Hoe u een vervolgkeuzelijst toevoegt in Excel

Excel is handig bij het organiseren en analyseren van verzamelde gegevens op één plek. Naarmate uw verzamelde informatie echter steeds complexer wordt, kan de nauwkeurigheid van uw gegevens eronder lijden. Door vervolgkeuzelijsten in uw Excel-spreadsheet te introduceren, kunt u uw gegevensinvoer vereenvoudigen en stroomlijnen, fouten verminderen en de consistentie in uw spreadsheet behouden.

Dit artikel laat u stapsgewijs zien hoe u in Excel een vervolgkeuzelijst kunt maken om uw gegevensinvoer eenvoudiger te maken.

Een vervolgkeuzelijst maken

Er zijn twee manieren om een ​​vervolgkeuzelijst in Excel te maken: gegevensvalidatie en het gebruik van Excel-tabellen. In dit artikel wordt u door beide methoden geleid, zodat u begrijpt hoe u een vervolgkeuzelijst kunt maken.

Gegevensvalidatie gebruiken

Gegevensvalidatie is een functie binnen Excel waarmee u een beperking kunt instellen voor de gegevens die in een cel kunnen worden ingevoerd. Gegevensvalidaties kunnen worden gebruikt om een ​​vervolgkeuzelijst te maken door deze stappen te volgen:

1. Klik op de cel waaraan u de vervolgkeuzelijst wilt toevoegen.
   
2. Zoek en selecteer het tabblad 'Gegevens' op het Excel-lint.
   
3. Binnen de groep “Gegevenstools” klikt u op “Gegevensvalidatie”, waar een dialoogvenster verschijnt.
   
4. Navigeer in dit dialoogvenster naar het tabblad "Instellingen".
   
5. Klik op de vervolgkeuzelijst 'Toestaan' en kies 'Lijst'. Dit vertelt Excel dat u een lijst met opties wilt maken.
   
6. Vanuit het veld 'Bron' kunt u de lijst met opties rechtstreeks typen of de cellen markeren die uw opties bevatten.
   
7. Zodra uw opties zijn ingevoerd, drukt u op “OK” om de validatie toe te passen.
   

Wanneer u de gegevensvalidatie heeft toegepast en op de geselecteerde cel heeft geklikt, verschijnt er een kleine vervolgkeuzepijl. Door op de pijl te klikken, kunt u een van de opties uit uw lijst kiezen.

Door de Data Validation-methode te gebruiken, kunt u een eenvoudige vervolgkeuzelijst in Excel maken. Aan de andere kant, als u een ingewikkeldere of grotere gegevensset gebruikt, is het gebruik van Excel-tabellen een betere optie.

Vervolgkeuzelijsten aanpassen

Wanneer de vervolgkeuzelijst is gemaakt, kunt u deze bewerken wanneer u maar wilt. Als uw lijst bijvoorbeeld producten voor een bedrijf bevat, kunt u nieuwe producten introduceren via de bronnenlijst, of u kunt ze ook verwijderen door ze uit de bronnenlijst te verwijderen. Bovendien kunt u items die al in de lijst staan ​​bewerken of beperkingen voor gegevensinvoer opgeven om te beperken welke aanvullende informatie kan worden toegevoegd.

Items toevoegen/verwijderen in een vervolgkeuzelijst

Als u opties wilt toevoegen aan of verwijderen uit uw vervolgkeuzelijst, volgt u deze stappen:

1. Open het werkblad met uw vervolgkeuzelijst.
2. Klik op de cel met de vervolgkeuzelijst.
   
3. Ga naar het tabblad “Gegevens”.
   
4. Klik op ‘Gegevensvalidatie’.
   
5. Voeg in de lijst 'Bron' van het vak Gegevensvalidatie de nieuwe items toe, gescheiden door komma's, of verwijder de items die u wilt verwijderen.
   
6. Klik op “OK” om de wijzigingen op te slaan.
   

De vervolgkeuzelijst bevat nu de nieuwe items, of als u items hebt verwijderd, verschijnen ze niet langer in de vervolgkeuzelijst van uw werkblad.

Items in een vervolgkeuzelijst bewerken

Volg deze stappen om items in een vervolgkeuzelijst te bewerken:

1. Open het werkblad met de vervolgkeuzelijst.
2. Selecteer de cel met de vervolgkeuzelijst.
   
3. Ga naar het tabblad “Gegevens”.
   
4. Navigeer naar 'Gegevensvalidatie'.
   
5. Bewerk de items indien nodig in de lijst "Bron" van het vak Gegevensvalidatie.
   
6. Klik op “OK” om de wijzigingen op te slaan. De bewerkte items verschijnen nu in de vervolgkeuzelijst.
   

Beperkingen voor gegevensinvoer opgeven

Om ervoor te zorgen dat gegevens correct worden ingevoerd in het formaat dat u wilt gebruiken, kunt u specifieke beperkingen instellen op het soort informatie dat gebruikers kunnen invoeren.

Dit kan het formaat of de lengte van een cel omvatten. Als uw lijst bijvoorbeeld een reeks beschikbare producten bevat, moeten ze een geldig product invoeren. Als ze geen geldig product invoeren, krijgen ze een foutmelding.

Door uw beperkingen voor gegevensinvoer op te geven, kunt u de tekst van uw foutmelding wijzigen om uw gebruikers te vertellen de juiste informatie in het juiste formaat in te voeren. Dit zal zowel de gebruikerservaring ten goede komen als nauwkeurigere resultaten opleveren.

Hieronder vindt u een lijst met manieren waarop u beperkingen voor gegevensinvoer kunt opgeven:

1. Selecteer de cel waarop u gegevensvalidatie wilt toepassen.
   
2. Navigeer naar het tabblad "Gegevens".
   
3. Klik op ‘Gegevensvalidatie’.
   
4. Voer op het tabblad 'Instellingen' van het vak Gegevensvalidatie de gewenste validatiecriteria in.
   
5. Configureer uw criteria volgens uw behoeften. Als u de invoer bijvoorbeeld wilt beperken tot datums binnen een specifiek bereik, selecteert u 'Datum' als validatiecriterium en kiest u de gewenste begin- en einddatum.
   
6. Voeg indien nodig een invoerbericht en een foutmelding toe.
   
7. Klik op “OK” om uw nieuwe instellingen op te slaan en toe te passen.
   

Met deze opties kunt u uw vervolgkeuzelijst aanpassen aan de specifieke behoeften van uw project.

Handige tips bij het gebruik van uw vervolgkeuzelijsten

Nu u weet hoe u uw vervolgkeuzelijst in Excel kunt maken, moet u leren hoe u deze effectief kunt gebruiken om de meeste efficiëntie uit uw gegevens te halen. Hier volgen enkele tips voor het gebruik van uw vervolgkeuzelijsten:

Houd lijsten bijgewerkt

Werk uw werkblad regelmatig bij met de nieuwste beschikbare informatie om nauwkeurige resultaten en gegevensintegriteit te behouden.

Bescherm uw werkblad

Voeg een wachtwoord toe aan het algemene werkblad om ongeautoriseerde wijzigingen in uw vervolgkeuzelijstgegevens te voorkomen. U kunt ook individuele cellen vergrendelen, zodat niemand kan knoeien met de informatie in uw lijst.

Als u bovendien met de rechtermuisknop klikt op het tabblad waarin uw gegevensvalidatielijst zich bevindt en vervolgens op 'verbergen' drukt, wordt het tabblad verborgen, zodat het moeilijker is voor andere gebruikers om het te vinden en ermee te knoeien.

Train uw werkbladgebruikers

Geef uw gebruikers een overzicht van hoe uw werkblad correct wordt gebruikt, zodat ze kunnen profiteren van alle beschikbare informatie.

Beheers uw vervolgkeuzelijsten

Het opnemen van een vervolgkeuzelijst in uw spreadsheets verbetert niet alleen de ervaring van de gebruiker met gegevensinvoer, maar zorgt er ook voor dat de gegevensinvoer correct is en in een geldig formaat is zodat u deze op de juiste manier kunt analyseren. Omdat het zo gemakkelijk is om vervolgkeuzelijsten te bewerken, kunt u opties indien nodig bijwerken of verwijderen, terwijl u een hoog niveau van controle behoudt via bladbeveiliging en celvergrendeling om ervoor te zorgen dat ongeautoriseerde gebruikers niet met de bronlijst kunnen knoeien.

Door de stappen in dit artikel te gebruiken om uw eigen vervolgkeuzelijsten in Excel te maken, kunt u uw privé- of professionele projecten beter in staat stellen uw gegevensuitdagingen op te lossen.

Heeft u een van de tips in dit artikel gebruikt om uw vervolgkeuzelijsten samen te stellen? Zo ja, hoe hebben ze je geholpen? Laat het ons weten in de opmerkingen hieronder.