechts.
8. Klik op OK  om uw sorteerinstellingen op te slaan.
9. Excel geeft nu de alfabetisch gesorteerde resultaten weer. De gegevensrij van elke kolom beweegt mee met de gesorteerde cellen.

Hoe u een kolom met gegevens alfabetisch sorteert in Excel

In tegenstelling tot het sorteren van een gegevensgedeelte, vereist het sorteren van een kolom dat het hele werkblad wordt geselecteerd. Als u de kolom selecteert, worden alleen die gegevens verplaatst, waardoor het hele werkblad wordt vervormd. Als u meer dan één koptekst in een kolom heeft, moet u het bovenstaande proces gebruiken waarmee secties worden gesorteerd. Zodra het hele blad is geselecteerd, kunt u de kolom kiezen om te sorteren en alle andere sorteeropties met behulp van de onderstaande stappen.

1. Open uw spreadsheet en klik op de knop Alles selecteren  in de linkerbovenhoek van het blad, net onder het vak 'Naam'.
   
2. Klik op het tabblad Gegevens  in de menubalk om het bijbehorende lint met opties eronder te openen.
3. Kies Sorteren  om het sorteerdialoogmenu te openen. Klik niet op “AZ” of “ZA” in het lint, aangezien deze reageren op basis van de huidige instellingen in het menu Sorteren  . Dat zou alles kunnen verpesten.
   
4. Vink het vakje Mijn gegevens hebben kopteksten aan  in het dialoogvenster Sorteren, aangezien alle kopteksten zijn geselecteerd. Houd er rekening mee dat u slechts één koptekst per kolom kunt hebben. Anders moet u sorteren op basis van secties met behulp van het bovenstaande proces.
5. Kies de sorteerkolom in de  vervolgkeuzelijst Kolom . Het zou de koptekstnamen moeten weergeven in plaats van kolomletters.
6. Selecteer Celwaarden in de  vervolgkeuzelijst Sorteren op .
   
7. Kies A tot Z of Z tot A als sorteeroptie in de  vervolgkeuzelijst Bestelling . Cellen met cijfers en letters worden gesorteerd van links naar rechts, dus "IN0119" en "IN0118" worden gesorteerd als "IN0018", gevolgd door "IN0019" bij gebruik van de optie "A tot Z".
8. Klik op OK als u klaar bent. Het spreadsheet wordt alfabetisch gesorteerd op basis van de geselecteerde kolom. Als u de resultaten verprutst of niet leuk vindt, gebruikt u de optie Ongedaan maken  .

Wat u moet weten over het numeriek of chronologisch sorteren van gegevens in Excel

Het numeriek of chronologisch sorteren van gegevens verschilt niet veel van alfabetisch, maar je hebt wel verschillende sorteermogelijkheden. Excel identificeert de gegevens in cellen en presenteert uw sorteeropties op basis van die criteria. Zoals bij alle sorteeropties dient u lege cellen en rijen in uw Excel-document te verwijderen , anders heeft dit invloed op de gesorteerde resultaten.

Datums geven u de verzen "A tot Z" en "Z tot A." Getallen geven u 'van kleinst naar groot' en 'grootst' naar kleinst.

Afhankelijk van of u een sectie numeriek/chronologisch of een hele kolom moet sorteren, kunt u de onderstaande processen bekijken.

Een gegevensgedeelte numeriek/chronologisch sorteren in Excel

Het chronologisch (dat wil zeggen datums) of numeriek sorteren van een gegevensgedeelte (dat wil zeggen cijfers) is vergelijkbaar met het alfabetisch sorteren ervan, behalve dat de sorteeropties anders zijn.

1. Als u een kolomsectie numeriek/chronologisch binnen een gegevenssectie wilt sorteren, selecteert u de rijen die de kolomgegevens bevatten die u wilt sorteren, maar selecteert u geen kopteksten.
   
2. Klik op het tabblad Gegevens  in de menubalk. Met deze actie wordt het overeenkomstige lint met opties eronder geopend.
3. Kies Sorteren  om het sorteerdialoogmenu te openen. Klik niet op “AZ” of “ZA” in het lint, aangezien deze reageren op basis van de huidige instellingen in het menu Sorteren  . Dat zou alles kunnen verpesten.
   
4. Schakel het selectievakje Mijn gegevens hebben kopteksten  uit als dit nog niet is gedaan, omdat u in de vorige stappen geen kopteksten hebt geselecteerd. Het is een schonere manier van sorteren.
5. Kies uw sorteerkolom in de  vervolgkeuzelijst Kolom .
   
6. Selecteer Celwaarden in de  vervolgkeuzelijst Sorteren op .
7. Kies Oudste naar Nieuwste of Nieuwste naar Oudste als sorteeroptie in de  vervolgkeuzelijst Volgorde .
   
8. Klik op OK  om de sorteerinstellingen op te slaan. Je ziet de kolom van de sectie chronologisch of numeriek gesorteerd. Alle rijen moeten verschijnen met de overeenkomstige kolomcellen.

Hoe meerdere kolommen in Excel te sorteren

Soms heeft u mogelijk meerdere sorteercriteria nodig om de gegevens beter interpreteerbaar te maken. Als u meerdere kolommen sorteert, kunnen de gegevens echter verkeerd worden gerangschikt, afhankelijk van uw spreadsheetindeling.

Meerdere sorteringen moeten gebaseerd zijn op een primaire sortering, gevolgd door een nauwkeurige sorteervolgorde, zoals 'Aankoopdatum' gevolgd door 'Productcategorie', gevolgd door 'Afdelingssectie'.

Het bovenstaande voorbeeld betekent dat Excel eerst sorteert op basis van de aankoopdatums en vervolgens op de productcategorieën binnen elke gerelateerde aankoopdatum. Op dit punt ziet u alle productcategorieën van gekochte artikelen chronologisch onder elke datum.

Het komt erop neer dat Excel sorteert op basis van de volgorde die u instelt, dus sorteert het eerst de kolom 'Aankoopdatum' en vervolgens de kolom 'Productcategorieën' binnen elke datum.

Hoe dan ook, het kopiëren van de spreadsheet, het werken aan het duplicaat ter vergelijking en het beschermen van de originele gegevens tegen corruptie is het beste.

1. Open het relevante spreadsheet en selecteer een cel, navigeer vervolgens naar de menubalk bovenaan en klik op het tabblad Gegevens  .
   
2. Selecteer Sorteren  in de menubalk bovenaan om het sorteerdialoogvenster te openen.
3. Ga naar de sectie Kolom  in het dialoogvenster en klik op het  vervolgkeuzemenu Sorteren op . Kies de primaire sorteerkolom.
4. Selecteer de vervolgkeuzelijst Sorteren op  en kies Celwaarden.
   
5. Klik op de vervolgkeuzelijst Bestelling  en selecteer de sorteercriteria die u wilt gebruiken.
6. Ga naar de linkerbovenhoek en selecteer Niveau toevoegen.  Hiermee wordt een nieuwe sorteersectie toegevoegd.
   
7. Klik in het gedeelte Kolom op de vervolgkeuzelijst Vervolgens  op en kies de volgende kolom die u wilt sorteren. Dit is de secundaire sorteerfunctie die binnen de eerste sorteert.
8. Klik op de vervolgkeuzelijsten Sorteren op en Sorteren  en kies de criteria van uw voorkeur.

Houd er rekening mee dat de kolom die u als eerste kiest, de primaire sorteersleutel wordt. De tweede sortering filtert binnen de eerste en de derde filtert binnen de tweede. Als het sorteren van de tweede of derde kolom de criteria die u instelt voor de eerste kolom verstoort, blijft deze ongesorteerd.

Gegevens in aangepaste volgorde sorteren in Excel

Mogelijk wilt u uw gegevens sorteren met een optie die niet standaard in Excel wordt vermeld, zoals sorteren op Small , Medium , Large en X-Large . Alfabetisch sorteren plaatst ze in een onjuiste volgorde, en numeriek/chronologisch sorteren is niet van toepassing. In dit geval kunt u een aangepaste sorteervolgorde aanmaken.

1. Open het spreadsheet met de gegevens die u wilt sorteren.
2. Navigeer naar de werkbalk bovenaan en selecteer Gegevens.
   
3. Kies de optie Sorteren  in de menubalk.
4. Ga naar het gedeelte 'Kolom', klik op de vervolgkeuzelijst Sorteren op  en kies uw primaire sorteerkolom.
   
5. In de  vervolgkeuzelijst Sorteren op kiest u Celwaarden  om te sorteren op basis van de inhoud.
   
6. Klik op de vervolgkeuzelijst Bestellen  en kies vervolgens A tot Z of Z tot A  als sorteercriteria.
7. Om secundaire sortering toe te voegen, klikt u op de knop Niveau toevoegen  .
8. Volg de vorige sorteerstappen: Stel uw  opties voor Sorteren op , Sorteren op en Sorteren in en druk vervolgens op OK.
   

Hoe een rij in Excel te sorteren

De primaire structuur van Excel organiseert gegevens in kolommen. Soms hebben uw gegevens echter een horizontale lay-out, waarbij elke rij een ander attribuut van de dataset bevat. In dit geval is de logische manier om de gegevens te ordenen het sorteren van de rijen.

Zo werkt het:

1. Terwijl de gegevens die u wilt sorteren geopend zijn in uw Excel-spreadsheet, drukt u op de cursor op de eerste cel van de rij die u wilt sorteren en sleept u deze om alle cellen met gegevens te selecteren. 
   
2. Ga naar de navigatiebalk bovenaan en tik op de optie Gegevens  . 
   
3. Tik op de optie Sorteren  om een ​​dialoogvenster met sorteeropties te openen. 
4. Selecteer Opties rechtsboven in het dialoogvenster. 
5. In het pop-upvenster Sorteeropties selecteert u Sorteren van links naar rechts  en drukt u op OK .
   
6. Ga naar het gedeelte Sorteren op  en klik op het vervolgkeuzemenu. 
7. Selecteer Rij 1 of Rij 2 of welke rij u ook wilt sorteren en tik op de  knop OK . Hierdoor worden de gegevens automatisch gesorteerd.
   

Sorteer uw spreadsheet

Ongesorteerde gegevens hebben nooit zin. Erger nog: het handmatig organiseren ervan kan tijd kosten en tot menselijke fouten leiden. Met Excel kunt u gegevens in elk gewenst formaat sorteren en aangepaste criteria maken. 

Vervolgens wilt u misschien ook leren hoe u VERT.ZOEKEN in Excel kunt gebruiken om de gegevens te vinden die u nodig heeft.