Maak invulbare PDF's van formulieren in LibreOffice Writer.

Om een ​​invulbaar PDF-bestand te maken in LibreOffice Writer, voegt u formulierbesturingselementen toe aan uw document en exporteert u het vervolgens als een PDF met de optie 'PDF-formulier maken' ingeschakeld. Sla het bewerkbare Writer-bestand op als uw basisbestand; de PDF is de versie die de ontvangers invullen.

Voordat je velden toevoegt

Gebruik de formulierbesturingselementen van Writer wanneer mensen tekst in tekstvelden moeten typen, selectievakjes moeten aanvinken of een keuze moeten maken uit een lijst in een PDF-bestand. Dit is iets anders dan het tekenen van lege lijnen of vierkante symbolen op een pagina: die lijken alleen op velden en accepteren geen invoer. De helpdocumentatie van LibreOffice over formulierbesturingselementen beschrijft de beschikbare besturingselementen en hoe u deze kunt invoegen en bewerken.

Plan eerst de pagina. Een registratieformulier van één pagina kan bijvoorbeeld vragen om een ​​naam, e-mailadres, categorie en toestemming. Gebruik korte vragen, laat voldoende ruimte voor antwoorden en groepeer gerelateerde opties. Een eenvoudige tabel kan helpen bij het uitlijnen van labels en besturingselementen; verwijder of verzacht tabelranden als deze niet in het afgedrukte formulier moeten verschijnen.

• Sla een werkversie op als een OpenDocument Text-bestand (.odt) voordat u besturingselementen toevoegt.
• Bepaal welke antwoorden een vrije tekstinvoer, een enkele selectie of een ja/nee-keuze vereisen.
• Plaats labels naast de bijbehorende velden, zodat gebruikers elk besturingselement kunnen begrijpen wanneer ze door de PDF navigeren.

Interactieve besturingselementen invoegen in Writer

1. Toon de werkbalk 'Formulierbesturingselementen'. Kies 'Weergave' > 'Werkbalken' > 'Formulierbesturingselementen' . Als uw interface een andere menu-indeling gebruikt, zoekt u naar 'Formulierbesturingselementen' onder het menu 'Invoegen' of het menu 'Formulier'; de beschikbare toegangspunten kunnen per versie en interface-indeling verschillen.
2. Schakel de ontwerpmodus in. Schakel in de werkbalk 'Formulierbesturingselementen' de ontwerpmodus in, zodat u besturingselementen kunt plaatsen en bewerken. LibreOffice beschrijft de ontwerpmodus als de modus voor het bewerken van besturingselementen; als u deze uitschakelt, kunt u ze gebruiken.
3. Voeg een besturingselement toe. Klik op een besturingselement zoals Tekstvak, Selectievakje, Keuzeknop of Keuzelijst in de werkbalk. Klik en sleep het besturingselement vervolgens naar de pagina waar het thuishoort. Herhaal dit voor elk antwoord. Een tekstvak accepteert ingevoerde tekst; een selectievakje registreert een aan/uit-keuze; keuzeknoppen zijn geschikt voor een keuze tussen twee opties; en een keuzelijst toont een vervolgkeuzelijst.
4. Zorg ervoor dat de besturingselementen uitgelijnd zijn. Plaats elk veld consistent naast het bijbehorende label. Maak tekstvakken lang genoeg voor de verwachte antwoorden en controleer of lange prompts niet botsen met besturingselementen. Vermijd het gebruik van meerdere vrijwel identieke lege regels als vervanging voor één bruikbaar tekstveld.

Stel veldeigenschappen en navigatie in.

Klik met de rechtermuisknop op een besturingselement en kies ' Eigenschappen van besturingselement' om de instellingen te bewerken. Geef elk veld een nuttige, unieke naam, zoals 'volledige_naam' of 'e-mailadres' . Namen maken velden gemakkelijker te identificeren als de antwoorden later worden verzameld of verwerkt. Voeg een zichtbaar label of verklarende tekst toe aan de pagina; vertrouw niet op een technische veldnaam om uit te leggen wat een ontvanger moet invullen.

Voor een keuzelijst kunt u duidelijke opties invoeren en bepalen of gebruikers een waarde buiten de lijst mogen typen. De keuzelijst van LibreOffice staat invoer toe, tenzij de eigenschap 'alleen-lezen' is ingesteld. Gebruik een lijstvak wanneer de gebruiker uit een lijst met opties moet kiezen. Voor meerkeuzeopties gebruikt u optieknoppen en geeft u knoppen in dezelfde groep dezelfde naam; afzonderlijke groepen moeten verschillende namen hebben.

Controleer de tabvolgorde en de pagina-indeling. Kies Formulier > Activeringsvolgorde om de volgorde te bekijken of te wijzigen waarin besturingselementen de focus krijgen wanneer de gebruiker op Tab drukt. Een logische volgorde volgt meestal de leesrichting: van boven naar beneden, vervolgens van links naar rechts. Schakel de ontwerpmodus uit en klik door de besturingselementen in Writer om te controleren of ze naar behoren reageren. Schakel de ontwerpmodus weer in als u wijzigingen wilt aanbrengen.

Exporteer een invulbaar PDF-bestand.

1. Sla het bijgewerkte .odt-masterbestand op.
2. Kies Bestand > Exporteren als > Exporteren als PDF . Blijf in de PDF-opties op het tabblad Algemeen.
3. Selecteer onder Formulieren de optie PDF-formulier maken . LibreOffice geeft aan dat hiermee een PDF-formulier wordt gemaakt dat gebruikers kunnen invullen en afdrukken. In hetzelfde venster vindt u een instelling voor het verzendformaat: PDF, HTML of XML. Hiermee bepaalt u het formaat dat wordt gebruikt wanneer een formulier vanuit de PDF wordt verzonden.
4. Kies alleen een verzendformaat als uw workflow een geconfigureerde verzendactie gebruikt en u weet hoe de verzonden gegevens worden ontvangen. Het aanvinken van 'PDF-formulier maken' creëert op zichzelf geen e-mailinbox, web-endpoint of responsdatabase.
5. Klik op Exporteren, kies een bestandsnaam en sla het PDF-bestand op. Bewaar het .odt-bestand zodat u de lay-out en bedieningselementen later kunt aanpassen.

Raadpleeg de actuele algemene documentatie van LibreOffice over PDF-export voor meer informatie over de opties voor het maken van een PDF-formulier en het verzenden ervan. In het menu 'Writer Form' vindt u ook informatie over de ontwerpmodus en de activeringsvolgorde.

Controleer het geëxporteerde bestand.

• Open het geëxporteerde PDF-bestand in een PDF-viewer die interactieve formulieren ondersteunt. Controleer of velden geselecteerd kunnen worden en of tekst, selectievakjes en keuzelijsten zich gedragen zoals bedoeld.
• Gebruik de Tab-toets om door de velden te navigeren en controleer of de volgorde logisch is. Probeer een langer antwoord om te zien of het in het veld past.
• Voer voorbeeldgegevens in, sla een aparte testkopie op, sluit deze en open hem opnieuw om te controleren of de invoer in die viewer behouden blijft.
• Print een ingevuld exemplaar of bekijk een voorbeeld ervan als de ontvangers het mogen afdrukken. Controleer of de besturingselementen en labels goed uitgelijnd en leesbaar zijn.

Niet alle PDF-viewers verwerken alle formulierfuncties op dezelfde manier, dus test de PDF in de software die uw ontvangers waarschijnlijk zullen gebruiken. Als een veld ontbreekt of niet interactief is, ga dan terug naar het .odt-bestand, controleer of het besturingselement aanwezig is en of de ontwerpmodus is uitgeschakeld voordat u exporteert, en exporteer vervolgens opnieuw met 'PDF-formulier maken' geselecteerd.